醫院人事檔案管理的現狀及幾點思考

郭小萍

【摘 要】人事檔案工作是醫院組織管理工作的重要組成部分，對人事管理和醫院信息管理都有重要意義。

如何做好醫院人事檔案管理工作，充分發揮人事檔案的資源優勢，本文結合人事檔案整理中發現的問題提出幾點思考：增強檔案管理意識、改善人事檔案管理現狀，利用現代化管理手段提升檔案管理水平，為醫院發展和使用人才提供真實可靠的材料。

【關鍵詞】醫院人事檔案；管理：思考

醫院人事檔案是職工個人經歷的記載，是一個人德、能、勤、績等情況的綜合反映，也是醫院人才信息的重要載體。隨著近年來醫院人才招聘范圍的不斷擴大，人才隊伍向專業化、年輕化推進，在選人用人的實際工作中，經常會碰到檔案材料不齊全的問題，在一定程度上影響了醫院選人用人的質量。因此，如何完善人事檔案管理，提高檔案的自身價值，有效利用人事檔案資源，更好地為醫院專業技術隊伍建設和干部隊伍建設服務，保證醫院建設有不竭的動力，成為我院管理的一道思考題。

我院人事檔案管理情況：我院現有在職職工510人，其中在編職工177人，一直以來，我院實行編內、編外人事檔案分開管理，編內人員的檔案和部分編外人員的檔案在院內人事檔案庫房保管，大部分編外人員的人事檔案在市人才交流中心保管。醫院使用的人事檔案庫房與醫院的綜合檔案室共用，分區管理。2010年，按照當時的要求對全院職工的人事檔案進行統一規范整理，規格是16K紙，與現在的新規格A4紙不符，現正在進行重新整理。在兩次的整理過程中發現，我院存在的問題與其他醫院幾乎一樣，成為醫院的普遍現象.

1 醫院人事檔案管理存在的主要問題

1.1人事檔案管理意識淡薄

在當前“發展才是硬道理”的大環境下，醫院普遍存在重視醫療服務和業務開拓，而輕視人事檔案管理的現象，造成人事檔案管理在人力、物力等方面得不到支持，影響了檔案管理工作的發展。人事檔案管理者也大多對人事檔案管理的重要性認識不足，思維模式還停留在對檔案保管、一般應付的思想觀念上，認為現在使用人才重在現實表現，干部人事檔案沒有多大作用，只要把檔案保管好，不丟失、損毀，能提供一些基本的信息查詢就行了，沒有意識到檔案管理的最終目的是為了提供利用。許多醫院人事檔案管理人員身兼數職，業務上也未進行過正規的專業培訓，管理知識匾乏，只能應付簡單的收集，裝訂等工作，且在材料收集工作上缺乏主動性、及時性，導致檔案材料缺失和不能及時更新。所有這些使人事檔案工作長期處于被動應付的狀態，難以為醫院的各項管理提供服務。

1.2人事檔案管理方式落后

我國的醫療衛生事業發展迅速，醫院人事檔案管理并沒有順應形勢而及時更新，制度不完善。而且人事檔案管理專業性、保密性和政治性強，應配備有專人管理，專柜存放，嚴密保管。但目前大多數醫院都沒有配備專職人員，都是由人事部門的同志兼職管理，沒有經過人事檔案管理業務培訓，由于人事部門工作量大，兼職人員不能全身心地投人到檔案管理工作中，只能是年底才集中整理歸檔一次，導致人事檔案材料在使用時出現資料不完整、內容不規范等現象。在管理手段上仍然停留在手工階段，沒有配備計算機進行信息錄入和檢索，方法原始落后，耗時較長，極大影響了工作效率。

1.3檔案內容不規范

真實性是人事檔案的生命。而有的檔案材料內容前后不符，如年齡，在參加工作時，為符合招工條件，故意將年齡填大，參加工作后又將年齡填小，出生年月公歷、農歷也填寫隨意，且沒有說明，造成一個人有幾個出生日期；參加工作時間也每次填寫不同，使檔案材料缺乏真實性、可靠性；有些歸檔材料填寫過于簡單或不規范，如學習、工作經歷、家庭成員及社會關系填寫不詳；檔案中的考核鑒定材料大多只有只有成績，沒有缺點，這些問題的本質在于干部職工在填寫材料時沒有實事求是，有利于自己就寫，人事檔案部門也沒有進行嚴格的審核把關，及時地發現問題，解決問題，致使人事檔案不能如實反映本人的真實情況.

