事業單位財務檔案管理探討

楊欣欣

摘要：各級部門及單位應高度重視財務檔案的管理工作，為更好地做好財務檔案管理工作，應加大投資力度，明確專人管理，建立健全各項規章制度，同時加強檔案信息化建設，逐漸實現財務檔案的規范化管理。

關鍵詞：財務檔案管理；問題；建議

中圖分類號：G271文獻標識碼： A

一、財務檔案的內涵

想要做好財務檔案管理工作，并促進單位的進一步發展，首先就要明確其主要含義。顧名思義，財務檔案就是指單位內部有關財務情況的資料檔案，是機關、企業單位、事業單位等在經營過程中，對自身的財務活動和資金利用狀況進行的記載。而財務檔案管理工作則是對這些資料進行科學管理和分析的對策。財務檔案能夠準確反映單位近幾年的資金使用情況和債務盈虧，是反映單位經濟活動的第一手資料，也是企業領導者制定戰略計劃的主要依據。財務檔案的有效管理，能夠確保單位資料的完整健全，實現資金的合理利用，并保證決策的正確性。但是，由于財務檔案管理工作介于財務工作和檔案管理工作之間，所以很多單位都忽略了其重要意義，使其成為了單位工作的難點。

二、財務檔案管理工作存在的主要問題

1、財務檔案管理人員整體素質偏低

一是學歷方面，具有大專以上學歷的為少數。檔案人員學歷低，也在一定程度上制約著隊伍的發展。另外，取得會計專業技術資格的人數少之又少。二就業務方面來說，對于財務檔案管理人員，嚴格的講，不僅要具備財務人員從業資格，還要具備檔案人員從業資格。有些單位沒有配備專職的財務檔案人員，只是由會計人員兼職，他們對于檔案知識缺乏，沒有受過正規培新，墨守陳規，不懂業務，更就談不上科學管理財務檔案了。但是隨著我國經濟飛速發展，檔案數量也逐年增加。所以，配備專人管理財務檔案，并且提高檔案管理隊伍素質尤其顯得至關重要了。

2、重視程度有待提高

檔案工作的目標是為了保存歷史，服務現在，維護單位的正常運轉，但部分檔案管理人員法律意識較為薄弱，對檔案工作的重要性和責任性認識不足，有的甚至抱著無所謂的態度，或多或少的導致財務檔案管理流于形式，檔案資料的收集、整理往往被忽視，造成不少重要的財務檔案信息流失或失真。此外，有些事業單位的有關領導對財務檔案管理工作的重視程度不夠，在人員配備及財力方面沒有給予足夠的支持。在他們看來，單位的財務信息是屬于機密文件，需采取相關保密措施進行管理，認為僅要將票據和賬簿封存，有的甚至把財務的賬單捆成一堆，然后隨意地堆放，既沒有建立相關檔案，也沒有進行管理。

3、財務歸檔工作不規范，相關基礎設施不完善

現如今，很多單位的財務歸檔工作缺乏規范性，歸檔內容只限于憑證的收集和帳表的制作，有關單位合同、登記憑證、票據領用、資產評估、檢驗報告等資料的管理都相對匱乏，難以實現全面歸檔和全面管理。與此同時，單位內部也沒有結合實際情況對其進行嚴加管理，資料錯亂的現象時有發生。

另外，有關財務檔案管理的設施也相對落后，沒有根據相關要求建立專門的儲存室，也沒有專人進行管理。即便有些單位設立了專門的儲存地點，但是卻沒有定期對其進行檢查，內部的空氣環境惡劣，安全保護措施差，導致檔案資料受潮、發霉，甚至出現被他人惡意篡改和丟失的現象，嚴重阻礙了工作的順利進行。

4、檔案信息化程度不高

目前很多單位初期的財務檔案信息化也主要是工作中配備了一定的計算機，將傳統的、手工管理過程中產生的以及機打的檔案目錄信息輸入計算機以便查找檢索，提高了單位的調卷效率。但是對于數字化掃描、提供全面檢索等信息化工作，仍存在著投入人力、財力、物力不足的現象，必須全方位的加大信息化程度。針對以上問題，我們要相應的采取合理的措施，不斷完善現行的財務檔案管理方法。

三、提升財務檔案管理工作水平的建議

1、提高認識，樹立管理意識

要做好事業單位財務檔案管理工作，需要從提高認識入手，逐漸樹立財務檔案管理工作意識。財務檔案管理人員要認識到財務檔案管理工作的重要性和必要性，加強自身管理意識，在做好財務檔案管理工作的同時，還要成為財務檔案的監督者，形成主人翁意識，盡職盡責為單位的財務檔案管理工作服務，嚴格細致的審核、鑒定財務檔案，發揮財務檔案部門的監督和協調能力。同時，要引起領導的重視，讓領導層認清財務檔案管理工作對于整個單位持續健康發展的關鍵作用，深刻體會財務檔案管理工作對提高科學決策的積極影響，充分了解財務檔案對單位經濟活動和生產經營的重要意義，進而提高全體人員的檔案管理意識，為財務檔案管理工作奠定一個良好的環境基礎，確保單位財務檔案管理工作的順利開展。

