關于工程驗收檔案資料編撰的實踐研究

王曉云

摘要：工程項目檔案是在工程建設過程中形成的各種形式的真實的信息記錄。早在1998年，國家檔案局、國家計委就規定：沒有完整、準確的基建項目檔案，工程不算完工，不能交付使用。由于建設項目規模大、檔案數量多，因而在建設項目竣工驗收前，應先行驗收建設項目檔案。因此本文就當前工程項目竣工檔案驗收的狀況結合相關的法律、法規，針對工程項目檔案的特點，對工程項目檔案驗收的重要性和和項目檔案驗收的原則和要求，以及項目檔案驗收結果的制發進行分析。通過分析，結合我們單位加強項目檔案竣工驗收的一些做法，就如何更好地開展這項工作，尋找更為行之有效的辦法。

關鍵詞： 項目檔案驗收

中圖分類號：K206文獻標識碼： A

通過加強項目檔案驗收帶來的成效

這幾年來，我市市政工程建設發展很快，從上到下對工程竣工項目檔案驗收工作也是越來越重視，使其成為工程項目驗收中不可缺少的重要環節。為了加強和規范我市市政工程建設竣工項目檔案驗收工作，確保檔案的“完整、準確、系統、安全”。我們單位依據國家和我市檔案行政管理部門的有關規定和規范，制定了《建設工程文件歸檔范圍》，在驗收過程中，我們采取了以下措施，加強對我市市政工程項目檔案的驗收工作。

1、明確目的

建立“完整、準確、系統、安全”的檔案。

2、四個堅持

（1）堅持檔案驗收的基本原則；

（2）堅持以相關的法律、法規為驗收依據；

（3）堅持驗收兩步走，先進行預驗收，再進行竣工驗收，重點放在項目檔案預驗收階段；

（4）堅持對預驗收不合格的項目檔案，不予通過項目檔案竣工驗收。

3、六個必須

（1）強調歸檔文件必須為原件；

（2）歸檔文件必須符合國家有關勘察、設計、施工、監利等方面的技術規定、標準；

（3）歸檔文件必須完整、真實、準確，系統，與工程實際相符合；

（4）歸檔時必須有竣工圖

（5）歸檔文件必須符合《科學技術檔案案卷構成的一般要求》；

（6）歸檔時間必須與工程竣工時間同步。

4、制定方法

除了采取強有力的措施外，我們還制定了項目檔案驗收方法。一是與項目竣工驗收同步進行，在項目竣工驗收時，對項目檔案進行驗收；二是對項目檔案進行提前驗收，一般對小的項目采取這種方法，這有利于設計、施工和建設單位及時改正項目檔案收集、整理中的不足，有利于確?？⒐を炇战还な褂玫娜缙谶M行。另外，對重點工程、以及大型建設項目，則采取分組驗收的形式，分別審查各個階段或各個單項工程產生的技術文件材料和圖紙。工程竣工檔案驗收程序見圖1。

圖1 工程竣工檔案驗收程序圖

（二）通過有效措施加強項目檔案驗收工作，明顯改善了以往工程竣工驗收后檔案征收不齊的窘境，并引起了各建設、施工單位的高度重視，極大地促進了參建各方歸檔意識的提高，特別是給檔案工作的管理帶來了很大的變化，不同程度地提高了檔案管理水平。其變化主要體現在：

1、項目檔案驗收已成為我市市政工程竣工驗收必不可少的一個重要環節，沒有通過檔案驗收，該工程不予通過竣工驗收，不能進行工程結算，并扣留工程合同中所預留的全部工程尾款。

2、各參建單位從工程的開工起，就對相關的工程準備文件、施工文件等進行認真的收集、積累、編制和最后的歸檔。歸檔文件相比以前更加齊全、規范。

3在以往的工程建設中，形成的有價值的工程檔案少之有少，一些有價值的檔案往往不能引起重視，四處流失?；蛘邭w檔文件魚目混珠、雜亂無章，需要我們耗費大量的時間和精力去整理。通過加強驗收后，極大地提高了檔案歸檔數量，歸檔的文件也越來越規范。不單豐富了庫存資源，還保留了一大批有價值的檔案，方便了以后的查詢利用。

