檔案管理與知識管理的關系分析

劉明惠

摘 要：隨著全球經濟朝著一體化的方向發展下，使不同國家的經濟文化也逐漸集中起來，推動了全球經濟的不斷發展。當前，因為社會發展速度的不斷加快，各種知識交流也在大幅度提高。如今，不同行業在激烈的市場競爭中都逐漸嶄露頭角，因此企業知識的管理工作也逐漸引起了人們的注意。對此，本文主要針對檔案管理與知識管理相近相通、檔案管理與知識管理相差相異、檔案管理與知識管理相輔相成進行分析，提出合理化建議，提供給相關人士，供以借鑒。

關鍵詞：知識管理；管理技術；檔案管理；數字化

因為知識管理工作以及檔案管理工作共同的目標都是為了使企業可以不斷的發展，但是兩者之間卻存在一定的區別，其中最大的不同之處就是管理范圍及其管理深度，與此同時檔案管理工作和知識管理工作所傾向的重點具有差異性。然而兩者之間還會存在一些相同之處，為了進一步將兩者的管理質量加以提高，相關單位就應當對其的關系進行掌握，進而才可以推動企業的不斷發展。

1 檔案管理與知識管理相近相通

1.1 管理對象重疊

在檔案管理中，對檔案的分類十分的細致，主要是按照文件或檔案的內容進行不同程度的劃分，而且并對不同年限的的檔案進行明細的標記，并且排列好順序，以方便讀者在進行閱讀時，可以詳細的對檔案進行了解。而知識管理則與文檔管理有很大不同，它主要是對知識進行不同的分析、解釋和研究，也是文件最基礎的組成部分。組織的知識的知識為顯性知識和隱性知識。顯性知識是通過組織自身工作和活動中逐步形成的非文件和收買其他各個組織信息以及通過其他外部因素得到的文件和檔案；主要由收集、交換等方式從外部獲取的圖書、報紙、期刊、數據庫等。

1.2 管理目的相近

檔案是通過知識的形式來呈現出的一種服務方式，是為了符合社會不同領域對知識的需要而提供的有關的管理形式。為了進一步對不同活動進行組織而開展的檔案服務工作，達到用戶對檔案的需要，同樣也是檔案管理工作實現目標的核心內容，是檔案工作在使用中的主要目的。而知識管理工作的最終目的是為了將知識的價值充分的體現出來，使企業可以在市場中站穩腳步。對此，相關人員在對知識進行管理時還應當知識模式來使用到合理的地方，將這些知識傳授給人們，為今后的工作帶來益處。

1.3 管理技術相同

受信息技術全球化的整體趨勢影響下，科學技術越來越發達，信息傳遞越來越迅速，文件和檔案在管理中逐步的出現相互交流和相互的改革控制，各種信息形式的日益復雜化。對于從古代流傳下來的羊皮或絹帛或紙質的文件和檔案，為了能在當前網絡一體化的管理模式下適應發展，應當對其進行數字化處理，使其所傳遞的知識能讓現代人所了解學習。而知識管理更是信息技術飛速發展的產物，知識管理的實現離不開計算機技術、通訊技術和網絡技術等的應用。

2 檔案管理與知識管理相差相異

2.1 管理的對象不同

對于所管理的對象來說，檔案工作主要是對文獻資料、相應的文檔等能夠記載的信息開展管理工作，不管是以往紙質管理形式上，還是在當前檔案信息化管理形式下，所管理的內容都是可以看得見的；而就知識管理工作而言，它所接觸的內容是不能用詳細的文字說明的，是較為抽象的。因此，后者包含前者，簡單的說就是知識包含信息。

