禮貌原則在商務英語信函中的運用

【摘要】禮貌原則是一個重要的語用理論，對國際商務交往活動具有重要的指導意義。在經濟全球化背景下，商務英語信函作為國際商務交往媒介的作用愈發突出。本文從禮貌原則的相關理論出發，闡述了禮貌原則在商務英語信函中的運用策略。

【關鍵詞】禮貌原則 商務英語信函

在經濟全球化和一體化背景下，各國經貿往來活動日益增加。作為商務活動的重要溝通工具，商務英語信函的使用頻率越來越高，其作用也越來越受到重視。一封規范得體的商務信函不僅可以傳遞交易信息，還有助于建立友好緊密的貿易關系，達成交易目的。因此，在商務英語信函寫作中，應遵循一定的原則，力求有效地發揮商務英語信函的作用。一般來說，在商務英語信函寫作中，應遵循7個C原則，即clarity（清楚），conciseness（簡潔），correctness（正確），concreteness（具體），consideration（體諒），completeness（完整），courtesy（禮貌）。本文擬重點介紹禮貌原則相關理論及其在商務英語信函中的運用。

一、關于禮貌原則的理論概述

20世紀50年代，美國著名社會學家爾文·戈夫曼（Erving Goffman）從人類學角度提出了“面子行為理論”，認為面子深刻滲透于人類行為中，時刻影響著人際交往。后來，英國學者布朗（Brown）和列文森（Levinson）在繼承戈夫曼觀點的基礎上，提出了影響更為深遠的面子觀，建立了禮貌語言的等級模式。他們將面子分為積極面子（positive face）與消極面子（negative face），并認為生活中存在很多威脅面子的行為，但是人們可以根據威脅程度采取五種不同等級的禮貌語言進行補救。不過，在關于禮貌的理論研究中，最為突出的是英國語言學家利奇（Geoffrey Leech）提出的禮貌原則。因此，本文主要闡述利奇的禮貌原則及其運用。

利奇從語用學的角度對禮貌原則進行了新的總結和歸納，其核心觀點是，在語言交際中，應盡量多地使用禮貌的表達方式，而盡量少地使用不禮貌的表達方式。對于禮貌與不禮貌的語言標準，利奇進行了對立式的劃分，給出了禮貌原則的六條次準則，分別是：

I.得體準則（Tact Maxim）

a.盡量減少他人的損失（minimize the cost to others）；b.盡量擴大他人的利益（maximize the benefit to others）。

II.慷慨準則（Generosity Maxim）

a.盡量減少自身的利益（minimize the benefit to self）；b.盡量擴大自身的損失（maximize the cost to self）。

III.贊揚準則（Approbation Maxim）

a.盡量減少對他人的貶損（minimize dispraise of others）；b.盡量增加對他人的贊揚（maximize praise of others）。

IV.謙虛準則（Modesty Maxim）

a.盡量減少對自身的贊揚（minimize praise of self）；b.盡量增加對自身的貶損（maximize dispraise of self）。

V.贊同準則（Agreement Maxim）

a.盡量縮小與他人的不同意見（minimize disagreement with others）；b.盡量擴大與他人的相同意見（maximize agreement with others）。

VI.同情準則（Sympathy Maxim）

a.盡量減少對他人的厭惡（minimize antipathy towards others）；b.盡量增加對他人的同情（maximize sympathy towards others）。

可以看出，得體準則與慷慨準是關于交際雙方利益分配的兩個方面；贊揚準則與謙虛準則是關于情感評價的兩個方面；贊同準則與同情準則是關于求同存異的兩個方面。

二、禮貌原則在商務英語信函中的運用

1.詞匯層面。

（1）合理使用積極詞匯。在商務英語信函中，應盡可能多地合理使用積極詞匯。根據贊揚準則，積極詞匯能較好地傳達對對方的認可與贊美，有助于拉近雙方的距離；同時，根據贊同準則，積極詞匯能有效地縮小與對方的分歧，有助于建立一個融洽的交易氛圍。此外，當交易中出現一些突發問題時，合理使用積極詞匯能反映交易一方積極解決問題、減少對方損失的態度，這也符合得體準則的要求。

例1：In light of our steady， cordial commercial relationship， we are pleased to make the following offer. 該句使用了steady， cordial， pleased等積極詞匯，一方面突出了對方的主體位置，另一方面肯定了雙方的利益一致性，更容易讓對方接受我方的報盤。

例2：We appreciate the opportunity to do business with a reputed company like you， but could you please offer a lower price？ 該句采用贊揚準則，而且“appreciate”、“reputed”等詞能讓對方更容易接受我方在交易價格上的不同意見，避免分歧擴大。

（2）靈活運用模糊語。在商務信函中，關于交易條款的信息應該清楚、具體，但在拒絕對方條件或表示不同意見時，不宜直截了當地告訴對方，而應采用語氣比較緩和的模糊詞進行表達，照顧對方的面子，避免陷入僵局。常用的模糊詞有Im afraid， perhaps， probably， some， as if， seem， appear等。當然，在具體的語境中，還可以靈活使用其他很多模糊語。

