檔案管理工作與信息化建設

徐淑芹

摘要：本文敘述了在當前迅猛發展的信息社會下，檔案管理工作如何實現信息化建設，才能更好的發揮其巨大的利用價值。

關鍵詞：檔案；信息化；建設

Abstract: In the current situation of the rapid development of information, how to realize the information construction of archives management for the better exertion of the its huge utilization value is discussed in the paper.

Key words: archives; information; construction

中圖分類號：F287.8 文獻標識碼：A 文章編號：2095-2104（2012）

當今社會科技發展日新月異,信息化已成為社會經濟發展的大勢所趨。隨著計算機信息技術作用的日益深廣,各種高效掃描設備及各種數字技術的應用,使辦公自動化水平大大提高,多媒體技術也廣泛應用于檔案管理之中,從而使得傳統的檔案管理模式受到極大的挑戰，傳統的檔案工作觀念和方法已經不能完全適應新時代檔案工作的需要。以網絡技術為核心的現代信息技術的應用已成為檔案事業應對迅猛發展的現代社會的必然選擇。

一、檔案信息與信息化建設的關系

檔案信息是一種重要的信息資源。檔案信息是人類知識的結晶，是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規律的重要依據，是一種特殊的信息產品。隨著信息時代的到來，檔案作為原生信息源，越來越被社會重視和利用，主要包含三個層次：一是檔案的內在信息，也就是檔案的內容，這是檔案信息的基本部分；二是檔案的形式信息，也就是檔案的外在形式和特征，它與檔案的內容有密切聯系；三是綜述、匯編等等二次加工信息。事實上，檔案的收集、整理、存儲就是為檔案開發利用做準備，檔案信息的生產、加工、傳播和利用的過程，已構成一個完整的信息產業體系。信息化建設是知識經濟時代主線。信息是知識經濟的主導和支柱。信息技術的發展最終將人類聯貫在一起，構成一個全球化的人和機器的共同體，形成所謂的“網絡空間”或稱作“邪氣社會”的信息化環境。在這種社會形態下的檔案工作，檔案的信息化建設當然是貫穿全局的發展主線。檔案管理工作改革是信息化建設的必然要求。在信息社會中，信息消費將成為加快社會信息化進程的源動力。在信息化建設發展的過程中，社會各信息部門擔負著掌握、存儲、加工和傳播信息的職責，有權利和義務對社會信息消費的需求作出反應，提供社會發展和人們生活所需要的各種信息。這是時代賦予包括檔案部門在內的社會信息部門的使命，是經濟發展途徑變革的要求，是生產力進步方式轉變的要求。生產要素發生了變化，信息將成為失去生產力發展的關鍵因素。同時，由于檔案部門作為重要的文獻信息源的社會地位得以確立和鞏固，使得經濟發展途徑的變革和發展模式的轉變，從根本上改變了社會各部門工作的發展方式和運作模式。 信息化建設是檔案管理工作改革的動力。信息社會的特點是信息生產量大，信息內容豐富，信息需求量激增，信息效益不均。社會信息消費需求主要來源于兩方面：一方面是生產需求，另一方面是生活需求。隨著信息化建設，現階段社會龐大的信息消費需求以及將來信息化程度加大時的潛在信息消費需求，是檔案工作改革的直接動力。隨著人們生活水平和文化水平的提高，人們的文化需求也越來越高，檔案本身的作用隨著社會的進步和人們思想觀念的解放而不斷擴大，不僅停留在查找和借閱上，而且可以和文化教育、社會休閑等方面結合，不斷滿足人們的文化需求。此外，檔案業務售貨員、檔案學科研究人員以及其他與檔案工作有密切關系的人們。當他們在工作中感覺到社會對檔案信息需求急劇增加時，工作熱情就會不斷增加，責任感日益增強。而當他們作為信息的消費者，感覺到信息消費的不可替代性時，他們會更加意識到自己肩負的工作的重要性和使命感，從而促使檔案工作改革加速前進。二、加快檔案信息化工作的途徑首先要加大投入，實現檔案現代化。要保證檔案工作信息化的實現，政府要舍得投入財力，配置與檔案信息化相適應的計算機及其用友軟件和網絡等現代化辦公設備，改善檔案工作軟硬件環境，實現檔案管理的自動化、現代化，增加庫房面積，購置必備的檔案裝具，擴大室藏種類。其次改革檔案信息服務方式。信息時代，傳統的服務方式已經不能適應檔案事業發展需要。檔案部門迫切需要運用當今高新技術和知識開發檔案信息資源，創新檔案信息服務方式，為經濟和社會發展服務。一是計算機管理服務。這種服務在一些檔案部門已基本實現了，如檔案館管理系統、小型檔案館室管理系統等都已應用和推廣。目前市場上各種檔案計算機管理系統很多，國家檔案部門應制定統一的標準和規范，避免重復開發，并規范市場管理；二是縮微技術服務。目前不少地方檔案館通過縮微設備，對一些珍貴的檔案保護，取得了一定的成效；一些大型國有企業在科技檔案圖紙的管理過程中縮微技術運用頗多，節約人力和館庫空間；三是光盤存貯服務。由于光盤具有存貯容量大、處理速度快的特點，可廣泛用于國防檔案信息全文檢索、編目和參考查詢服務；四是現代通訊網絡服務。充分利用現代通訊技術，如通訊衛星、郵電信息網絡等，將檔案信息發布出去，使利用者在不同地域、不同時空利用檔案；五是公共信息網絡服務。檔案信息部門充分利用地區公用信息網、國家公用信息網和國際公用信息網進行服務；六是視聽傳播服務。運用電視網、電影、廣播、錄音、錄像等制作檔案信息，并向公眾發布。第三培養人才，提高檔案隊伍素質。信息化時代，一切競爭，最終都反映在人才的競爭上。知識經濟時代的檔案工作需要大量“?！迸c“博”相結合的“通才”。這種專是跨學科的“多?！?，而不是過去的“專一”；這種博是隨現代化科技發展的“動態廣博”，而不是過去傳統不變的“知識廣博”。這樣的人才有著更強的適應性和更好的穩定性，才能適應解決復雜性、綜合性和跨學科的檔案工作問題的需要。因此，檔案部門必須加大人才培養力度，為提高檔案人員工作素質創造良好環境。一是檔案部門在進行培訓前，應做好需求調研，按需設計內容，將培訓課程內容與工作相結合，也就是說，培訓應該是因需產生的。二是制定科學系統的培訓計劃，注重提高教學者層次，注重教學、自學、研討和實踐的有機結合。三是增加檔案工作者之間、相關專業工作者之間的交流，為他們提供學習進修的機會，使其拓寬知識面，借鑒優秀經驗，掌握和運用現代技術的方法，更新知識儲備。四是應加大培訓內容中計算機知識的比例，強化與圖書館學、情報學的聯系，重視網絡知識的運用，注重信息能力、技術應用的培養，適當增加檔案現代化管理課程的課時。三、建立健全檔案法制體系

