信息化是提升煙臺開發區檔案工作的基石

韓正黎

煙臺開發區檔案館 山東煙臺 264000

信息化是提升煙臺開發區檔案工作的基石

韓正黎

煙臺開發區檔案館 山東煙臺 264000

煙臺開發區檔案信息化工作一直走在煙臺縣市區級前列，在全市第一購置四通打印機、第一使用檔案管理系統對文書檔案實行電子目錄管理、第一開展檔案數字化工作、第一在縣市區級檔案館中申報省級優秀科技成果并獲得二等獎，多項檔案信息化工作的取得，得益于煙臺開發區領導對檔案工作的重視，業務上級的有利支持和開發區經濟快速發展的堅強后盾。

煙臺開發區；檔案信息化管理

煙臺開發區檔案館是名副其實的綜合檔案館，主要職能有四項：一是擔負著地方檔案館的職責，二是擔負著地方城市建設檔案館的職責，三是煙臺開發區工委、管委辦公室綜合檔案室，四是煙臺開發區現行文件服務中心。小政府、大社會是煙臺開發區工委、管委設置機構的基本方針，成立初期就本著精簡、高效的原則，在人手少、任務重的情況下，走檔案信息化的道路是煙臺開發區檔案發展壯大的必由之路。主要做法是：

一、工委、管委對檔案信息化工作的重視和經濟投入

煙臺開發區檔案事業發展全面列入煙臺開發區國民經濟和社會發展規劃、煙臺開發區精神文明建設規劃。其中煙臺開發區檔案館信息化建設工作納入了當地政府（工委、管委）的信息建設規劃盤子中。三個規劃的納入使檔案事業和檔案信息化發展有了充分的政策依據，檔案事業經費納入煙臺開發區財政預算管理，保證了檔案信息化的經濟投入。

煙臺開發區檔案館檔案信息化工作分解細化到每個年度，每年都將常規性更換軟硬件列入政府采購計劃，硬軟件配備和采購經歷了四次大的更新換代，從條目軟件和單一PC機到微型服務器條目局域網、全文檢索局域網和現在的三網有機融合，所有進館文書檔案實行全方位檢索查詢。硬件從一九九一年第一臺四通打印機機打目錄開始，發展到現在擁有三臺現代化服務器支撐的集檔案收集、整理、接收和查詢為一體化的全方位多角度的現代化檔案信息化管理系統。共計先后軟硬件投入約五百萬元以上，經費保障的到位，有效的支持了煙臺開發區檔案信息化的建設和健康發展的需要。

二、檔案信息化建設要超前于地方經濟發展

創新是煙臺開發區檔案工作的主題，歷任領導班子都把檔案工作創新發展放在首位，先是走出去到先進發達地區取經學習，再是與軟件公司融合發展把檔案工作的實踐經驗和工作需求融入到檔案應用軟件中，2012年煙臺開發區檔案館與軟件公司聯合研制的“三維仿真數字化管理系統”獲山東省檔案局科技成果二等獎。

煙臺開發區是改革開放的窗口，各項工作高速發展，形成了大量的新型載體檔案，檔案信息工作落后于開發區經濟的發展就會失去收集檔案的時機。我們始終堅持與區內信息化重要部門加強溝通和相互學習，煙臺開發區工委、管委辦公室，他的政府網站和OA辦公信息自動化系統與檔案管理系統有著緊密的聯系，形成的信息公開、公共服務，公文審批簽閱等等無紙化辦公信息又給檔案工作信息化帶來了新的挑戰，在上級業務部門無標準的前提下，針對新媒體煙臺開發區檔案館多次與管委機要保密和信息部門溝通形成一套完整的接收流程和方式方法，將工委、管委網站和政府OA自動化辦公系全部沉淀信息接收進館，下一步準備分門別類進行整理和鑒定，確認安全的情況下上傳入檔案數據庫開發利用，新媒體信息的開發和利用推動和加強了檔案信息化的全面升級和發展。

三、對傳統檔案全面進行數字化處理

館藏文書、照片等多種門類和載體媒體的檔案全部數字化，前期采用檔案外包方式把館內所有文書檔案數字化加工完畢。2016年為了有效的節約資源，采取政府購買服務一條龍的方式，即不涉密文件由檔案館專人指導，購買服務在立卷歸檔的同時進行編目和數字化加工等工作一次性完成。

購置了膠片及音視頻轉換設備，將數萬張照片檔案和煙臺開發區簡介等視頻檔案進行了數字化轉換，轉換后的媒體檔案極大的豐富了現有館藏。

四、檔案信息化工作要全面為地方經濟建設服務

煙臺開發區檔案建立了照片檔案、聲像檔案數據庫及開發區檔案館網站，并在檔案館網頁上開設了“政府公開信息窗口”。逐步建立了館內珍貴檔案，比如國家領導及名人來開發區指導工作的題詞（字），實現了檔案編目、檢索現代化。

根據館藏建設需要，有計劃的開展了電子文件收集、征集工作，目前已接收近年來國務院、省、市、區電子文件及檔案目錄光盤。

日前煙臺開發區已建成涵蓋局域網數字檔案館核心業務平臺、政務網電子檔案接收平臺和檔案信息服務平臺、互聯網檔案公開平臺，租用云計算運營服務商中金數據的數據服務建設公眾查詢網絡硬件平臺，建立檔案網站，接入互聯網，供社會公眾進行檔案查詢。構成了三網一體的高水平數字檔案館系統，和檔案資源共享平臺，檔案信息資源共享服務體系。管委政務網綜合檔案管理平臺，接入管委政務網，供全區各機關檔案室通過管委政務網開展數字檔案信息的查詢、上傳、下載等業務。全部檔案數據實現在線備份、離線備份，逐步實現了數字檔案館實施信息系統安全等級保護或分級保護。構成了采用云計算、大數據、物聯網、移動互聯網等技術的新一代數字檔案館。

五、總結

依托煙臺開發區檔案新館（投資五仟萬元，建設面積九仟多平方米，歷經五年于2015年10月全面竣工并投入使用），2017年信息化工作全面提升：

（一）辦好實體展覽館對外開放，同時開通互聯網網上展覽館，基本采取一對一的模式，使利用者足不出戶就能瀏覽煙臺開發區檔案展覽館。

（二）將檔案信息化工作擴展到民生領域。

（三）與電視臺、規劃、城建等部門進行協商把煙臺開發區電視新聞片，歷次煙臺開發區規劃，城市地下管網等信息技術含量高，應用范圍廣的檔案進行重點的挖掘和跟蹤收集，爭取早日開發利用出成果。

（四）開發挖掘老照片數據庫，與《開發時報》聯合舉辦煙臺開發區老照片展。

通過以上措施展，將煙臺開發區檔案館打造成名副其實的愛國主義教育基地和宣傳開發區的基地。