高校工資管理系統需求和解決方案

張希+李雄

摘要：高校相對于其他機關事業單位具有人員數量多，情況復雜等特點，本文通過對高校工資管理的現狀和需解決的問題進行分析，以L大學為例，提出了高校工資管理系統的需求和相關解決方案。

關鍵詞：高校；工資管理系統；需求；解決方案

中圖分類號：F272；G647 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）013-000-02

一、高校工資管理現狀

（一）信息孤島，協同性差。當前高校的工資業務被分割為人事處的工資管理和財務處的工資發放，兩部門之間數據未能共享，人事部門缺乏完整工資數據，財務部門缺乏人事信息和政策指導。

（二）重復勞動，易出差錯。人事處將工資發放數據提交財務處后，財務處僅在數據錄入環節進行審核，其實質是人事處工資業務的重復。另外兩部門之間在數據提交和處理時還可能因為溝通障礙或疏忽導致發放錯誤。

（三）手工操作，缺乏系統。勞資業務數據量大且復雜，具有很強的政策性和專業性，且需上報各類復雜的工資報表，目前大都依靠手工操作，效率低且易出錯。

（四）缺乏監督，透明度低。高校工資業務的審核和監督的重點是審核工資標準確定過程中各項工資數據是否按相關政策進行確定或調整，而對數字準確性的審核基本上由電腦即可完成。

二、工資管理系統需解決的主要問題

（一）建立人事處內部的業務流程，使工資業務智能化。提高人事部門工資過程管理的透明度，避免手工操作帶來的風險。

（二）增加二級單位的工資管理功能，為二級單位提供稅收籌劃等信息服務。

（三）規范人事和財務的工資管理業務流程，理順工資管理的職責權限；整合人事和財務相互獨立的工資數據，實現人事處和計財處工資系統數據的無縫鏈接。

（四）利用數據挖掘功能和專業優勢，實現對全校和各二級單位績效工資項目的管控和水平的監控，加強對工資發放數據的決策分析。

三、系統結構和數據關系

L大學工資管理數據關系如圖1所示。

四、工資檔案的管理環節

（一）基本工資和基礎性績效工資檔案

1.工資項目和基礎數據工資項目和基礎數據

各類工資項目主要包括基本工資（崗位工資、薪級工資）、績效工資（基礎性績效工資、獎勵性績效工資）、其他津補貼、公積金等。其中基礎性績效工資包含崗位津貼、生活補貼、工齡補貼；獎勵性績效工資包含學院獎勵性績效工資、機關獎勵性績效工資、高層次人才津貼、考核評優獎勵和其他獎勵性績效工資。其他基礎數據包括：學歷學位、工齡信息、崗位等級、任職年限、薪級工資套改和晉升等。

2.幾類常見的工資變動處理

主要包括：入職起薪、崗位調整、晉升薪級、增加工齡補貼、學歷變動、離職停薪、退休待遇等。

3.幾類和工資變動協同的業務

（1）入職——起薪

（2）離職——停薪

（3）崗位聘用——調整工資，含職務任命、轉崗、聘任專業技術職務、續聘等。

（4）出國進修——留職停薪

（5）考勤——病事假扣款

（6）退休——計算退休費

4.工資審核和復核機制流程

系統工資審核和復核機制流程如下：薪資變動——選擇薪資模板——確定人員——編輯人員薪資信息——計算；若薪資調整計算有誤則手工調整，若無誤則報批至上級審核，審核通過后系統再次確認正確無誤則將數據提交和歸檔，若有誤則返回再次編輯人員薪資信息。

（二）機關獎勵性津貼工資檔案

L大學機關、直屬單位人員（含參照管理人員發放的專業技術人員和工勤人員，下同）的獎勵性津貼平時由人事處按所聘校內崗位和職務級別對應分值和單價預發，在工資檔案中維護變動（轉崗、晉升等）。年終根據工資檔案生成每位教職工全年的分值結算表。

（三）其他功能

其他實用功能包括：特殊人員（長期病休、離崗退養和停薪留職人員等）工資檔案管理、各類表單（如工資變動審批表、工資轉移信、退休人員登記表等）的自定義生成和打印、各類預警管理等。

五、工資發放環節

（一）基本工資和基礎性績效工資的發放

基本工資和基礎性績效工資由人事處根據工資檔案系統生成發放數據，同時按照學校的相關政策進行補發。

（二）獎勵性績效工資的發放

L大學機關、直屬單位管理人員由人事處平時根據所聘崗位的分值和預發單價預發獎勵性績效工資。年終根據每個教職工全年每個月的所聘崗位分值和結算單價結合年度績效考核結果和考勤情況進行結算。年終應發=1-12月分值之和*結算單價-病事假扣款，應發減去已發即為年終補發。

各二級教學單位負責發放本單位管理人員和專任教師的獎勵性績效工資。其中學院管理人員的獎勵性績效工資管理模式和機關、直屬單位相似，專任教師的獎勵性績效工資由學院預發，年終根據業績分值進行結算。

（三）個人所得稅的計算和籌劃

高校發放工資的職能部門和二級單位較多，缺乏統一數據平臺對教職工個稅的籌劃造成了一定的難度。工資管理系統可整合各部門發放的工資、津貼等數據，從而預知個稅、或根據稅率倒算得出合理的預發方案。

（四）二級教學單位的工資管理權限

1.負責本單位教職工崗位津貼的發放

2.負責本單位教職工獎勵性績效的管理和發放

3.查詢統計和分析工資的功能

4.教職工個人稅收籌劃功能

六、工資統計和分析

（一）工資統計功能：按照不同的統計口徑（如按權責發生制統計和按收付實現制統計）不同時間段的工資數據。

（二）工資發放情況的分析：根據工資統計數據自動對全校工資發放情況進行分析。

（三）全校工資水平在線監控：為相關職能部門和校領導提供全校工資發放水平的實時監控。（四） 數據切片功能：提供所需看的任一時間點的工資數據。如：全校教職工2015年12月31日的基本工資和基礎性績效工資標準。

（五）制作復雜工資報表和高級花名冊的功能：包含各類格式的工資報表的自動輸出以及各種自定義花名冊的導出。

七、與財務軟件的數據對接

人事處工資管理系統在整合全校工資數據的同時要和財務處財務軟件和工資發放軟件做好數據接口，二級單位和人事部門共同使用該系統，其在工資管理過程中形成的數據統一在人事部門形成一個工資數據平臺，并由財務處的工資發放讀??；而由財務處處理的各類住房補貼、租房補貼、水電費、電話費，二級單位或課題組的勞務費等數據，系統應將回讀至工資數據平臺，以便于人事部門進行統計和分析。

參考文獻：

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[4]陳晶.高校工資管理系統的需求與分析[D].云南：云南大學，2015.

作者簡介：張 希，浙江理工大學人事處，研究實習員，研究方向：高校薪酬管理研究；

李 雄，杭州宏服軟件有限公司，經濟師。