微視角下Excel 和VBA 在教務管理系統中的應用

陳保茹++王桂蓮++宋章迪

【摘 要】在日常教學教務管理中，EXCEL 被大量應用，其能為教務人員提供便捷的服務，避免重復冗雜的工作過程。本文針對學生管理工作中更加注重高效、細致和人文關懷的特征，通過VBA編程為教務人員，特別是輔導員、班主任等群體設計簡單實用富有特色的管理系統，從而提高管理效率，增強對學生信息的宏觀掌控和對學生成長的微觀關懷。

【關鍵詞】VBA；EXCEL；教務管理系統；特色定制

中圖分類號：G526.3 文獻標志碼：A 文章編號：1007-0125（2016）10-0174-02

微軟公司開發的Microsoft Office 系列軟件在全世界應用廣泛，其中的Excel電子表格具有強大的數據處理功能，自Excel 2000版本起，附帶了VBA編程語言。該語言與Excel緊密結合，具有強大的數據處理功能。在信息化時代的今天，隨著教育規模不斷擴大，教學改革不斷深入，教務管理信息化、人文化、特色化已成為必然趨勢。計算機在教務管理的廣泛應用可以極大地提高教務人員的工作效率。同時，隨著時代的發展，當代學生也越來越注重個性發展，學校特色活動層出不窮，如何宏觀掌握學生各類信息，在學生管理工作中做到因材施教，以人為本也成為目前高度關注的話題。本文突破以往教務管理系統綜合專業的角度，運用簡單的Excel和VBA為教務人員量身訂做極具個人特色的教務管理系統，以期能夠達到減輕工作負擔，使各項管理工作系統化、特色化、人文化的目標。該系統主要分為圖書管理系統、教職工管理系統、學生管理系統以及班級建設四大模塊。系統內容可根據自身需求和特色修改，其中運用宏和VBA編程設計的小程序簡潔明了，操作簡單，適用范圍極廣。

一、教務管理系統的總體設計

教學教務管理由于涉及面廣，學生人數眾多，各類信息混雜，人工管理會大大降低學校的管理效率。而利用Excel和VBA開發一個管理系統，會大大提高工作效率。

（一）教務系統模塊構成和工作簿設計。本文介紹的教務管理系統的模塊構成如圖1-1所示。本系統由“圖書管理”、“教職工管理”、“學生管理”和“班級建設”四個模塊構成。

在設計教務管理系統模塊時，本系統不僅考慮到了系統的簡潔實用性，同時注重美觀及個性體現，使用者可根據自身愛好隨時更換頁面。以某高校為例建立一個名稱為“教務管理系統”的工作簿，并插入校園圖片作為背景，同時插入四個按鈕，并為之指定相應的宏，點擊按鈕可直接進入相應模塊。

此外，為保證信息的安全性，本系統設置了一系列密碼，用戶需輸入密碼才能進入系統。同時，為保證用戶順暢返回封面工作表，所有工作表都設置了能夠返回主界面的按鈕，部分程序代碼如下：

Sub 圖書管理（ ）

Dim t As String

t = InputBox （“圖書管理信息錄入，請輸入密碼：12”， “輸入密碼”）

if t = “12” Then ‘第一空

MsgBox “歡迎您” 進入圖書管理系統！”， 0， “正確” 第二空

Sheets （“圖書管理系統” ）. Visible = True

Sheets （“圖書管理系統” ）. Select

Else

MsgBox “對不起，請重新輸入” 第三空

End if

End Sub

Sub 返回（ ）

Sheets （“圖書管理” ）. Select

（二）圖書管理模塊的設計。圖書管理模塊是對現有圖書信息進行登記以及統計藏書量。教務人員可以根據需要對專業課推薦書目、學期采購書目等進行統計。用戶可點擊“添加”按鈕進入圖書信息錄入窗體，在窗體里輸入或選擇信息內容，點擊確定后信息會自動錄入表格內。同理在計算器窗體內，圖書量可直接由系統算出并填入表格內，極大地減輕信息錄入負擔，提高工作效率和準確率，也使得工作更加系統和清晰。

