淺談高校檔案工作人員必須具備的素質

周兵

摘要：檔案管理人員素質的高低直接影響著檔案工作的效率、質量和水平，是檔案事業持續、穩定、健康發展的重要保證。

關鍵詞：高校檔案工作人員；素質

檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

檔案工作作為記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民的重要事業，是國家各項建設事業必不可少的環節，做好它是一項功德無量的事。

檔案管理人員的素質是指檔案工作者在崗位上所必須具備的知識、技能及各種基本素養的總和。具體說就是從事檔案管理工作必須具備的基礎知識、基本技能、政治素養、道德素養、管理能力及分析問題、解決問題的基本能力等。檔案管理人員素質的高低直接影響著檔案工作的效率、質量和水平，是檔案事業持續、穩定、健康發展的重要保證。下面本人結合自己的工作實際對高校檔案人員應該具備的素質談幾點體會：

一、當前高校檔案管理人員素質存在的問題

（1）沒有意識到檔案管理的重要性

很多人認為檔案部門就是收集、整理檔案，非常簡單，誰都能干，不需要多少專業知識，或者覺得這項工作的好壞不會影響到本人或單位，從而在思想上不是很用心，從而造成檔案管理比較混亂，而且沒有意識到“檔案管理不出事則已，一出就是大事”。

（2）檔案管理的知識相對薄弱

目前許多檔案管理人員學歷不高、知識結構單一，導致檔案管理的許多新技術難以使用和推廣，或者管理中遇到新問題常常力不從心，而且有些高校工作人員頻繁變動，嚴重影響到檔案管理的持續性發展。

二、檔案管理人員應具備的素質

（1）具有較高的政治素養

高校檔案工作是一項政治性與機密性很強的工作。檔案管理人員必須了解和掌握黨的路線、方針、政策，熟悉學校檔案工作的相關的法律、法規和各種規章制度，具有堅定正確的政治方向，樹立正確的理想和堅定的信念，要從對黨和國家事業負責、對歷史負責的高度來認識和做好檔案安全工作，確保不丟失、不損壞、不傳密、不泄密，不竊密，確保檔案的信息安全，實現永久保存和利用。

（2）具有扎實的專業知識

檔案工作是一門管理科學，是專業性、技術性很強的工作，要實現檔案的科學化、標準化、規范化管理，高校檔案工作人員除了具備良好的政治思想素質外，還要有扎實的專業知識素質。如檔案管理學、文書學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、中外檔案史等專業基礎知識，檔案管理各環節的流程和方法、各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，應加大計算機知識的學習，重視網絡知識學習，參加信息技術培訓，以適應新時期檔案工作的需要。除了這些專業知識外，還應該學習歷史知識、古漢語知識及和檔案工作有關聯的圖書館學、情報學等知識。

（3）具有良好的心理素質

人事檔案管理工作是默默無聞的，是為他人“鋪路搭橋”“做嫁衣”的工作。它不同于其他工作，它是一項服務性很強的工作，也是一項復雜、細致、繁瑣的工作，這就要求檔案人員要甘為人梯，耐得住枯燥和寂寞，還要具有嚴謹的工作作風，稍有疏忽就會為其他管理環節帶來極大麻煩。

（4）具有良好的法制意識

我國《檔案法》及其實施辦法中要求檔案管理部門及人員要必須依法管理檔案，不能“來者不拒，有求必應”，應該按照法律和工作紀律的要求正確處理保密與利用的關系，不給檔案違法行為提供可乘之機，勇于同檔案違法行為作斗爭。

（5）具有健康的體魄

檔案管理人員應當具有強健的身體和充沛的精力，這是做好任何工作的前提。檔案管理工作要長期收集、加工、編研，具有很強的系統性、連續性，這就決定了做檔案工作要有一個能適應緊張高強度工作的精神狀態，這就需要有健康的體魄。目前我國的檔案工作不僅有腦力勞動，也有大量的體力勞動，因此，健康的身體素質應成為檔案管理人員的一個重要條件。

三、如何提高檔案管理人員的素質

（1）加強學習，創新觀念，樹立服務理念

檔案管理人員應該加強自學，解放思想，轉變觀念，實現“展示型”向“服務型”功能定位的轉變，樹立以用戶為中心的信息服務理念，強化服務意識。使檔案管理人員充分認識到搞好檔案管理工作是自己應盡的法律責任和義務，增強自覺性，同時加強同其他單位之間的業務交流，了解他們的先進經驗來借鑒，取長補短，不斷提高。

（2）樹立終身學習的觀念，加強繼續教育培訓

針對新時期檔案工作的需要，通過“有計劃、有重點、分層次、分類型、多形式、多途徑”的繼續教育，不斷豐富檔案管理人員的知識結構，樹立終身學習的觀念。。尤其近年來，隨著現代化信息技術在高校檔案管理中的應用，計算機已成了檔案管理工作很重要的工具，建設信息化檔案勢在必行，作為檔案管理人員必須掌握一定的計算機知識，才能夠更好地應對新形勢下所面臨的考驗。

（3）加強制度建設，建立運行機制。要建立和健全檔案管理制度，如登記、統計、考核、評估、獎勵制度等。通過約束和激勵機制促使檔案管理工作人員產生緊迫感和危機感，主動地更新知識，提高業務能力和水平。把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責任制，加強對檔案材料的控制、積累并進行檢查考核，做到獎罰分明，提高檔案管理人員的工作積極性。為提高效率創造條件。建立檔案管理領導體系，加強對檔案工作的領導、檢查和考核，不斷提高檔案管理工作水平。

綜上所述，隨著我國經濟和科技的發展和進步，檔案管理人員只有不斷完善、充實和更新知識，站在新的高度，用更寬廣的視野、思路，與時俱進，才能擔負起推動現代化建設的歷史使命，才能夠勝任本職工作。