OA協同工作管理平臺在醫院信息化建設與管理中的應用

劉建林

摘要 辦公自動化（OA）將新型辦公方式和計算機及通訊技術結合起來使信息計算機化、網絡化，實現信息共享、協作和協同辦公，提高辦公效率和辦公質量，為管理提供及時、準確、全面的服務。該文結合我院數字化建設實際情況，闡述了醫院協同工作管理平臺的建設目標，并介紹我院應用協同工作管理平臺的特點及應用效果，探討和總結其在醫院信息化建設與管理中發揮的作用。

關鍵詞 辦公自動化；協同工作平臺；信息化建設；數字化醫院

中圖分類號：TP315 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2016）26-0102-02

OA系統已經在國內企事業單位廣泛使用并逐步得到醫院管理的重視。隨著數字化建設進程的推進，醫院OA系統從傳統的即使通訊和流程管理為核心的運行模式轉變為醫院信息協同平臺，并與其他業務系統（如HIS，HRP等）進行數據整合，使得信息傳統更快、流程更有效、協同工作更高效，同時為決策層提供支持。建立統一的協同辦公系統是數字化醫院辦公系統的發展趨勢[1]。

1 醫院信息化管理中應用OA系統的必要性

隨著醫院醫療業務的不斷擴大，組織結構不斷調整，職能、業務部門的工作不斷細化，人工操作難免存在疏忽遺漏，進而造成信息傳遞延誤甚至是錯誤[2]。醫院人才隊伍不斷擴大，流動性相比其他單位較大，新員工入職后需要更長的適應周期，這就使得員工熟悉了解醫院各項規章制度的時間相對長進而影響執行力，同時對醫院的服務質量也會造成影響。在辦理相關業務時，需要進行較多的紙質審批流程，而紙質流程審批難以查詢進度、辦理繁瑣、人工干預較多、效率低下。相關信息傳遞不夠及時和全面，不能全面掌握工作進度，無法進行合理性分析。通過建立醫院OA協同辦公平臺，更好提高醫院管理質量和管理效率，對醫院數字化管理有著極大推動作用。

2 OA協同工作管理平臺的建設目標

OA協同工作管理平臺的網絡架構如下所示：

2.1建設統一工作管理門戶、整合內部資源

通過協同工作管理平臺整合分散的各類系統，建立面向不同角色的個性化工作門戶。實現用戶、數據以及應用的整合。系統還能與醫院HIS系統、一卡通系統、HRP等系統進行整合，使得用戶的內部辦公與相關業務系統實現互聯互通，屏蔽信息系統之間“信息孤島”和“數字鴻溝”。

2.2建設協同工作平臺

協同辦公和管理是為提高辦公效率，溝通內部信息的。通過系統建設，給管理者提供流程化、現代化的辦公環境，良好的信息服務，智能化的決策支持，使各部門協同工作、信息交流暢通無阻，使公文管理、行政管理、信息發布等辦公水平有一個質的飛躍。

2.3建設黨群工作平臺

黨群工作是醫院日常管理的重要工作，如何有效提升醫院形象和公眾影響力也是建設協同管理平臺的重要目標之一。通過在平臺上搭建醫德醫風模塊，將群眾來訪登記、感謝姓登記、信訪事項管理、精神文明及行風建設獎罰、科普宣傳管理等進行有效管理，以“改善缺陷管理”為核心思想，針對門急診、住院、出院三類患者提供滿意度調查，將患者在醫院就診各個環節的感受和接收的服務進行真實且有針對性的評價。提升醫院綜合服務質量，增強醫院競爭力及公眾形象。

2.4建設電子化工作流管理平臺

通過OA系統對信息流程的約束，對流程過程進行有效管理，把管理目標與操作規范結合在一起，實現各工作流程的申請、受理、審批、閱辦、辦結、存檔、督辦、查閱等全流程電子化處理，減少手工操作，提高工作效率。同時改變有紙化的辦公模式，為網上辦公創造條件，最終實現網絡辦公模式。

2.5建設醫院綜合后勤管理平臺

搭建人事管理平臺，實現考勤報表電子化管理、獎金和工資發放電子化、排班管理和執行電子化、人事信息檔案電子化。

3 OA協同工作管理平臺在醫院信息化管理中的應用

3.1門戶平臺

協同辦公門戶作為整個組織內部信息化的入口，與組織內各個業務系統進行集成，是數據集中展現的平臺。既可以展示關切和重要的信息，也可以推送一些需要辦理的待辦文件、公文及郵件內容，同時可與第三方業務系統做接口整合，實現單點登錄到業務系統或將相關系統數據以實時報表狀況展示到門戶首頁。

