淺析word文檔中長文檔排版處理方法

路聚儉

摘 要：Microsoft office中的word組件是當前日常文字處理工作中應用最為廣泛的一種計算機應用軟件。國內每一臺個人電腦上幾乎都裝有某一版本的word。Word功能豐富，性能優良，是人們進行文字編輯，提高辦公自動化水平的重要輔助。使用word進行文檔排版，是人們經常遇到的情況。但在對大型文檔進行編輯排版時，由于結構復雜，操作步驟較多，對于非專業人員來說具有較大難度。文章針對word長篇幅文檔排版有關問題進行探討，詳細介紹了word排版過程中各個環節的技術要點和操作方法。

關鍵詞：長文檔；word；排版

引言

當前，計算機技術廣泛應用于人類社會生產、生活的各個領域。以計算機為平臺，無數應用軟件在各自所對應的行業內大展拳腳，極大地提高了工作效率和工作質量。其中，美國微軟公司開發出版的office系列辦公軟件以其廣泛的適用性、較高的使用性能，操作簡單等優點成為人們開展日常內務工作的重要輔助工具。office系列辦公軟件包括多個軟件，其中人們使用最多，普及率最高的應該就是word了。Word作為文檔編輯工具，應用范圍最為廣泛，也是大家工作中應用最多的工具軟件。在進行文字工作時，大家往往首先想到的就是使用word來編輯。在日常工作中，許多時候大家會遇到編輯、撰寫的文檔篇幅很大、字數很多的情況，比如論文、報告、小說等諸多文體，字數往往以萬計。通常而言，這類文檔由于篇幅很大，出于方便閱讀的考慮，對于文章結構和文字格式都有著較為嚴格和清晰的要求。比如一篇大型報告，往往包括封面、目錄、正文等單元，而正文又分為多個章節，每頁還要標注頁碼、頁眉等。這些內容設置起來操作相對繁雜，如果不是對word相關業務較為熟悉的化很難在短時間內做好。下面，筆者就如何使用word進行常篇幅文檔排版工作進行闡述與說明，希望能夠給大家一定幫助。

1 樣式的設置

正文是文章的主體。對于篇幅很大的文檔來說，正文在整個文檔中占據的比例更是遠遠高于一般大小文檔中正文所在的比例。因此，正文的設置是長篇文檔排版的重點。在正文排版中，樣式的設置又是其中的關鍵。一篇篇幅很長的文章，正文通常分為多個章節。一篇文章中所有章節的格式是一致的。所以采用樣式的方法進行正文章節的設置，可以同時對所有章節發生作用，工作效率很高。文章正文樣式的設置，包括以下幾個因素：各章標題、一級節標題、二級節標題、三級節標題以及章節中的正文內容。通常情況下文章結構分到三級標題就為止了，極少遇到比三級標題更低的標題。工作中，需要根據文章實際排版需求，選擇對應的的樣式進行設置。

具體操作如下：首先從選項卡中選擇“樣式”欄，調出樣式任務菜單，選擇新建樣式，再根據文檔排版的具體需求進行級別樣式的預設，然后把設置好的樣式應用到對應的級別上。一般而言，文檔結構中的各個部分，其文字格式也需要進行對應的設置，比如字體種類、字形大小、段落等。這個設置操作需要在“樣式”欄中的“格式”選項中完成。

2 多級符號的設置

關于多級符號的設置，有兩種情況。一種是文檔錄入已經完成的情況，那么就沒有必要進行多級符號的設置。如果文檔正文尚未錄入完成。這可以在樣式設置完成后進行多級符號的設置。在進行多級符號設置時，首先要在“級別鏈接到樣式”欄中進行正確的設置，確定鏈接。這種方法對于文章編輯，調整章、節是非常有利的。設置好后，可以根據章節的具體增減變化進行及時調整。而如果文檔已經輸入完成，想要進行章、節修改、刪除作業時，只有通過手動修改的方法予以實現。

