會計電算化系統下企業內部控制的構建

馬錚

摘 要：現代社會經濟活動的節奏越來越快，傳統的手工會計模式已經跟不上時代的節奏，在這種情況下，會計電算化就成了契合時代特征，符合企業需求的有效方式。相對于傳統的手工會計，電算化會計對會計信息處理的速度和準確性大大提高，電算化會計替代手工會計可謂是會計發展史上的一個明顯標志。會計電算化的實施給企業帶來了更大的發展可能，但同時也帶來了包括內部控制難度在內的新的挑戰，這也對構建更為合理的基于會計電算化系統的內部控制框架提出了新的要求。

關鍵詞：會計電算化；信息系統；內部控制

引言

從會計的發展史方面分析，會計大體上經歷了傳統手工記賬式會計和現代信息化會計兩個時期。受此影響，企業內部控制也經歷了兩個階段——傳統手工會計和電算化企業會計內部控制。隨著經濟全球化發展，信息技術產生了巨大的變革，會計信息的外部接收者對會計信息的質量要求越發嚴格，導致企業不得不通過建立新型的內部控制體系來保證這一點。

一、會計電算化系統下的企業內部控制的特點

（一）內部控制的措施發生了變化。在會計電算化系統下，原有的憑證匯總、試算平衡，以及總分賬的核對，憑證金額的借貸平衡、各賬戶發生額和余額的平衡等都可以通過計算機自動核算和匯總，因此產生于手工會計系統下的對這些活動的內部控制舉措就沒有必要存在了。

（二）單位管控制度內容式微。會計信息化技術的應用減少一些原有一部分工作量，但同時帶來了公司管控制度的新穎豐富的內容。例如，會計電算化采用無紙化辦公，原有簽字蓋章確認有效的手段失去了用武之地，取而代之的是逐級電子審批等新的形式。

（三）存儲介質的變化。手工會計系統下，會計數據和會計信息都是以紙質材料保存的，在會計電算化信息系統下，會計數據和會計信息都是以磁性存儲介質來存放。磁性存儲介質具有存儲量大，查詢方便等特點，但是也具有容易受物力破壞、且修改不留痕跡等缺陷，這是內部控制有了新的重點。

二、會計電算化系統下內部管理潛在的矛盾

首先，權責分離有難度。在會計電算化系統下，理論上可以實現一個人可同時操作多項不能兼容處理的任務或工作內容，這主要得益于計算機對信息的處理。但這也弱化了手工會計系統下各崗位和層級之間的相互監督、制約的作用，因此，對于權責分離的崗位設置提出了更高的管理要求。

其次，數據處理方式易導致不準確的狀況。在手工會計系統下，各個環節和各個崗位相互依賴，但更多地是相互獨立。在會計電算化系統下，數據處理單一依靠計算機程序來實現，因此如果原始數據在輸入時有紕漏，計算機是無法發現數據的錯誤的，仍然會按照既定程序進行運算，這就造成運算過程中的錯誤不斷重復，從而使賬賬核對、賬證核對失去作用，這對于確保會計數據的準確和完整造成了極大地風險和隱患。

最后，內部稽核難度加大。在會計電算化制度下，運行系統和軟件的設計一般都有比較強大的功能，內部稽核必須用更加復雜的核查技術，另一方面對注冊會計師利用電腦數據分析地能力提出了相比較原來更加嚴密和高度的準則。

三、 會計電算化系統下內部控制制度構建的依據

構建會計信息化的內控制度最重要的是受以下五個因素的影響。

（一）內部環境的構建。一個單位的工作環境主要有公司的組織架構、責任的公開明確、公司精神文化的象征、人才儲備管理體系、人才梯隊建設等。會計信息系統的公司管理環境，主要是指財務部門地機構設置以及權力與責任地分配，會計信息化程序的硬件、軟件設施地配備以及維護等等。

（二）風險評估。風險評估能夠幫助企業及時發現經營活動和經營管理中的相關風險，并依此制定應對風險的策略。因此，在會計電算化系統下的內部控制的制度建設中，必須根據計算機系統的相關特點，制定相關的應對措施。