3.2信息發布平臺

為醫院內部信息發布及傳播提供產所，使醫院的新聞、通知、公告、規章制度、各種類型文檔能快速傳播；搜集各部門科室的各類信息資源，文檔資料，形成內部知識庫，實現知識的快速傳播與共享，提高員工的技能素質。

3.3工作流平臺

工作流平臺使醫院實現辦公無紙化、電子化，工作流業務計算機處理，便于流程處理過程中相關文檔等按照設定的規則進行流轉，實現內部員工協同工作，同時使醫院的工作流程透明化、自動化，管理者可以全面把握各項工作的執行情況。

3.4公文管理平臺[3]

公文管理平臺主要實現醫院公文有序、高效、電子化管理，解決公文傳遞過程慢，紙質化成本高，信息傳遞不及時、無法協同處理、不方便查閱等問題。實現收發文及文件送審簽等自動化管理，利用工作流引擎自定義各處理流程及流程節點，對流程辦理過程進行跟蹤，并可對處理完公文進行歸類存檔。

3.5人事管理平臺

人事管理平臺作為HRP的補充，將人事管理和醫院各項工作進行緊密管理使用。以人為中心，將各項工作、各類信息、各類流程、各類事務與人進行關聯。人的各項信息以卡片的方式展示，人在系統中的重要動作，如工作流程的辦理情況、信息的創建情況、所負責的項目、創建的日志等一目了然。

3.6內部郵件

內部郵件是模仿傳統郵件系統基于數據庫開發的系統內使用的郵件系統，具有方便快捷，即發即收，無信件延誤及。內部郵件用于內部員工之間信息傳遞，與傳統郵件不同的是，在發郵件時可按組織結構或自定義群組選擇收件人，無需記住個人的郵件地址。

3.7短信平臺

OA短信接口與醫院統一的短信接口對接，實現OA系統信息以短信方式提交到用戶手機，系統中各模塊的工作流程、會議管理、郵件等模塊都可以調用短信接口發送短信。

3.8綜合辦公

主要包括會議室申請，設備申請，資料管理，問卷調查、會務管理，排班管理，相關自定義模塊等。

3.9患者滿意度調查平臺

實現患者滿意度調查，在醫院大廳放置調查用觸摸屏，患者可以對就診的各個環節進行滿意度評價，采集的滿意度數據自動進入協同工作管理平臺進行統計與分析。

3.10個人事務平臺

用戶可以查看和管理個人相關信息，進行個性化設置，包括設定工作日志，聯系人設置，管理工作匯報，查看任務中心，設置個人去向，應用個人工具等。

4 OA協同工作管理平臺的應用效果

1）無紙化辦公降低了辦公成本

醫院內的文印制度、公告制度可以不再采用紙質流轉，通過辦公系統直接流轉，方便員工進行查詢，節省開支，提高文檔使用效率。

2）減少溝通時間，提高辦事效率

與傳統的溝通方式相比，以往需要兩三天解決的問題，利用協同辦公系統內部溝通工具一兩個小時就解決了。

3）實現醫院基礎工作的電子化、網絡化管理，提高各科室之間的辦公自動化水平和工作效率。

4）建立患者滿意度調查平臺使醫院和患者之間架起了溝通的橋梁，提高醫院的公信度。

5）為數字化現代醫院建設打下夯實基礎。

6）促使組織機構扁平化，降低管理成本，提高員工主觀能動性。

5結束語

通過建立醫院OA協同工作平臺，可以使醫院內部溝通更順暢、管理更高效、消息傳遞更便捷，為管理者提供決策支持，從而提高醫院運行效率和管理水平，促進醫院信息化數字化發展。OA協同辦公系統建設同時對醫院辦公流程化、規范化和標準化提出了更高的要求，也會促進相關流程、規范、標準的不斷改進和完善。未來，相信OA協同辦公系統將會在醫院管理中發揮重要作用，同時，OA協同辦公系統也會不斷優化和提升。

參考文獻：

[1] 王非，許同來.辦公自動化系統在醫院信息化中的應用[J].中國醫療設備，2012，27（8）：111-112.

[2] 程志偉.淺談OA辦公自動化系統在醫院信息化管理中的應用[J].網絡與信息工程，2014（22）：58-60.

[3] 苦修內功 五招成就高端OA辦公系統[EB/OL].http：//blog.sina.com.cn/s/blog_81f417d901011k9u.html.