1.4檔案材料不全面

在現有的人事檔案材料中，一些本該有的履歷表、年度考核表、下鄉知青期間的工齡認定等材料沒有；再教育學歷、職稱變動、入黨資料、工資、干部任免材料也不全。主要是一些檔案管理人員沒有及時歸檔，甚至于當有同志調離時也沒將歸檔的材料放入其個人檔案中而造成缺失。在材料構成上，涉及到個人思想品德、個人履歷、社會關系方面的材料較多，而反映個人業績、工作能力、成就、解決問題能力方面的信息材料較少，無法滿足干部考核工作的需求，給檔案的利用帶來困難。

1.5檔案室硬件設施不全。

人事檔案存放必備的條件設施不到位，大多數人事檔案室融辦公、倉庫、閱檔為一間，更無嚴格標準防盜失基本設施，相關防潮防火防蟲的設備不齊全，使檔案的安全和保密存在隱患。調閱方式原始，有的檔案由于反復調用，造成紙張損壞現象嚴重，直接影響到檔案的完整與安全。

1.6人事檔案利用范圍狹窄

人事檔案的利用是所有人事檔案管理的目的。從我院人事工作的現狀來看，我院人事檔案的利用范圍小，利用頻率低。

2 醫院人事檔案管理的對策及思考

醫院人事檔案管理要適應新形勢下醫院發展的要求，加強人事檔案管理，充分發揮人事檔案的資源優勢，更好地為醫院選拔和使用優秀專業人才提供真實可靠的依據。

2.1增強管理意識

人事檔案是一項重要的信息資源，對全面掌握人才情況、優化人力資源配置起著舉足輕重的作用。因此應加強宣傳，改變傳統的檔案管理觀念，提高檔案全員管理意識，這不但需要領導者的重視和支持，需要檔案管理人員的轉變和學習，也需要醫院職工的認識和配合。尤其是檔案管理人員要樹立服務意識，主動參與，超前服務，積極學習檔案管理新技術，挖掘人事檔案潛在利用價值，使人事檔案為醫院的經濟發展，為臨床、教學和科研工作服務。

2.2健全管理制度

在人事檔案管理工作中，要根據新形勢、新情況，及時建立健全適應本單位的人事檔案收集、歸檔、借閱、保密、鑒定、轉入轉出和崗位責任制度，建立檔案庫房溫濕度登記本，查閱、借閱、轉入轉出檔案登記本，嚴格檔案的查、借、用、轉等程序，定期核對，做到人檔相符、檔隨人走。使檔案工作制度化和規范化。

2.3規范檔案內容

人事檔案內容的收集的材料要有全面性，檔案材料的形成除個人提供外，主要由院辦、人事科、黨辦、醫務科、護理部等部門提供，要加強部門的聯系溝通，及時追補缺少的材料和不斷補充新的材料.在內容方面要嚴格鑒別，對不符合要求的及時退回或限期糾正再歸檔，對于不屬歸檔范圍的材料及時退給有關部門，剔除沒有價值的材料，規范人事檔案內容。收集到的人事檔案材料要及時裝訂入卷，防止檔案被篡改，確保人事檔案的完整性和真實性。

2.4改進管理方式

一是完善檔案管理硬件設施，建立防火、防潮、防高溫、防光等的專用檔案庫房，并配置滅火、空調、去濕等設備，確保檔案的安全。二是應配備專門的人事檔案人員，并加強培訓，提高人員素質，樹立主動服務意識，定期收集整理人事檔案材料，重點收集個人繼續教育情況、工作業績、專業技能評價、職稱變動、反映專業技術特長等信息材料，并加以鑒別，優化檔案管理質量。三是要投入必要的資金，盡快引進人事檔案管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統，以便檢索、查詢、信息統計分析及開發利用，使干部檔案管理工作信息化、科學化、現代化，提高人事檔案管理的工作效率，最終實現人事檔案資源的合理配置和充分利用。

3 結語

目前，醫院落后的人事檔案管理模式已不適應當前檔案管理的需要，因此要徹底轉變過去的管理模式，通過上述有效措施，切實改進醫院人事檔案管理工作，并不斷與時俱進推出新舉措，注重服務性，必將推動醫院人力資源管理和提升醫院的經營管理水平。

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