（三）教職工模塊的設計。教職工管理模塊用以激活教職工工資表和教師名錄。教職工工資表內錄入學院所有教職工的工資信息。該表格內采用了Excel工具，如下拉列表、公式等，用戶可直接下拉得出數據。同時該界面還設置了打印按鈕，點擊打印按鈕可直接將工資表打印出來。教師名錄工作簿通過插入窗體的形式進行信息錄入，該窗體內包含了文字框、選項按鈕、復選框、框架等，用戶可直接點擊進行單選或多選，點擊確定信息可直接輸入表格，從而大大提高工作效率。

（四）學生管理模塊的設計。學生管理系統主要用于統計學生基本資料，計算學生各科成績，統計學生課程表。信息表內包括學號、姓名、聯系方式、宿舍、政治面貌等等。課程表可以用于統計所有學生的課程信息，通過統計這些信息。教務人員特別是輔導員或班主任可從宏觀和微觀上掌握學生及班級動態。在成績表中，本系統設置了成績計算按鈕，點擊按鈕成績會自動計算，清除成績按鈕則用來清除成績。該設置使得成績計算系統重復使用，教師只需要重新輸入課程名稱和各項分數，最終學期成績會自動生成，并可以生成柱狀圖、餅狀圖、趨勢圖等。該成績系統不僅可以迅速計算考試成績，還可以通過圖表對成績進行分析，從而掌握學生學習情況。部分程序代碼如下所示。

Sub 學生成績（ ）

學生成績 Macro

宏由Administrator錄制，時間：

Dim I As Long

For I = 3 To Cells （Rows.Count， 1）. End（xlUp）.Row

Cells （i， 8） = Sheet4. Cells（i， 4） * 0.3 * Sheet4. Cells（i， 5）*0.3*Sheet4. Cells（i， 6）*0.3*Sheet4. Cells（i， 7）

Next i

End Sub

（五）班級建設模塊的設計。班級建設模塊主要用于記錄學生參與活動情況以及記錄班級活動風采。其中活動參與情況統計表可以用來統計班級學生參與各類活動和比賽的得獎情況，此類信息的更新和完善可以作為學生評獎評優的重要參考。而班級風采展示工作簿則通過圖文并茂的形式記錄著自入學以來班級舉辦的各類特色活動，該系統不僅能有序進記錄學生成長的點滴，更能夠展示班級或學院的獨特風采，亦可為學期總結積累材料。

二、教務管理系統實用性與創新性分析

Microsoft Excel軟件之所以對教務人員的工作提供了便捷的服務，是因為它集不同功能為一體，并能對各類數據進行加工管理。VBA的工作原理是用編程的方式處理數據，這對于多數教務人員來說都是可望不可即的事情，特別是教務人員素質各不相同，傳統VBA程序在使用有一定難度。為真正使VBA能夠切實地讓廣大教務人員接受，本文所開發的教務管理系統以簡單的程序操作，對用戶的計算機水平要求不高，包含內容涉及教學教務工作的最核心內容。同時教務人員可根據自身需求及各學院特色隨時更新和更改工作簿內容，具有極強的適用性和個人特色。此外，該系統區別于傳統教務系統的另一大特征便是對計算機、網絡等設備要求不高，用戶無需安裝其他系統，同時該系統開發難度較低，無需巨額費用，可普遍推廣。

本文所描述系統最大創新之處在于將人文關懷融入管理系統之中。當代學生不斷追求個性與創新，教學教務管理也應堅持以人為本，因材施教。該管理系統從班級的微觀角度出發，記錄學生學習、生活的點點滴滴，不但使管理工作有序高效地開展，更體現了教務人員對學生的人文關懷，在信息化管理的基礎上展現獨特的管理風采。

三、結語

大數據時代之下，運用計算機網絡管理教務教學已成必然趨勢。然而面對辦學規模不斷膨脹，教學教務工作繁雜的態勢，我們更應該注重微觀關懷與記錄。因此在學習和購買國內外大型綜合教務管理系統的同時，各高校獨立開發富有自身辦學管理特色的實用型管理系統也不失為明智之舉。

參考文獻：

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[4]韋偉.利用EXCEL實現考試成績的統計分析[J].電子商務，2011（8）.

[5]鐘承景.應用EXCELVBA建立教學工作量計算系統分析[J].信息與電腦，2012（2）.

作者簡介：

陳保茹（1992-），女，上海理工大學外語學院翻譯碩士；

王桂蓮（1966-），女，上海理工大學副教授、碩導，主要從事外語教學，翻譯研究；

宋章迪（1992-），男，上海理工大學機械學院工程碩士。