淺析檔案信息化標準規范建設

楊璐源

摘 要：標準規范是進行檔案信息化建設的重要基礎之一，是不可或缺的必要條件。因此，在檔案信息化建設過程中，制定與推行相關的標準規范尤為重要。

關鍵詞：檔案信息化；標準規范；建設

推薦使用統一標準規范是適應檔案信息采集、利用網絡化的需要。數字化檔案信息的主要特點是通過寬帶網絡技術，向廣大網絡用戶提供豐富多彩的檔案信息內容，實現檔案信息的高有效性和高可用性。因此，要實現多個分布式異構信息系統中實施資源信息的有效發現、定位、檢索和導航，就必須采用統一的數據格式和元數據標準，保證廣大用戶對存取海量信息的有效性，最大限度地滿足用戶的多方面需求。推薦使用統一標準規范是適應檔案信息資源多樣性的需求。數字化的檔案信息是網絡信息資源，形式多種多樣，文本、圖象、音頻、視頻等，因此，檔案信息資源加工中應用的標準規范就必須針對這些類型的信息進行管理。

推薦使用統一標準規范是滿足數字資源長期保存的需要。隨著硬件設備及軟件系統的快速更新換代，存儲媒體也將面臨在新設備和新系統中的兼容性問題。使得數字資源的永久性存儲問題成為檔案信息化建設面臨的一個嚴峻挑戰。因此，必須采用一系列新技術，使得在信息技術持續快速更新和數字對象及其元數據的存儲量不斷擴大的條件下，能夠保證數據資源的長久保存。此外，還必須預測和考慮未來技術的發展趨勢，使當前的標準和規范能適應以后的變化。

制定我國檔案信息化標準規范體系，要符合中國國情，符合國家信息化工作的基本方針，同時也要兼顧能與國際上發達國家檔案信息化方面標準規范體系相銜接。

1 符合國家信息化建設和檔案管理的各項方針政策

建立全國檔案信息化標準體系，要按照國家已經確定的國家信息化體系及其要素來制定。同時兼容行業和地方的情況，以求上下兼顧，相互配套，形成較嚴密的體系。

2 符合國情并適合國際間的銜接

世界各國檔案信息化建設飛速發展，檔案信息化程度成為衡量一個檔案館現代化水平的重要標志。一些開展檔案信息化建設較早的國家如美國、澳大利亞等，這些國家采用先進技術較早，他們現在遇到的問題，我們將來也可能遇到。因此。中國檔案信息化標準化體系的確定，既要符合中國國情，能反映中國檔案信息化發展的實際，也要積極吸收國外的先進經驗，考慮國家間信息化水平互相接軌的因素。

3 具有綜合性和可操作性

在規范中國檔案信息化建設的過程中，建立檔案信息化標準體系時，在考慮具有科學性的基礎上，還要遵循兩個主要原則：一方面標準規范體系要具有綜合性，以盡量少的標準完成綜合信息管理的任務；另一方面要具有可操作性，使設計的指標能客觀地反映問題，以真正做到為政府宏觀決策提供量化的依據。

4 具有導向性

任何一種標準規范體系的設置，在實施中都將起到引導和導向作用。為了推動檔案信息化的發展，檔案信息化標準規范體系將從促進信息技術應用、信息人才培養、信息資源開發利用、提高信息化在檔案事業發展中主導作用的效果等方面加以引導，使中國檔案信息化標準規范體系建立在科學、可靠和可行的基礎之上，建立在促進中國檔案信息化水平的快速提高、盡快縮小與國際間檔案信息化發展差距的基礎之上。

檔案信息化標準規范體系的建設，可以從管理、業務和技術等三個層面來制定和推行。

5 管理性標準規范

管理性規范，即對數字檔案的管理提供的一套規則。包括數字檔案相關概念定義、移交、整理、價值鑒定、存儲、著錄、安全性保證、真實性保證、檢索路徑、利用方式等。

管理規范需要國家檔案行政管理部門制定并統一推廣實施，以保證數字檔案信息的統一規范和資源共享。通過借鑒現有的標準規范，并制定一系列數字檔案館管理規則，明確檔案館工作人員的職責和任務，以及用戶的權利和義務，以保證檔案信息化建設各項工作的正常開展。

6 業務性標準規范

業務規范與標準，是針對數字檔案業務處理進行規范化管理，其范圍包括與檔案信息化建設相關的，涉及數字檔案的術語標準、資源標識、描述、數字檔案文件格式、元數據、對象數據格式標準等。在檔案信息化建設過程中，有必要根據數字檔案管理的特點以及網絡應用的特點，進一步制定相關的業務規范與標準。目前，國家檔案行政管理部門制定的一些標準和規范正在得到廣泛的推行。比如：在機關文件歸檔范圍和保管期限方面，國家檔案局印發的《關于機關文件材料歸檔范圍和檔案保管期限的規定（征求意見稿）》。

在電子文件歸檔管理規范方面，國家檔案局正在制定國家標準《電子文件歸檔與管理規范 征求意見稿）。它規定了在公務活動中形成的，具有保存價值的電子公文的收集、積累、歸檔及數字檔案管理的一般方法。

由于我國目前對電子文件和數字檔案真實性和完整性的衡量標準在學術界還有爭議，數字檔案的法律效力也還沒有得到正式認可，這給數字檔案館的權威性和利用價值帶來了一些疑義。

7 技術性標準規范

技術性標準規范，包括數字檔案的術語標準、資源標識、描述、存儲、交換、管理和使用標準、數據格式標準、軟硬件設施建設技術標準等。技術規范包括軟硬件基礎設施建設技術標準、軟件系統工作平臺技術標準、存儲壓縮格式、數字水印、加密算法等。

電子文件元數據集標準，如元數據集的結構（層次）：電子文件元數據集作為一個附屬的數據集合始終和數字檔案本身保持著密切的邏輯聯系，一份數字檔案對應一個數字檔案元數據集，它記錄了數字檔案所有的特征，是保證檔案的法律效力，對檔案進行維護和檢索利用的重要依據。數字檔案存儲格式與載體標準：對不同媒體的數字檔案的接收、存儲和輸出格式、參數指標和載體形式進行統一規范，目前標準中所涉及的數字檔案媒體有數據（庫）、文本、表格、聲音、圖形、圖象、視頻、動畫、多媒體。

為了適應數字檔案館開放性的要求，遵循優先采用國內外現有技術標準與規范的原則，在廣泛收集現有標準與規范的基礎上，與國內外同行及計算機技術人員進行了深入的研究與協商，對現有標準與規范進行補充和完善，從而形成一套適用于中國國情的檔案信息化建設的業務標準規范。既有利于數字檔案館實現標準化管理和運作，又可以保證與國內外現行規則保持一致，便于順利與外部接軌。推薦使用標準規范應優先采用國際標準，其次采用國際同類項目使用的工業標準和事實標準。目前需要注意研究下列幾類情況：一是可用的已有的標準，二是需要制定的標準，三是需要繼續研究和開發的標準，四是需要更新的標準。

檔案信息化相關標準的制訂，應該有組織有計劃地進行，由檔案界、信息產業界以及與標準相關的國內軟件商共同參與。與此同時，還應該充分參考圖書館、電子商務、辦公自動化等相關的技術標準，以及國內外相關行業在這方面所做的工作。在充分調研的基礎上，根據國際標準和通用規范，緊密結合現行檔案管理的技術標準和業務規范，逐步推出相關的標準規范，最終形成檔案信息化的標準規范體系。

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