色標編碼聯合導卡在病案歸檔管理中的應用效果

劉虹群

[摘要] 病案是醫療信息的載體，同時也是涉及醫療糾紛時的法律依據。隨著本院規模地不斷擴大，病案資料也越來越多，病案庫嚴重飽和，同時病案利用率也越來越高。本院嘗試采用色標編碼聯合導卡在醫院病案歸檔管理中，其基本方法是色標編碼采用12種顏色分別代表1年中的12個月份進行病案歸檔管理，同時以科室為區分單位制作導卡，用41個導卡編號代表本院41個不同科室，并按照時間、科室進行病案歸檔管理。在病案歸檔管理中采用色標編碼聯合導卡后，結果發現工作效率顯著提高，并有效降低了病案歸檔錯誤率。本文總結了本院采用色標編碼并聯合導卡進行病案管理的背景、具體實施方法及效果，以期供同行分享、參考。

[關鍵詞] 色標編碼；導卡；病案歸檔管理；病案檢查

[中圖分類號] R197.323 [文獻標識碼] A [文章編號] 1674-4721（2015）06（c）-0135-03

[Abstract] Medical record is the carrier of health information， and also acts as the legal basis when involving in medical disputes.With extension of our hospital， medical record information became more and more.The medical record room was almost fully taken up， and utilization rate of medical record was also increasing.We tried to use color coding combining with guiding cards in the management of medical record in our hospital.The basic approach was 12 different colors indicating 12 months of the year in color coding for medical record management.At the same time， set department as a differentiated unit in making guiding cards.There were 41 guiding card serial number indicating 41 different departments.According to time and different departments，they were classified by medical record management.In the management of medical record，after applying color-coding combining with guiding cards，we found that the work efficiency has been greatly improved，and the error rate of medical record archiving was effectively reduced.The paper summed up the background，specific implementation methods and effect of applying color-coding combining with guiding card for medical record management in our hospital in order to share information in peers and provide a reference.

[Key words] Color-coding；Guiding card；Medical record management；Medical record inspection

病案歸檔是醫院病案管理工作中極為重要的一部分，是將醫院中的病案按照一定的順序排列放置，以便于日后能夠快速、準確的查閱和檢索，為病案信息的再利用提供有利條件[1]。色標編碼是采用不同的顏色標志病案號，并在病案的封面邊緣標出，是目前利用率最高的病案管理辦法，其能減少病案歸檔出現錯誤、降低歸檔差錯率，并能易于及時發現和糾正錯誤、提高病案的定位效率，是提高病案管理工作效率的有效措施[2]。導卡則是病案歸檔系統中用來尋找和排列的卡片。隨著社會的發展和醫療形勢的變革，很多醫院尤其是一些中小醫院，其病案管理中既往采用的以順序號歸檔的方法已不再適應形勢發展的要求，其較高的歸檔差錯率和較低的病案管理工作效率都不利于促進醫院的健康發展。為此，本院采用了色標編碼并聯合導卡進行病案管理，取得較滿意的效果，現將經驗報告如下。

1 資料與方法

1.1 一般資料

隨著改革開放和社會的發展，廣東省作為國家首批經濟特區所在地，其經濟和人口尤其是外來人口的規模都實現了大跨越，這也對本區的醫療水平和醫療規模提出了更高的要求。在此背景下，近年來，本院實現了快速發展和規模的迅速擴大，2011年，本院被評為三級甲等醫院，同時本院也是四川省、河南省信陽市和南陽市、安徽省阜南縣、貴州省習水縣等地的新農合在粵的定點醫療機構，醫療輻射能力涉及到了醫院所在區域及周邊省市、縣、鎮約220萬人口，是本區域的重點醫療中心。2013年，本院全院的門、急診量高達124萬人次，健康檢查13.1萬人次，門、急診手術2.3萬例，全院收治住院病人近3.0萬人次。病案信息量呈幾何級增長，對病案信息的利用率和利用量也呈爆發式遞增，導致本院的病案庫嚴重飽和。同時，隨著人們對健康的重視和法制觀念的增強，醫患糾紛事件經常見諸報端，病案信息成為非常關鍵的信息資料[3]。此外，醫保局、衛生行政部門、物價局以及醫院的質控部門在季度性病案檢查、化驗單檢查、臨床補貼檢查等工作時，均會用到病案資料[4]，這就要求本院的病案歸檔管理工作更加規范化和便利化，因此，本院采用色標編碼聯合導卡的方法進行病案歸檔管理。

1.2 管理方法

1.2.1 色標編碼方法 按照出院的月份進行病案歸檔，1年12個月，故采用12種顏色，每種顏色代表1個月份，色標編碼顏色對應詳細情況如下：1月為深黃色、2月為深藍色、3月為深綠色、4月為橙色、5月為淺藍色、6月為粉色、7月為棕色、8月為淺綠色、9月為紅色、10月為紫色、11月為灰色、12月為淺黃色。

1.2.2 導卡應用方法 采用導卡代表科室，將所有出院病案按照科室進行排放，通過導卡將各個科室的病案區分開來。本院共有41個臨床科室，則每個月共采用41個導卡。另采用42號導卡，單獨對死亡病案進行歸檔。導卡是在每一個卡片的側面做一塊突出的位置，并在突出位置上標注導卡號和出院科室的起止[5]，導卡的標注能夠提高病案歸檔管理工作效率，會很容易和迅速找到所要查閱的病案資料。同時還在病案封面標簽上印上住院號、導卡號、病人姓名、出院日期、出院科室、條形碼等信息，以進一步提高本院病案歸檔的速度。此外，因醫院作為外省新農合在粵的定點醫療機構，為了便于病案信息的分類查找，本院還在導卡上標注了病案患者所屬區域，如導卡上標注四川省、河南省信陽市、安徽省阜南縣等所屬的區域信息，為以區域單位為查找要素的信息查找提供了便捷方式。

