淺析電子檔案管理存在的問題及其措施

姜瀚博

四平市食品藥品檢驗所

淺析電子檔案管理存在的問題及其措施

姜瀚博

四平市食品藥品檢驗所

隨著計算機技術和網絡技術的普及和發展，電子檔案的應用日益廣泛。因此要不斷規范電子檔案操作流程、制度，并對管理工作進行全面的創新與完善，以此來促進電子檔案管理安全性的全面提升，并進一步提升企業的檔案管理質量。本文概述了檔案與電子檔案，簡述了電子檔案管理的優越性，對電子檔案管理存在的主要問題及其措施進行了探討分析。

電子檔案；管理；優越性；問題；措施

1、檔案與電子檔案的概述

檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。電子檔案是指在社會實踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機系統處理和存儲的機讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲和管理與傳統的紙質檔案所用技術方法不同，作為一名檔案工作者必須要對此有深刻的認識才能做好電子檔案的管理。

2、電子檔案管理的優越性

2.1 有利于遺漏文件的補漏增缺。傳統的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，就得拆卷重做。改為電子檔案管理，文檔按“件”整理歸檔?？呻S時補漏增缺，使文檔不形成存積，這時，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就萬事大吉了。電子檔案管理省時省力，可以給工作人員以充分的時間去提高業務水平。

2.2 電子檔案管理提高了工作時效。在知識經濟時代的當下，現代網絡系統不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量和檢索速度，而且將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。

2.3 有利于文檔的保密。過去查閱檔案時是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內容。這是不符合文檔管理的保密要求的。電子檔案管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其他無關的文件，從而達到了文件保密的要求。

2.4 便于查詢。電子檔案僅僅需要相關的索引查找便可以實現快速借閱。再加上網絡技術的出現與普及，進一步提升了電子檔案管理在企業內部的重視程度。為此，應當對電子檔案信息化進行不斷的研究、調查和總結，在已有基礎上實現管理工作的創新，并且規范操作流程、完善制度及優化電子檔案等工作，保證電子檔案管理的安全性及完整性。

3、電子檔案管理存在的主要問題

電子檔案管理存在的問題主要有：(1)管理水平問題。當前電子檔案管理水平還比較低。并且對檔案管理人員培訓教育的欠缺，導致其在進行軟件的選購時缺乏足夠的辨別能力，從而使檔案管理當中的現代化管理技術不能充分發揮出其自身的重要作用。(2)安全問題。隨著網絡與計算機技術的普及，人們可以任意地進入因特網中獲取信息與數據，這也就導致許多文件通過網絡來發布與流轉，而在實際的電子文件傳輸過程中，就常常會出現泄密問題。(3)電子檔案真實性易破壞的問題。從本質上來說，由于電子文件本身有著較高的分離性與可變性，如果被更改，將很難對其進行識別。在形成了電子檔案之后，工作人員通過相應的操作，來將其存貯到辦公自動化系統當中，實現了信息數據的共享。這樣一來，就會導致電子檔案很容易被復制與修改，并且不存在正本與副本之間的差異。這就會導致電子檔案原本的形式特征與內容不復存在，真實性與完整性受到嚴重的影響。

4、加強電子檔案管理的措施

4.1 加強電子檔案的整理。在電子文件轉化為電子檔案后，由于計算機可以按需求隨時將電子檔案的單份文件從任何角度進行分類、組合，可以任意組成各種案卷。因此，“案卷”這一基本單位將從電子檔案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”這個基本保管單位。電子檔案整理的主要任務也從對案卷的整理而轉為對光盤磁介質的整理；即對接收來的脫機保存的光盤數據進行編目、排架，或者是定期將電子文件保存系統中的電子檔案制作光盤備份，同時對光盤進行編目、排架等。

4.2 建立健全電子檔案管理服務體系。建立健全檔案數據庫，并通過對各項基礎數據的開發與利用，來實現對電子檔案信息數據的優化整合，開展檔案咨詢業務服務。同時應當完善檔案信息資源體系，來對檔案信息進行良好的歸檔處理，促進數據資源的科學共享。此外，還要進一步加強對現代信息技術的應用，以此來為電子檔案的科學管理，提供最有力的技術保障。

4.3 加強電子檔案的安全管理。相關的檔案管理部門必須強化自身的安全意識，并且能夠對現代化網絡安全技術進行合理的運用，以此來提高網絡及電子檔案信息的安全性。此外，因為電子檔案信息一般都是存儲在相關的介質上，然后通過對介質的安全保管，來實現對信息的安全管理。所以說，在進行電子檔案的安全管理時，要求管理人員必須建立一個適合于光盤與磁盤等介質的保管環境，來提高信息管理的安全性。

4.4 規范操作流程。電子檔案管理需要重視網絡安全性操作、管理工作人員職業道德及綜合素質等諸多問題，并且對相關工作人員進行定期培訓，加強工作人員的綜合管理技能。其次，還要鍛煉工作人員的操作能力，使其掌握操作技巧，熟練掌握管理工作要點，從而在一定程度上提高管理工作效率，節約工作時間，與此同時，應該結合實際情況，進一步完善內部管理制度。

4.5 加強對電子檔案管理人才的培養。相關的領導與管理部門，必須加強檔案管理工作，并通過加強對管理人員的技能培訓，來為企業的檔案管理，培養一批現代化的高素質管理人才。與此同時，還要優化對人員招聘與隊伍建設，為企業儲備更多優質的電子檔案管理人才，以此來為企業的電子檔案管理打下堅實的基礎。

結束語

隨著信息化技術的進步發展，辦公系統也逐漸朝著電子化和自動化方向發展。而電子檔案管理就是一種典型的信息化技術的產物，其廣泛應用提高了電子檔案管理效率，并且使用方便、快捷，因此加強電子檔案管理的分析具有重要意義。

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[3]朱建興.淺析流程管理在電子檔案管理系統中的應用[J].辦公室業務，2016(1)