（三）控制活動?？刂苹顒邮侵附涍^針對會計電算化系統下的內部控制，進行諸如計算機系統病毒、計算機信息存儲等可能引發的風險進行充分的評估后，制定有效的應對措施，同時在此過程中作出有效的監督和評價，以便于保證會計電算化系統內部控制的順利、有效實施。

（四）信息與溝通。具有使用價值和交流是完善內控制度的穩定性因素。會計電算化系統下省去了對數據整理和計算的過程，因此對于原始信息的準確度的把握，以及對分析結果信息在企業內外部的傳遞就尤為重要。

（五）公司內部監管。內部監管是指公司通過一定方式對與內部控制體系的構成與使用效果進行監督、審查，對其效益性來完成評價。對于此后陸續出現的內部控制方面的缺點和不足，快速有效地對它進行改變和提高。

四、 會計信息化系統下內部控制的構建

（一）組織機構設置

在會計信息化控制管理之下，會計工作以原來地以主管會計為關鍵演變成為以賬套操作員為主要方向，因此，需要對原來地組織結構進行調整。根據相關會計職位及相關崗位的主要責任的區別，以此分為下面幾個部分計算機主管會計、審批記賬、電算檢查、智能電子處理保護、軟件的程序相關使用、對需要進行分析的數據進行處理等崗位。

（二）職責劃分

與手工會計系統不同，會計電算化系統借助計算機程序自動進行一系列的數據分析和報表的制作，使人與人之間相互制約相互控制的可能被減少。因此，為了防止舞弊欺詐經濟行為的出現，在職責劃分上，應將不相容職務分別交給不同的人和不同的部門。必須要加以區分的崗位系統總共分為以下幾組：系統研發與系統操作；數據維護管理與電算審核；數據錄入與審核記帳等。

（三）加強系統保護與網絡的安全管理

加強系統的安全性首先要避免員工查閱其未經授權的數據源，其次要防止病毒等外界因素導致的電腦故障?？梢圆扇〉拇胧┯校翰僮鲉T密碼設置避免其他人員接觸會計信息；操作權限的限制以防止員工跨級別查閱信息；數據存儲和檢控的設置一遍業務人員和監督人員查閱數據；數字信息加密處理以確定數據的真實性等。

加強網絡安全性具體措施包括設置防火墻，隔離內外網，設置可控的網絡資源訪問權限，在會計系統多重身份驗證，數據多重加密，以及有效地防病毒方式等。

（四）檔案管理

會計信息化的系統下，檔案分為三個大類，即會計資料檔案，系統開發與維護檔案，以及系統操作痕跡檔案。這些檔案有些需要通過磁性介質來保存，有些需要通過紙質文檔來保存，因此必須建立起完善的檔案管理制度，明確查閱借用和歸還的手續。建議使用會計電算化系統的企業提高從業人員計算機使用和維護的能力，并熟悉財務知識和財務軟件的知識，從而更好為加強企業內部控制服務。

（五）加強內部審計

與以往的會計數據相比，由于計算機程序負責對數據進行處理，所以對每一個單位內部的審計工作制定出了比以往更加嚴格的要求。以至于，會計信息化中，單位的審計工作包含以下幾個方面的主要內容：一是對會計資料的審計，檢查賬務的處理是否遵照相關法律和法規的規定，是否符合完整并符合企業內部的規定；另一方面，是對書面數據與計算機數據一致性的審計，如對原始數據進行詳盡的核實；再次，是對系統運行以及數據存儲的審計，以確保避免因系統代替人工控制帶來的潛在風險。

五、結論

內部控制是國內外始終普遍關注的比較前沿的研究領域，與此同時構成了公司有效運行與管理的重要組成部分之一。鑒于傳統落后的企業內控制度存在的一些理論與實踐上不足和缺點，本文分析了會計電算化系統下內部控制的內部環境、風險評估、控制活動、信息與溝通、對控制的監督等五要素，應用會計電算化技術去改進和發展傳統的企業內部控制理論、方法和技術，更加有效的開發和利用企業的各種資源，促進企業的可持續發展。（作者單位：內蒙古財經大學）

參考文獻：

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