1.2.3 病案的入庫 針對每個月放入病案室的病案資料（出院病案），要按照科室的區分方法先將其放在臨時的病案架上，直至月末做出報表后，對本院每個科室的出院病案數進行核對，確認無誤后將其整體轉移至病案庫。同時，在計算機中記錄每份病案資料所在的位置[6]，格式如下：某某病案，所在病案柜號碼，色標編碼，導卡號碼。依此便能隨時迅速地查找到所需要的病案資料。

2 采用色標編碼和導卡的優點及效果

2.1 病案封面一目了然，提高工作效率

采用色標編碼管理后，在病案封面邊緣上色標編碼的顏色標志清晰可辨，一目了然，不但便于病案查找，而且也容易發現錯位病案[7]。一旦病案插錯位置，色標的顏色就會有非常明顯的差異，便可提醒工作人員發現并糾正錯誤，從而有效地避免病案歸檔錯誤的發生，也顯著提高工作效率。

2.2 顏色清晰醒目，導卡以科別分類，方便信息查找

清晰、醒目的色標顏色，能增強工作人員的記憶，促其記憶深刻，同時五顏六色的視覺效果也能使人賞心悅目，減少工作的沉悶感。按照月份排放的色標編碼，每個月之間的不同色標顏色讓人一目了然，避免了月與月之間病案資料放錯現象的發生[8]。同時，每個月的出院病案都按照導卡的順序進行排放，因此，每份出院病案的查找或歸檔都非常便捷。例如要統計婦產科一定時間段內順產和剖宮產的比例及其各自的產后結局，則可以通過導卡，首先定位到婦產科，把本院其余科室都排除掉，然后再根據導卡的時間分類，找出所有想要查找的病案信息并對其統計分析，整個過程非?？旖?。

2.3 方便行政部門的檢查工作

醫保局、物價局、醫院質控部門以及衛生行政部門進行季度性病案檢查時，通常是以時間和科室的分類來查找病案[9]。因此，本院的色標編碼和導卡按照出院時間、科室進行歸檔，恰恰有利于上述部門對病案資料的集中查找[10]。在工作實踐中，一般所需查找的病案都集中在1～2個病案柜中[11]，大大減輕了人們在各個病案庫中反復查找的工作量。例如，衛生行政部門要檢查本年度第2季度的病案，只需將橙色（4月份）、淺藍色（5月份）、粉色（6月份）此3種色標的病案查找到即可，整個過程只在相鄰的病案柜之間查找便能迅速找出所需病案，然后再根據需要按照導卡號進行進一步的查找[12]。如，要檢查本年度第4季度骨科的病案，則只需找到35號導卡（本院骨科導卡編號）即可找到所需病案信息。如果所要查找的病案信息再進一步細化，如想要檢查第4季度骨科中外來人口就診的治療情況，則需要定位35號導卡后，將標注為外地戶口的病案信息查找出來，再根據色標編碼的信息，找出所需要的病案。而因為四川省、河南省信陽市、安徽省阜南縣等所屬的區域信息在導卡上標注了，為以區域單位為查找要素的信息查找提供了更便捷的方式。

2.4 降低再入院病案的歸檔工作量，節省病案架的空間

由于色標編碼和導卡是按照出院科室、出院時間、住院號等順序進行的病案歸檔，所以，如有再入院病案歸檔的情況，仍按照歸檔原則進行歸檔即可，如此明顯減輕了病案歸檔的工作量[13]。而且，此種歸檔方法，不用為再入院的病案預留位置，將病案一次性排滿病案架即可，也顯著節約了病案庫的空間[14]。如，本院以前每格病案架只能排放120份病案，采用色標編碼和導卡后，每格病案架能排放180份病案，節約了很大空間，同時單個格子所放的病案數量增加意味著同一類別的病案更加集中，便于管理查找，而且導卡的應用使病案的分類、歸檔更加清晰和便捷。

3 討論

病案管理是一門新興的交叉學科，本源于醫學的發展而產生，其涉及基礎、臨床醫學、統計和計算機應用等學科[15]。相當長時間以來，病案管理工作仍以手工操作為主，雖然近年來計算機在病案管理的應用越來越多，但仍然只是輔助作用[16]。繁復的重復性工作需要病案管理人員耐心、細致地做好每一項細節，確保病案信息的完整、準確及方便查找。因此，熟練掌握病案管理的專業知識及業務技能，了解新理論和新技術方法，在關鍵時刻能熟練、靈敏、快捷、準確地完成任務就顯得尤為重要。

需要注意的是，本院實施的色標編碼采用了12種顏色，因此，制作色標病案袋時要把標識色差的因素考慮在內，兩個相鄰色標的顏色要避免色彩過于接近的情況，以免導致眾多病案進行數字組合后區分不明顯的狀況發生[17]。同時，色標標注的位置和比例要適合病案袋的尺寸，以醒目和便于查找為原則進行設置；制作導卡的材料要有很強的韌性以便長期重復使用，導卡的顏色要與色標編碼的顏色明顯區分開來，確保導卡能在整個區域醒目可見。

綜上所述，色標編碼聯合導卡在病案歸檔管里中具有積極的意義，這在以往的各種病案管理文獻中早有涉及，本院采用色標編碼以出院時間為劃分標志進行標注，并以科室為區分單位進行導卡標注，此種方法在既往文獻中比較少見。本研究在此方面的探索和實踐取得了滿意的效果，顯著提升了工作效率和工作質量，也明顯降低了病案歸檔的差錯率，是一次較為成功的實踐，希望對業界同行產生積極的借鑒意義。

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（收稿日期：2015-01-14 本文編輯：李秋愿）