3 節的設置

文檔分節是word文檔編輯的又一常用設置。給長篇文章排版時，文檔結構中的不同組成單元，往往會針對同一類對象有著不同的設置要求。比如正文以前的頁碼要用大寫羅馬數字（Ⅰ，Ⅱ，Ⅲ……）單獨編排，正文開始要用阿拉伯數字（1，2，3……）連續編排等等。對于這種情況，必須進行文檔分節設置才能予以妥善解決。

具體操作方法如下：進入頁面設置欄，選擇“分隔符”設置，首先進行分節符的類型選擇。此時光標應停留在分節符前的頁面上，然后通過在分節符類型下選擇“下一頁”達到分節的目的。分節操作主要是為了滿足文章內部不同的格式設置需求而服務的。正文中存在多個格式不同一的區域時，就需要在相鄰區域間設置分節符。

4 頁眉和頁腳的設置

頁眉和頁腳是文檔中常見要素，對于文檔的美觀、結構的清晰和閱讀的方便都有很大幫助。長篇文檔排版時，往往對于頁眉和頁腳的格式都有明確的要求。比如首頁頁眉不同、奇偶頁頁眉不同、不同章節設置不同的頁眉等。這種復雜的設置要求使得頁眉、頁腳設置難度較高，排版人員往往要經過一段時間的熟悉和實踐才能有效的處理。下面就對不同情況下的頁眉和頁腳的設置進行一下說明。一是首頁不同、奇偶頁不同的頁眉和頁腳設置。其具體操作如下：是進入頁面布局欄，調出頁面設置，在打開的菜單中進入版式選項卡，根據需求在選項卡對應的首頁不同“和”奇偶頁不同選項前打勾即可。二是不同章節分別采用不一樣法頁眉和頁腳設置的方法。具體操作方法如下：先依照前文關于章節分節的方法對文檔進行分節處理，在版式上將文檔分為彼此獨立的單元。然后調出“插入”欄的“頁眉和頁腳”對話框，依次進行各節的頁眉、頁腳設置。需要注意的是，設置時要取消“鏈接到前一條頁眉”的勾選，否者設置后的頁眉、頁腳就會和前面節的最后一頁的頁眉、頁腳保持連續性。三是首頁不同、奇偶頁不同、不同章節不同頁眉、頁腳的設置。具體操作如下：

第一步是按照首頁不同、奇偶頁不同的頁眉和頁腳的設置方法進行設置，第二步是依照具體要求設置各處的分節符，將文檔從版式上劃分為彼此獨立的多個單元。然后按照上文關于不同章節不同的頁眉、頁腳的設置方法進行設置。設置時同時要注意取消“鏈接到前一條頁眉”的勾選，以保證各節頁眉、頁腳彼此獨立，互不影響。

5 目錄的設置

對于論文、報告、說明書等大型文檔，目錄是必不可少的組成要素。Word中也提供了目錄設置的功能。目錄的設置要在文檔格式大體排版完成后進行的。要充分發揮word的目錄設置功能，必須先對文檔進行樣式設置。否則目錄設置功能不能發揮作用，文字工作者就只能通過手動方式逐一設置目錄，這樣一來，不但工作量巨大，而且不利于修改，每次對文檔正文主體章節的調整，都有可能出現調整目錄的需求，考慮到這些操作都要手動需求，無疑會給當事人造成很大的工作壓力。如果在進行樣式這種的基礎上使用目錄功能進行設置，文檔的目錄就會自動生成，效率非常高。具體操作方法如下：文檔主體格式設定完成后，依次點擊 “引用”欄、“目錄”欄，然后在調出的菜單中點擊“插入目錄”，然后按照需要選擇顯示級別。如此一來，文檔的目錄就會自動生成了。

6 結束語

綜上所述，word具有較為豐富的文檔排版功能。使用word進行長篇文檔編輯，操作步驟較多，但總體上路線還是較為清晰、步驟還是較為簡單的。只要使用者勤加練習，是能夠在短時間內掌握word排版的技巧的。

參考文獻

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