2.2 管理的具體流程的不同

由于檔案管理工作的相關程序包含很多方面，如整理、統計等方面，而管理中的每一個步驟都是至關重要的。這是因為在檔案信息化管理工作具有一定的繁瑣性，以往檔案管理模式就相對于信息化管理工作較為簡單，它僅僅只需要四個步驟就可以完成，主要體現在以下幾個步驟：第一步是收集工作；第二步是整理工作；第三步驟是館藏工作；第四部是利用工作；但是對于知識管理工作來說，它也包含很多內容，如成立相應的知識文庫、激勵員工之家能的溝通；在企業內部營造出良好的知識氛圍，將知識當做企業的核心內容加以管理，由于知識管理工作要求是具有統一性的，從而促使員工可以從各種渠道來不斷的學習，并將所得到的知識變成獎勵措施，最終給予企業的不斷進步。

知識管理需要在企業內部構建一個完整的、量化與質化的知識系統，讓企業員工通過不同途徑獲得相關的知識，并將所獲取的知識轉化為工作績效，最后回饋給企業，促進企業的發展。

3 檔案管理與知識管理相輔相成

3.1 知識管理提升檔案管理

3.1.1 知識管理可以拓展檔案管理的領域

以往檔案管理工作對文件、圖書等方面和檔案進行區分開，將相應的文件、情報等不包括在管理職責內，進而將其自身的活動空間產生了一定的制約性。就管理內容來說，目前諸多企業檔案大部分僅僅只對歷史進行記載，而對于企業的發展情況而言，往往成為過去式，沒有很大的使用價值。隨著我國經濟水平的不斷發展下，檔案應當和企業的發展動態與時俱進，這樣才能夠對檔案進行研究，從而盡可能發揮出檔案的作用，為企業的發展提供更多的參考依據。

知識管理要求將包括文件、檔案在內的一切載體形態的知識納入管理范圍，并將不同載體形態的知識進行整合與集成，建構一個整體的知識資源體系。知識管理強調在企業各項生產、經營、管理活動創造知識、應用知識，使知識直接服務于企業價值創造活動。

3.1.2 知識管理可以提升檔案管理的價值

以往檔案管理工作更傾向于儲存檔案，而沒有對利用檔案引起重視，諸多檔案都是儲存著企業的發展進程，有些信息也可能是已經過時的，對當前的企業發展不能帶來益處。而知識管理就不同了，能夠在對其進行研究得到新的信息，這樣就可以很好的發揮出自身的作用，從而將管理價值加以提高。

3.2 檔案管理促進知識管理

3.2.1 檔案管理有助于沉淀、積累知識

檔案管理可以保留從人類文明開始的一切知識和信息，通過文件或檔案的方式流傳下來，使后來者可以學習借鑒，豐富自身的知識，在此基礎上創新發展，這也是世界能夠得以發展的基礎。

3.2.2 檔案管理有助于傳播、交流知識

在語言交流的過程中對檔案管理分析與應用是最為關鍵的，但是語言交流也存在一些缺點，比如受時間空間的限制，容易失真，不能以書面的方式流傳下來等。對于書面交流來說，費時費力和文化限制又成為其主要的缺點。

3.2.3 檔案管理有助于理解、挖掘知識

檔案管理工作的主要遵循的原則就是來源原則，簡單的說是不管在什么情況下被誰使用，都是為了獲得某種目的而形成的。而這些信息正是管理、使用電子文件的主要內容。

結束語

通過以上內容的論述，可以得知：相關單位通過采取現代化技術來對檔案管理工作進行探討，科學的使用知識管理的關系，從而為檔案管理工作的落實奠定了扎實的基礎，為檔案管理可以實現共享的目的而做出貢獻?？傊?，檔案管理工作以及知識管理工作之間是互相滲透、互相影響的，這樣才能夠使人類的文明獲得各更好的延續與傳承。

參考文獻

[1]鄭洪華，吳佩珊.基于檔案管理的企業知識源梳理模式[J].辦公自動化，2009，6.

[2]徐擁軍.檔案管理與知識管理的關系研究[J].山西檔案，2008，1.

[3]高鳳芝.淺談如何提高檔案管理人員的素質[J].現代營銷（學苑版），2010，9.