淺析文件向檔案轉化的條件和標志

王旭穎

吉林省雙遼市疾病預防控制中心

淺析文件向檔案轉化的條件和標志

王旭穎

吉林省雙遼市疾病預防控制中心

文件的出現主要是對整件事情的發展始末進行記載的一個過程，其中包含了時間、地點、人物等重要的信息。在文件的分類中，主要有很多種類型，有些是聲音文件，有些是圖片文件，有些是視頻文件等，但是隨著文件數量的越來越多，文件的數量也會變得越來越多，這就為文件的整理帶來了一定的困難。而隨著新時期的到來，科學技術水平的不斷提高讓文件管理擁有了一種新的方式，那就是朝著檔案的方向轉化，這對于今后的進一步學習與研究具有十分重要的幫助，能夠體現出一定的文化價值。因此本文就將重點從文件向檔案進行轉化的條件以及標志入手，希望對今后的研究工作帶來一定的幫助。

文件；發展；歸檔

在當前時代不斷發展以及變遷的過程中，我國的檔案工作呈現出新的發展變化，在對檔案進行變革的過程中，已經不能滿足現代社會的發展需要了，當前面臨的一些重大機遇與挑戰需要我們進一步的去解決，去探索，將傳統文件加以進一步的變革，本文重點對文件向檔案進行轉化所需要的條件入手，分析其主要的轉化標志，摸索文件在運動過程中的發展規律，希望能夠對今后的工作有所幫助，更好的實現文件向檔案轉化的發展。希望通過本文的論述能夠實現整體水平的進一步提升。

一、文件轉化為檔案的條件

在將文件向檔案進行轉化的過程中，應該認識到二者之間是存在一定差異性的，但是也存在的一定相同之處，其共同的特點在于都是對事件進行記載的一個過程。但是二者的不同之處在于文件是先于檔案出現的，二者的發展階段是不同的，但是文件最終的歸宿是檔案，如何在滿足條件的前提下，將文件向檔案轉化，是下文要探討的內容。

首先，文件只有在完成使用以后才能轉化為檔案，所以其他時間段的轉化都不能稱之為檔案，在完成辦理之后才能進行歸檔。其次，文件轉化為檔案必須是要有一定應用價值的，所以并不是所有的文件都能轉化為檔案的，一般情況下，在實踐以及科研過程中產生的文件都能轉化為文件。第三，在我國當前經濟建設的過程中，文件的數量呈現出不斷增多的趨勢，在這其中的很多文件都有可能是相同的，但是這其中也是有規律可以遵循的，只要是能夠在一定規律基礎上集中起來的文件，都能夠成為檔案。因此，只有在上述的條件基礎上才能實現對文件的轉化，其主要的標志也就是歸檔。

二、傳統文件歸檔的變革

在當前的社會發展過程中，信息化的時代已經來臨，所以進一步促進了檔案事業的發展，在計算機的幫助下，檔案逐漸形成了智能化與自動化的發展趨勢，這是對傳統文件歸檔的一種十分明顯的變革。其主要的變革特點如下。

首先是辦公自動化的發展，這一變革對歸檔產生的影響是文件被分為了兩種主要的類型，一種是電子文件，另一種是紙質文件。不同的文件類型在歸檔載體上也是具有一定差異的。尤其是在當前網絡技術不斷發展的前提下，電子文件主要有兩種歸檔形式，一種是網絡歸檔，一種是介質歸檔。其次，文件檔案的一體化實現可以看作是文件的最終歸宿，這也是實現檔案管理的前提條件。以此為管理模式，檔案系統的應用可以同時發展文件工作以及檔案工作，并且具有保存價值的文件能夠歸檔，將其進行一定的標記以后，采用網絡歸檔的方式，保證其始終處在有效的監控管理之下。在這一系統中，如果文件還沒有處理完成，但是卻進行了歸檔，那么就會造成文件與檔案之間的區分不明確。第三，文件在形成或者收到以后便產生了網絡歸檔，這就造成介質歸檔的價值無法得到體現。受到一定條件的限制，有些檔案館只能對部分文件進行保管，紙質文件并不進行歸檔，而是在各個部門中分別進行保管，所以只有膠質文件以及證據文件才能在檔案館中進行集中保管。通過上述的分析可以得知，我國傳統文件在時代發展的過程中已經逐漸朝著檔案的方向進行轉化，所以集中保存以及完成辦理已經不能稱得上是文件轉化的必要條件了，只有對文件的價值進行鑒定才能稱得上是轉化的主要標志。

三、文件價值運動規律是文件向檔案轉化的內在動力

文件具有現實和歷史功用的記錄材料，文件生命周期向我們描述了文件運動的客觀規律，目前從文件劃分運動階段分析，檔案概念大體可分為四種類型：第一種，以美國等為代表檔案界認為檔案是經鑒定值得永久保存的文件。第二種，以法國為代表的國家認為檔案涵蓋了整個文件生命周期全過程。第三種，是國際檔案理事會主持編寫的《多語種檔案術語詞典》中的檔案定義。這里的定義與美國定義較為類似，但它們并不強調檔案必須具有永久價值，而僅僅指出它是由形成者或其職能的繼承者為自己利用，或由適當的檔案館因其檔案價值而保存經過挑選或未經挑選的非現行文件。第四種，以我國和蘇聯為代表的檔案定義，即認為辦理完結歸檔保存的文件才能被稱為檔案。由于各國國情不同，但無論何種定義都承認檔案是由文件“轉化”而來的，轉化就是運動，任何事物的運動都是其內部矛盾運動的結果，文件運動也是由其內部矛盾運動決定并推動的。而文件內部矛盾運動是通過文件價值表現出來的。

四、對“以`歸檔'作為文件向檔案轉化的標志”的反思

歸檔是“文書業務部門將工作活動中處理完畢，仍有保存價值的文件材料，按規定制度整理組卷后，定期向檔案室移交集中的過程，是文書處理工作的最后環節，是正常情況下文件轉化為檔案的交匯點和條件?！睔w檔的對象是有保存價值的文件材料,可見確定文件材料是否具有保存價值，是對其進行歸檔的前提。事實上，文件一旦被確定為有保存價值時，轉化行為就已經發生了，人們就要對這些被認定為已屬檔案范疇的文件材料進行集中和歸檔。文件本體總要經歷一個從“形成”到“現行”再到“暫存”最后進入“歷史”階段的運動周期，這一客觀規律是不以人的主觀意志為轉移的，不管文件是否被歸檔，文件價值一旦轉化為檔案價值時，它自身就已實現向檔案的轉化了。

五、結論

雖然檔案與文件有一定的區別，但從本質上說，檔案是文件生命有機體的延生，檔案是處于一定歷史階段的文件，在這個歷史階段中，文件被打上了人類的烙印，因而具有不同于以前歷史階段的特征。電子計算機技術與網絡技術的應用是文件的形態與傳遞方式的改變，當然這些改變會使文件與檔案管理方式與具體做法進一步發生相應的變化，但不會改變文件與檔案的原有關系。

[1]王茂躍.大檔案概念的若干觀點簡評[J].北京檔案,2015(1).