采購系統數據分析

孫志斌

摘 要：在采購業務中，采購數據分析是一項重要而復雜的工作，它的主要工具是數據流程圖。數據流程圖描述了系統的分解及整個系統中信息的流動、存儲、變化的全過程。做好系統數據分析對于一個軟件來說十分重要。希望此研究對計算機采購軟件的發展起指導作用。

關鍵字：計算機；軟件系統；數據分析；數據庫；

中圖分類號：G623文獻標識碼： A

1、引言

采購系統管理包括采購訂單維護、采購合同維護和采購訂單結案三個部分。采購訂單維護可以通過編號查詢采購訂單的制單日期、經手人以及訂單的具體 執行情況，也可以通過添加生成新的訂單。 采購合同維護是采購訂單管理中的重要部分，采購人員通過添加合同編號、對應的訂單編號、供應商名稱、付款方式、收貨時間、總價、合同簽訂時間以及相互之間約定的罰金比率和預付金額來生成新的采購合同，系統將自動添加到采購合同明細表中。同時．也可以通過輸入合同編號來查詢已生成合同的具體項目。采購訂單結案中，采購人員可以添加訂單編號、物料編號、物料名稱、需求數量、物料規格、單價、需求時間以及供應商名稱來生成采購訂單的明細，

2.數據流程分析

數據流程分析把數據在組織中的流動過程抽象出來，專門考慮業務處理中的數據處理模式，目的在于發現和解決數據處理中的問題。它的主要工具是數據流程圖（DFD）。數據流程圖是現有數據流程的抽象，它舍棄了具體的組織結構、物流、場所等信息，僅從信息流動的角度考慮業務執行的過程。數據流程圖的繪制應按業務流程圖理出的業務流程順序，將數據處理過程繪制成數據流程圖。對于每個具體業務，再進一步細化，通過更詳細的數據流程圖描繪更具體的數據處理過程。

圖形符號 名稱 符號說明

實體 記述系統以外的數據提供數據獲得的組織機構個人，框內為實體名稱

處理 記述某種業務的手工或計算機處理，其中PM記述處理標號，C記述處理名稱

數據存儲 記述與處理有關的數據存儲，DN記述存儲的標號，S記述存儲數據的名稱

數據流 記述數據流的流動方向，FM技術數據流名稱

表2.1數據流圖符號說明

采購管理系統對物料采購提供從物料請購單、采購計劃、采購訂單、合同管理、供應商管理、到貨接收、直至驗收入庫全過程的跟蹤管理，監督和控制采購合同及訂單的執行，控制物料儲備趨于合理。對供應商實行供應商檔案、供貨歷史等信息管理。其數據流程圖如圖所示圖2.2采購管理數據流程圖

圖2.3采購計劃管理數據流程圖

圖2.4采購訂單處理數據流程圖

圖2.5采購收貨處理數據流程圖

3.數據庫設計

概念結構設計

概念結構設計的特點 能真實、充分地反映現實世界，包括事物和事物之間的聯系，能滿足用戶對數據的處理要求。是對現實世界的一個真實模型。易于理解，從而可以用它和不熟悉計算機的用戶交換意見，用戶的積極參與是數據庫的設計成功的關鍵.易于更改，當應用環境和應用要求改變時，容易對概念模型修改和擴充。易于向關系、網狀、層次等各種數據模型轉換。概念結構是對現實世界的一種抽象,從實際的人、物、事和概念中抽取所關心的共同特性，忽略非本質的細節 把這些特性用各種概念精確地加以描述 些概念組成了某種模型。描述概念模型的工具E-R模型。

如下圖做出E-R圖

圖3.1采購管理ER圖

4．功能實現

系統的功能劃分為基本信息維護、信息查詢、設備信息管理等三項功能。相對應有如下3個模塊。

1.基本信息維護模塊。該模塊是用來對基本信息進行維護，對供應商信息和采購員信息進行更新，便于查詢最新的信息，有助于采購設備。例如，某一個供應商不再為學校供應設備了，應及時將該供應商信息刪除，購買設備時不再考慮該供應商。

2.信息查詢模塊。對庫存信息進行查詢，為制定采購計劃提供參考以及為審核采購計劃提供依據。對供應信息進行查詢，可以為選擇供應商提供參考，以最低價來購買設備，降低購買設備的成本。

3.設備信息管理模塊。首先要制定設備采購計劃，通過審核后，開始向供應商傳遞設備采購訂單，所以設備采購計劃和采購訂單都需要留檔。設備購買回來后，驗收合格后需填寫入庫單，方可入庫。入庫單作為設備入庫的原始單據，需妥善保管，以便后期的設備管理。

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