4、變化最大的是：從以前的我們在找檔案，到現在的檔案在找我們。明顯增強了工作的主動性，確實解決我們在項目檔案驗收工作方面的軟肋、難點和漏洞。結合我們配套設施和制度的不斷完善，大大提高了我們的檔案管理水平。

通過上述變化，使我們在工程管理和在檔案管理方面取得了不錯的成效。以下事例就很好說明了我們單位在采取了有效措施加強檔案驗收工作是很成功的。

我們單位主要負責城市市政建設和管理，每年的工程量都很大。而在過往的工程建設中，由于各方面的原因，對工程項目檔案并不是很重視，對項目檔案驗收工作更是嗤之以鼻。在工程竣工驗收時，檔案部門也只是走走過場而已。加上當時的各種制度和建立工程施工技術文件的表格都還不是很成熟，建設單位只注重工程的施工，而忽視了項目施工技術文件的歸檔整理。就在工程建設項目不斷發展、不斷擴建時，建設單位、施工單位經常要參考、參照過往工程項目的檔案。但是，他們到檔案館查詢利用相關的檔案時，都是無功而返。例如：建設單位準備在一個開發區建設一條交通要道，想查詢這條路旁邊道路的排水走向和排水標高，旁邊的道路就是前幾年才建好，但在當年工程竣工驗收時，由于項目檔案得不到重視，致使大部分檔案流失，檔案部門并沒有保存到，而且過去這么多年找也找不回來了。最后，建設單位沒能在檔案管找到需要的信息，只能重新勘查測量，既浪費了人力物力又浪費了寶貴的施工時間。

借鑒以往的教訓，我們積極采取措施、辦法來提高項目檔案的歸檔水平，首先就從項目檔案的竣工驗收抓起，通過加強項目檔案驗收工作，建設單位在工程竣工之前都會整理一套規范的項目檔案到檔案管歸檔?，F在，眾多的建設項目和新建的建設項目都經常到檔案館查詢利用檔案，基本上都能查到所需的信息，大大方便了施工，為工程建設提供了保障。比如：

市區某學校，每到雨季學校校園就時常積水，學校大門口的馬路更是積水甚深，造成學生上學困難，嚴重影響學校的教學工作。學校為了解決這個頭痛的問題，重新整治了學校及周邊的排水系統，通過初步的設計，發現了很多問題，原來這學校以前的排水系統是自己隨便建的，排水管出口接到了附近居民區的小排水管道里，而且學校的排水管標高也比居民的排水管高出許多。這造成大雨的時候雨水排不出去。但是，現在學校的排水管道不能再接到居民的排水管了，即使降低標高，也是照樣排不出去，只能接到附近市政道路排水管道里。當時，學校不知道附近的道路哪個位置有排水預留口，哪個預留口的距離比較近。所以學校就到了檔案館，通過查詢，查到了學校大門口附近的馬路的排水平面圖，了解到在門口附近就有一個管道預留口，學校利用該條道路的相關檔案，馬上組織設計、施工，很快整治好了學校及周邊的排水系統。雨季的時候，學校也不會再遭水浸了，恢復了學校正常的教學工作。

以上這些事例，都充分說明了加強工程項目檔案驗收的重要性。加強項目檔案驗收工作，無論是對工程項目的施工還是檔案管理部門對項目檔案的管理都起到了明顯的成效。真正做到了工程項目檔案源于工程建設又服務于工程建設。

結論

如前所述，項目檔案驗收工作是一項關鍵的工作環節。結合當前我國基礎設施工程建設迅猛發掌之勢，項目檔案驗收也是起到越來越重要作用，但是還需大力加強，使得各方都重視起來。針對我國現階段工程建設的基本情況，首要的是政府應加強監督，健全工程項目檔案驗收體制，形成規范化的操作。檔案驗收部門要建立項目檔案驗收相關的各種規章制度，堅持檔案驗收和竣工驗收同步進行，把握驗收的各個環節，對歸檔文件認真審核，提高檔案驗收的質量控制。各參建單位也要提高認識，按照法律、法規，認真負責地對工程項目檔案進行歸檔。

工程項目檔案驗收是整個項目竣工驗收的重要組成部分。加強項目檔案驗收的工作，不但規范檔案的歸檔水平，提高檔案的歸檔意識，也是有利于保存、查詢和利用珍貴檔案，更是對工程的一種負責、對歷史的一種負責。是功在當代，利在千秋的一項工作，具有十分重要的現實和歷史意義。