例3：All terms seem to be favorable except for the delivery date. Im afraid it cant be done until May 10. 該句中的模糊語“seem”含蓄地表達了對交付日期的不同意見，而“Im afraid”就間接地提出了我方認為合適的交付日期，避免了生硬的語氣對對方面子的損害。

例4：Im grateful for your price reduction of 1%， but I had expected something better. 此句用“something better”對我方期待的價格調整幅度進行了模糊處理，給對方保留了價格調整的自主權，體現了對對方的尊重，符合得體準則的要求。

（3）恰當使用情態動詞。情態動詞體現了說話者的態度與意愿，能較好地傳達情感。在商務英語信函中，經常使用could， should， may， might， would等情態動詞，一方面可以弱化命令、指責的語氣，保全對方的面子，另一方面也符合得體準則與謙虛準則的要求，降低自己身份，突出對方主體地位，減少對對方的貶損。

例5：We would be very pleased and thankful if you could effect delivery before August 20. 該句較委婉地傳達了一個命令，使對方更容易接受。

2.句法層面。

（1）正確使用“you-attitude”。根據得體準則和慷慨準則，在商務信函中正確使用“you-attitude”能有效突出對方的主體地位，體現從對方的利益出發，尊重對方的立場和態度。但應注意，在傳遞消極信息時，不宜過多地使用“you-attitude”，否則會使對方處于不利地位，并擴大對方的損失或對對方的貶損。

例6：Your order will be given prompt and best attention to and you can depend on us to fulfill the shipment as you required.

例7：We will give prompt and best attention to your order and fulfill the shipment as you required.

顯然，例6比例7更凸顯了對對方的尊重與重視，更有助于建立長期穩定的合作關系。

例8：Your improper packing has caused great damage to the goods. 該句使用“you-attitude”無疑加重了指責力度，置對方于尷尬境地，不利于解決問題。

（2）充分運用肯定句。在商務信函中，應盡量多地使用肯定句，盡可能避免消極否定的語氣。依據贊揚準則與贊同準則，使用肯定句有助于構建愉悅、和諧的交易氛圍，減少雙方在情感上的對立，避免直接貶損對方。該策略與上述關于積極詞匯的使用很相似。

例9：Your order hasnt specified the size of the clothes you require.

例10：Please let me know the specific size of the clothes you require in your order.

例9與例10分別用否定語氣和肯定語氣表達了同一意思，但顯而易見，例10比例9顯得更加真誠、更加有禮貌。

（3）巧妙運用被動語態。被動語態具有隱去動作實施者、強調動作客觀結果的特點，因此，根據同情準則，在商務信函中可以巧妙地運用被動語態，表達一些負面或消極信息，諸如拒絕、抱怨、投訴、指責等，達到客觀地“就事論事”的目的，減少對對方的厭惡或反感，避免咄咄逼人地表達不滿。

例11：As stipulated in the contract， the goods should be delivered before April 12. However， we were notified that the delivery was done just yesterday， which has caused great inconvenience to us.

例12：As stipulated in the contract， you should deliver the goods before April 12. However， we were notified that you delivered the goods just yesterday， which has caused great inconvenience to us.

例11運用被動語態主要表達的是“沒有按規定時間發貨”這個事實，而例12運用主動語態傳達出的突出信息是“你沒有按規定時間發貨”，有責備之嫌，會讓對方面子受損。

（4）靈活使用虛擬語氣。虛擬語氣的句子語氣委婉、客氣，因此，在商務信函中，可以根據實際情況采用虛擬語氣的表達方式，做到“有禮有節”。在提出請求或建議時，使用虛擬語氣能有效避免陷入命令的誤區，讓對方心理上更容易接受；在提出問題或表示拒絕、不滿時，使用虛擬語氣能減輕對方的心理抵觸程度，避免赤裸裸地抱怨或指責。下面的兩個例子可以明顯看出虛擬語氣句的“神奇”作用。

例13：1） We cannot offer a lower price.

2） We wish we were able to offer a lower price.

例14：1） We want you to offer a lower price so that we can make a larger order.

2） We would like to suggest that you offer a lower price so as to enable us to make a larger order.

（5）恰當運用復合句。在商務信函中，復合句不僅使得行文更加嚴謹正式，還具有以下功能：第一，復合句的信息焦點通常在主句上，因此，在表達消極信息時可以使用復合句，將消極信息置于從句中，以淡化消極信息對對方帶來的負面影響；第二，一些復合句（如條件狀語從句、讓步狀語從句）可以較委婉地提出建議或不同意見。

例15：Id like to remind you that the goods must be delivered immediately， or well be obliged to ask for a refund. 該句使用復合句減輕了消極信息的沖擊力。

例16： It would be appreciated if you could quote your price of CIF Guangzhou.該句使用條件狀語從句委婉地提出了我方的要求。

三、結語

綜上所述，在商務英語信函寫作中，靈活運用Leech的禮貌原則具有很重要的現實意義，不僅能增強信息傳遞的有效性，還有助于消除影響交易的負面因素，促進交易的順利進行。因此，在商務信函寫作中，應加強對禮貌原則的理解，掌握禮貌原則的運用策略，真正做到禮貌得體。

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作者簡介：廖國臣（1984.02-），男，漢族，湖北鄂州人，碩士研究生，講師，研究方向：商務英語教學。