城建檔案開發與利用的思考

孫葉榆

摘要：城建檔案是城市建設全過程的宏觀與微觀的真實記錄,是城市建設的信息源,具有舉足輕重的作用。目前,城市建設正處于飛速發展的歷史關頭，開發和利用城建檔案更好地為城市建設提供服務成為城建檔案館的重點工作之一,更是城建檔案工作者非常急迫和重要的使命。

關鍵詞：城建檔案開發利用有效渠道長效機制

中圖分類號：G27文獻標識碼： A

一、檔案開發與利用的前提和基礎條件。

1?、豐富的館藏的數量。?城建檔案不僅包含了城市規劃、建設、管理等城市基本要素,而且還涉及城市文化、歷史、考古等學科內容。因此豐富城建檔案的館藏數量可以使今人和后代透過這些檔案窺見城市變遷、興衰、演化以及人們生活進化的歷史脈絡,為創建文明城市提供底蘊深厚的文化淵源。 豐富的館藏能為城建檔案開發和利用提供有效物質基礎。針對檔案利用呈現多元化的趨勢,要注重工民用建筑、城市管理、園林綠化等方面檔案的收集,不斷擴大館藏范圍。

2、豐富的館藏內容和結構。針對檔案利用內容呈多樣性方向發展的趨勢,注重城市規劃、環境保護、工程管理、物業管理等方面檔案的收集，調整館藏結構。針對檔案利用者的不同特殊需求,檔案館要從擴大社會影響,便于利用工作深入提高的原則出發,不斷加大檔案收集力度,盡可能地增加館藏量,合理調整館藏結構，以滿足社會各界對城建檔案利用的需求。

3、較高的館藏質量。館藏質量的優劣對檔案利用的有效程度和利用率的提高有直接的影響。城建檔案資料必須齊全、規范、準確、真實、系統,檔案工作者必須在檔案收集、整理過程中,嚴格把好質量關。

二、?拓展開發利用城建檔案的有效渠道

1、?加快信息化建設進程,拓展檔案信息開發利用渠道。

以數字化、網絡化、信息化、技術綜合化為特點的現代計算機互聯網出現,使傳播信息、共享城建信息資源成為現實,為拓展開發利用城建檔案開辟新的渠道。使用簡便、適當的檔案業務操作系統軟件,應用于實際檔案管理中,將檔案接收、整理、著錄、查詢、借閱、統計、等檔案管理的全過程納人計算機管理;建立城建檔案信息中心,實現與建設、規劃、管理、土地等部門以及一些較大的勘察、設計、建設、施工企業的計算機聯網,實現信息資源共享、互通有無,提高檔案的利用率。通過互聯網實現現代化管理,跨越了時空的制約,各類城建信息匯集到館內,經過整理、歸檔、編研等運作,準確、便捷地向市民提供各有所需的城建服務,將豐富的館藏檔案轉為現實文化力,推動了城建檔案事業不斷發展。另外,還可根據社會各界對檔案需求的狀況,制定出當前需要重點收集、補充的檔案,以便檔案信息資源的優化和有效利用,加快數字化檔案館的建設。

2、?加大宣傳力度,擴大城建檔案認識群和需求群

充分利用各種形式或渠道，加大城建檔案的工作宣傳力度，包括性質、方法、程序、意義等，傳播城建檔案知識,宣傳檔案利用效果，擴大社會影響。比如開展專題展覽。以針對性和適用性強為原則,將城建檔案與社會文化生活拉近距離為目的，舉辦城市規劃展,展示城市現在與未來總體規劃、產業布局規劃、新區建設規劃、舊城改建規劃、基礎設施建設規劃等,既能挖掘市民了解規劃、參與規劃、執行規劃的心聲，又能集思廣益，通過提高規劃的透明度和前瞻性,提高城市規劃的水平，可謂一舉兩得。也可以通過舉辦學習班、培訓班等形式, 培訓一批產生城建檔案原始材料的建設單位、施工單位、房地產開發公司、安居工程指揮部、舊城改建指揮部等檔案管理人員，傳授城建檔案收集、管理、利用知識,推動城建檔案工作的普及。通過培訓,提高有關人員對城建檔案重要性的認識,加深他們對土建工程材料歸檔原則和要求的理解。這些宣傳培訓活動使社會各界更深入的認識城建檔案的重要性，從而更加關心、支持城建城檔案事業的發展。

