工作流在辦公自動化中的研究與應用

熊天虹　劉君　胡榮

摘要：現代企業間競爭日益激烈，對員工工作效率非?？粗?，因而期望使用信息化系統來幫助解決流程化工作效率偏低的問題。論文提出一種新的將工作流嵌入辦公自動化信息系統中的體系結構方案來解決這一問題，通過工作流對任務的合理分解，協同辦公自動化系統來實現工作效率的提升。實際應用后發現，流程類工作任務效率提升明顯，也為企業級辦公自動化系統的架構設計和實際應用提供了參考。

關鍵詞：工作流；辦公自動化；任務分解

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2016）03-0230-02

1 引言

1.1 概念

工作流，工作流管理聯盟（Workflow Management Coalition，WfMC） [1]關于工作流的定義是：它是一種邏輯運行過程，依據不同的方式、規則和時序，由具體的負責人通過不同的方式來完成。通俗來說就是將任務分解成各個子項，在正確的時間里讓正確的人或角色來完成，并將剩余的子項任務按照設定的方式進行傳遞。

辦公自動化（Office Automation，OA），通常是指應用計算機系統來幫助處理和解決日常辦公中的各種事項，提高員工的工作效率，增加協同辦公的能力。

1.2 問題描述

當前正值信息化、數字化的熱潮席卷全球，越來越多的企事業單位都擁有了自己的辦公自動化信息系統，為辦公效率的提升帶來了很大的改善。但在實際調研和訪談后發現企業對辦公自動化的期望日益高漲，不僅僅要滿足無紙化、信息化辦公的要求，而且還要進一步提升辦公效率，迫切希望有更好的解決方案，特別是針對流程化的工作任務類型，以便在提高辦公效率的同時，減少人力成本和資源成本。針對這一現實問題，本文提出一種新的將工作流融入到辦公自動化信息系統中的體系結構模型來解決這一問題。

2 解決方案

2.1 分析

目前企業自身已有的辦公自動化系統已經能夠提供諸如文檔管理，會議管理和通訊錄集成等功能，本文提供的方案主要針對企業辦公自動化中的核心單元，即流程化工作，例如申請/審批，工作聯絡，重要事項會簽等。為了解決在流程類工作效率偏低的問題，在企業辦公自動化信息系統中引入工作流的思想，另外為了更多的推廣和利用，將根據不同企業的不同要求制定不同的任務分解和流轉策略，形成客制化的可配置服務，這樣各個企業可以根據自身的實際需求和偏好，設置不同的任務分解和流轉服務，達到適用面更廣，效率更高的目的。

本方案主要包括工作流、辦公自動化和外部應用單元三部分。其中工作流根據企業任務分解策略要求，進行流程類工作的固化設計和解釋執行，辦公自動化系統承接工作流的數據，根據角色人員權限和流轉節點控制邏輯，生成表單數據，并且為外部應用提供接口，統一提供給最終用戶使用，如圖1所示。

2.2 詳細模型方案

在本文提供的解決方案中，如何使工作流和辦公自動化系統有機銜接和協同處理是關鍵點，如圖2所示。

1）工作流主要包含流程設計器和引擎兩大部分，其中流程設計器承擔流程化工作任務的定制設計，引擎主要負責工作任務解析執行和流轉。這兩者之間需要對數據格式和解析協議進行統一，本方案使用了可擴展標記語言（Extensible Markup Language，XML）作為載體進行傳輸。

2）辦公自動化系統以數據中心為核心，承接工作流程設計器傳輸的工作單數據，并調用工作流引擎進行解析，依據不同工作任務類別所需的角色人員、權限層級和節點流轉控制邏輯等要素，生成分解后的任務子項集合，通過表單界面展示給用戶使用。

3）由于考慮到信息系統的擴展性和整體集成，本方案還提供接口供外部應用單元使用，進一步滿足企業的實際需求。

3 結束語

論文提出的在辦公自動化信息系統中引入工作流的整體解決方案在企業中經過實際使用后取得較為理想的效果，本方案也可為企業級的辦公自動化的架構設計和開發提供參考。

參考文獻：

[1]Workflow Management Coaliton. The Workflow Reference Model. Technical Report.WFMCTC00- 1003.Hampshire； Workflow Management Coalition，1995.

[2]王振. 辦公自動化研究綜述[J].辦公自動化，2010（22） .

[3]邵虹，張雷，崔文成.基于工作流技術的醫院辦公自動化系統[J].計算機工程，2008（17）.

[4]楊明順，韓周鵬，余婷，李言，邵利真.一種輕型工作流引擎的設計與實現[J].西安理工大學學報，2013（1）.

[5]龍泓，向勇.P2P工作流系統的調度框架設計和實現[J].計算機工程與設計，2012（1） .