2、建立和完善財務檔案信息管理系統

隨著計算機及互聯網在檔案管理領域的應用日益廣泛，建立完善的財務檔案信息管理系統也是現代信息管理系統、提高經濟主體檔案管理和檔案服務水平的必然選擇。傳統的檔案大都以紙質為載體，實現檔案管理的信息化，必須向數字化檔案管理轉變。建立完善的財務檔案信息系統，可降低重復性勞動，保證檔案信息的完整性。另外，在財務檔案利用方面，也可以采取多種途徑實行光盤遠程檢索服務、聯機公共目錄查詢，通過電子郵件等方式開展財務檔案信息咨詢，不斷拓寬財務檔案信息可充分利用空間。

3、不斷健全、完善檔案鑒定銷毀制度

財務檔案的鑒定銷毀是財務檔案管理中重要的一環，我們要遵照《財務檔案管理辦法》規定，制定符合自己實際情況的鑒定銷毀制度，由檔案機構會同會計機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容，并在銷毀清冊上簽署責任人名稱等內容，真正做到檔案鑒定銷毀工作有法可依、有法必依，不斷規范銷毀程序。

4、改善硬件，轉變管理方式

為提高財務檔案管理工作者的工作效率，改善財務檔案利用的便利性，事業單位的財務檔案管理方式應由傳統管理轉變為現代化管理，實現財務檔案管理的數字化與網絡化。一方面，要改善財務檔案管理的硬件基礎。配備專門的計算機及軟件，讓財務人員真正從手工記賬中脫離出來。同時加大庫房建設的資金投入，實現辦公、閱檔、庫房分離。另一方面，要加強財務檔案信息化建設。及時采集和整理各種財務數據，將財務會計文檔、表格、報告等數據直接輸入或轉換進入檔案數據庫，確保財務檔案信息的完整性、同步性、實用性。同時，建立固定資產管理、預決算管理、債務管理等子數據庫，并及時更新各類數據庫信息，有效提高財務檔案材料的利用率，促進經濟活動有序開展，實現單位財務檔案管理工作的再提升。

5、做好財務檔案的編研究工作，加大開發力度

財務檔案是檔案重要的組成部分，也是財務檔案工作人員首先要根據市場經濟的需要，大力開發和利用本單位財務檔案信息資源，為單位的經濟增長方式的根本轉變服務。首先要轉變思想。我們要全面樹立起財務檔案工作為單位經濟發展服務的觀念，變被動變主動，實現服務范圍、對象逐步向經濟、技術方面轉變。比如：通過對近年來本所財務檔案資源進行的對比，特別是對收入來源、固定資產增減變動以及成本費用情況進行對比分析，可以一目了然地為領導改革方案的實施提供了詳實有力地依據，同時增加了財務檔案資源的透明度，提高了廣大群眾的工作積極性。

6、注重財務檔案的分類工作以及基礎設施的建設

單位內部涉及到的資料數據眾多，為了確保財務檔案的規范性，就一定要做好檔案的分類工作。建立財務檔案數據庫，使用電子文檔對其進行歸檔，并細化具體的分類內容。例如可以將會計賬簿、會計憑證、合同管理、票據管理、財務報告等進行嚴格分類，細化具體的電子信息歸檔內容，使其走上電子化道路，從而提高工作效率。

另外，單位還要完善財務檔案管理工作的設備設施，逐步改進以往管理中設施的落后性，逐漸增加資金的投入力度，將信息化技術引入其中，并設立專門的檔案管理庫，做好內部通風、用電等工作。與此同時，單位的財務檔案管理人員還要定期對設備設施進行檢測和維修，經常對其進行打掃，保證檔案儲存室的清潔衛生，避免出現資料遺失和篡改的現象，確保檔案不會丟失和損壞。另外 ，單位內部的財務檔案管理人員還要健全滅火器、溫度計、干燥劑等基礎設備，當儲存室出現危險現象的時候，要能夠及時進行處理。

結束語

隨著改革開放的不斷深入，我國事業單位的規模、特點與所處環境都已經發生了不同程度的變化，傳統的財務檔案管理模式已難以適應現階段事業單位管理與發展的需要，新的工作內容對財務檔案管理工作提出新的要求和挑戰。因此，事業單位財務檔案管理工作要在樹立財務檔案管理意識的基礎上，提升財務檔案管理素質，健全財務檔案管理機制，轉變財務檔案管理方式，成為財務工作的關鍵著力點，進而提高財政資金的使用效率，促進事業單位各項工作和活動的順利開展。

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