三、?建立和完善城建檔案的利用長效機制

必須對檔案的利用、反饋、統計、分析、制定改進措施等一系列工作環節進行細分。有針對性地制定出改進的措施,指導檔案的利用工作,由利用-分析-改進-再利用這一循環往復過程,不斷推動檔案利用工作的良性發展。要加大對檔案需求發展趨勢的分析研究。對歷年來的檔案利用情況進行分析,以檔案利用高潮和低潮的規律,查找出利用猛增或減少的原因指導檔案利用工作。注意和了解國家的有關方針政策及發展動向，結合本地政府的政策和工作重點,研究分析出城建檔案工作的發展趨勢,及時制定出適應未來長期發展的工作計劃。注意搜集經濟發展、城市規劃、環境保護等有關方面的材料、文件,結合對檔案利用情況的分析,制定出檔案近期和中期的工作重點。只有通過建立和健全城建檔案利用的長效機制,才能確保檔案利用工作的持續、健康發展。

四、?加強管理與服務，促進城建檔案開發和利用進一步深化

1?、不斷提高業務素質,適應檔案利用的要求。

檔案人員要適應新形勢的要求,提高自身業務索質,不斷學習有關法律法規和業務理論知識,熟悉有關標準規范制度,熟練掌握檔案業務流程。同時,還要不斷積累和掌握相關學科的專業知識,拓寬知識面,提高業務水平,把檔案專業管理知識與相關學科的專業知識有機地結合起來,對檔案材料進行橫向和縱向加工開發,將沉淀在檔案里有價值的信息,搜集、整理出來,以方便社會對檔案的利用,達到有效利用的目的。

2?、不斷提高管理服務質量,為利用者提供優質服務。

首先，服務觀念上,注重社會效益和經濟效益協調發展,要變過去主要對建設規劃部門服務為對全社會服務,增強城建檔案為社會服務的效益。同時通過檔案的開發利用為社會創造經濟效益。服務態度上,變消極服務為積極服務,檔案部門要改變消極的行業風氣和工作作風,努力為檔案利用者提供熱情、周到、細致的優質服務,讓社會滿意。

其次，?服務程序上,變繁瑣為簡便,檔案工作者在現有條件下,要多為利用者著想,致力于簡化各種繁瑣手續,努力尋求科學有效的工作方法,編制各種簡便、有效的檢索工具,方便利用者。

最后，?服務措施上變被動為主動。要改變以往“守株待兔”式的被動服務措施,變“等門服務”為“登門服務”，主動服務、超前服務，使過去基本處于封閉狀態的城建檔案,向全社會開放采取上門服務、電話服務、電腦服務、現場服務等靈活多樣的措施，拓寬檔案利用渠道，為利用者提供多方位的優質服務。

3、嚴格監督管理。城建檔案資料形成周期長、涉及面廣，要突出重點、嚴格標準，鎖定開工、施工、竣工三大環節，開工時，作好合同簽定工作，把檔案資料的積累、整理、歸檔作為合同內容明確約定，施工過程中監督指導，發現問題隨時解決，，竣工驗收階段要嚴格審核工程資料，保證圖物相符，標識統一，內容齊全，確保檔案的完整性和準確性，避免流失現象、遺漏現象發生，切實為城市規劃、建設、經營和管理留下準確可靠的歷史記錄。

五、創建有利于城建檔案工作的良好環境。良好的城建環境是城建檔案工作健康發展的重要保證。一是內部環境的建設。內部工作人員要在檔案管理意識、觀念、方式方法上更新觀念、創新管理，增強檔案管理人員的現代化意識，強化現代化知識與技術，提高整體素質和管理水平。二是在外部環境建設上，要營造講信譽、守信用的氛圍與環境，只有這樣才能嚴格執行城建檔案的有關規定，重視城建檔案的形成、收集、編制、開發利用的每一個環節，城建檔案的依據性、憑證性和參考性作用才能有效發揮，滿足現實使用需要。

總之，隨著社會對城建檔案信息資源需求的變化，城建檔案信息資源的開發與利用需求日益顯要，城建檔案工作任重道遠,在前進的道路上還有許許多多的問題需要解決,只要用科學發展觀來開發和利用城建檔案,城建檔案事業必將日新月異,更加輝煌。