由于檔案的憑證作用可以有效地證明信息產權的所有者，所以信息時代檔案工作越來越多地涉及知識產權的保護問題。進入信息時代，不但在理論上要解決“網絡空間”、“虛擬社會”的法律約束問題，而且在技術上也必須盡快突破電子檔案的法律效力問題。只有這樣，信息時代信息產權的保護才能落到實處。檔案法制建設,實際上就是檔案立法,檔案行政執法,檔案法制監督等工作的有機給合,就是保證檔案法規在檔案活動中得到貫徹落實的過程。加強檔案法制建設不僅是檔案工作自身發展的需要,而且是影響市場經濟和知識經濟健康成長的一個不可忽視的因素。1978年9月《中華人民共和國檔案法》的頒布,標志著檔案工作開始走上依法治檔的道路。這是我國加強法制建設、全面實施依法治國的一項重大舉措,也是規范檔案管理部門依法行政,依法監督的責任和義務,對加強檔案法制建設,推進檔案工作全面健康發展必將起到積極的推動作用,從而使檔案工作在經濟建設和社會發展中發揮重要作用。隨后出臺的檔案管理法規,使依法治檔進入了新的階段,為檔案工作在法制環境下健康發展創造了條件。檔案工作在市場經濟條件下僅靠自身自發的作用是無法解決的。要想在短時期內成功地推進檔案事業的現代化,只有走法制化的道路。檔案法制建設不僅要立足于自身的權利和義務,還要考慮新技術環境下的檔案現象及相關立法問題。有了適應于時代的檔案法規系統,改善了檔案執法的內部環境和外部環境,檔案工作才能實現其應有的社會功能,在社會政治、經濟、文化建設中發揮更大的作用。

為了讓我們的檔案工作更好的順應時代發展的需要，我們必須加快檔案工作的發展步伐,提高現代化服務水平,全面推進檔案信息建設工程。