淺述網絡環境下檔案信息資源開發利用策略

趙麗琴

【摘 要】目前，網絡環境下檔案信息資源開發利用工作雖然存在著一些問題，但是隨著各種技術的不斷發展以及相關法律法規的不斷完善，在未來的時間里，網絡環境下檔案信息資源開發利用工作將會得到不斷的加強和改善，更方便、更快捷地滿足社會各界的檔案利用需求，推進檔案工作實現最大化的社會效益和經濟效益。

【關鍵詞】網絡環境；檔案信息資源；開發利用；策略

目前，網絡環境下檔案信息資源開發利用工作雖然存在著一些問題，但是隨著各種技術的不斷發展以及相關法律法規的不斷完善，在未來的時間里，網絡環境下檔案信息資源開發利用工作將會得到不斷的加強和改善，更方便、更快捷地滿足社會各界的檔案利用需求，推進檔案工作實現最大化的社會效益和經濟效益。筆者認為，開展網絡環境下檔案信息資源開發利用工作應重點抓好以下3方面的工作：

1.切實做好網絡環境下檔案信息資源的鑒定工作

1.1要鑒定檔案信息資源的真實性

目前，我國正處在傳統的紙質文件向電子文件與紙質文件并存的檔案保管方式的轉變中，在將紙質文件轉為數字化的檔案信息資源時，即使原件是真實的、準確的，因掃描技術或其他轉化技術原因轉化而成的數字化檔案信息資源與原件也可能會有一定的偏差，并且因為數字化后的檔案信息資源比較容易進行修改，所以，檔案信息資源形成機構要設置安全要求的操作日志，要對操作人員及操作對象等相關信息隨時自動記錄，以確保檔案信息資源的安全性和真實性。在開發檔案信息資源的工作中必須嚴格謹慎地進行校對，避免將有錯誤的或者被惡意篡改的檔案信息資源提供給廣大利用者，造成歧義或者誤解。

1.2要鑒定檔案信息資源的完整性

只有完整齊全的檔案信息資源，才能真實地反映檔案信息的全貌，才能為檔案信息資源提供利用打下良好的基礎。在開發利用檔案信息資源時，要注意檔案信息資源的完整性，既不能將連續的檔案信息硬性分開，使利用者在使用檔案信息時無法獲取完整信息，從而造成斷章取義或殘缺不全的歧義。應將殘缺不全、字跡模糊的檔案進行修復，不能修復的要向公眾作出說明。此外，網絡環境下檔案信息資源的完整性還包括檔案自身的各種信息，如電子文件的背景信息、內容、結構等相關信息是否缺損，數據化后的檔案信息資源是否相關聯，文件數量是否齊全，與主文件相關的各種輔助性和附件性的文件是否附帶。

1.3要鑒定檔案信息資源是否具有可開放性

對于自形成日期已滿30年的檔案進行隨時開放。對設有密級的檔案信息，根據檔案內容對可降密的進行密級調整，對密級失效的檔案信息進行解密，對公眾予以開放；對仍需保密的檔案，需要加強保密工作，暫不公之于眾；對于半公開的檔案信息可通過設置權限來控制訪問；對于重要的檔案信息資源最好不要收入數據庫，確有必要可以到檔案機構進行實體查詢。

1.4要鑒定檔案信息資源在數據庫中的唯一性和可識別性

在網絡環境下開發檔案信息資源時，要注意檔案信息資源在數據庫中的唯一性。因為數字化后的檔案信息資源比較容易復制，所以要將檔案信息資源數據庫中重復的檔案信息資源剔除，避免占用數據庫的空間造成冗余信息，影響檢索的速度和利用效果。此外，要鑒定檔案信息的可識別性。不論是實現共享的檔案信息，還是本機關自己開發的檔案信息，都可能因為網絡或者數據庫支持格式不同而無法識讀。因此，在網絡環境下檔案信息資源開發利用過程中要對檔案信息資源不斷進行檢測，防止因病毒侵入或格式不支持導致檔案信息不可識別。

2.不斷更新檔案信息數據庫內容

在網絡環境下，只有不斷更新網站信息才能吸引公眾訪問和利用，被各大搜索引擎收入和檢索。因此，為確保網絡環境下檔案信息資源有較高的訪問率和利用率，就必須對檔案網站及檔案信息數據庫進行不斷更新和充實。檔案信息數據庫不僅要涵蓋政治、經濟、文化、社會、歷史、科技等豐富的館藏信息資源，還需要對檔案信息資源進行開發，通過各種形式在檔案網站上展示，以供公眾提供利用。例如，在中國檔案局網站首頁設有一個名為《共和國腳步——1949年檔案》系列視頻的專版，其以文字表述、圖片展示、視頻回放等多種形式生動形象地還原了真實的歷史面貌，極具吸引力，其推出后全年點擊量高達2億6千多萬次，這充分說明了以網絡形式公布檔案史料是廣大人民群眾非常歡迎的形式。因此，只有對檔案信息不斷更新和充實，吸引更多的用戶前來利用，才能確保網絡環境下檔案信息資源開發利用的持續發展。

3.加強網絡環境下館際之間檔案信息資源開發利用的集約化管理

在網絡環境下，館際之間檔案信息資源的集約化管理是達成檔案信息資源共享的最高境界。筆者在調查中發現，大部分省級檔案網站在鏈接過程中僅是頁面的鏈接，并沒有實現數據庫的共享。而在許多省級網站中卻可以訪問到該省地級市的檔案網站并查詢到檔案信息。從這一點來說，在檔案信息資源集約化管理中，省級檔案網站縱向實現集約化的程度要比橫向好很多。因此，網絡環境下要實現館際間檔案信息資源集約化，必須做到以下幾個方面：第一，加強檔案機構橫向和縱向的相互聯系、相互合作。在設計檢索系統或者檔案信息資源數據庫時，應留有與其他檔案機構對接的端口，并具有較強的可擴展性和兼容性，方便將來各檔案機構之間的檢索系統或數據庫對接工作，實現檔案信息資源共享與檔案信息資源互補。第二，對已公開的檔案信息資源進行共享，避免各級檔案機構重復開發造成資源浪費。在網絡環境下實現館際之間的檔案信息資源集約化管理，可以實現檔案信息資源共享，大大節省各檔案機構的開發利用成本，以低投入、高回報的開發模式，為在網絡環境下的檔案信息資源開發利用提供強大的資源保障體系，這是未來檔案信息資源網絡化建設的一種必然趨勢。