以集中報銷平臺為支撐的財務共享服務模式研究

唐爽++喬德新++朱玉立++李昆穎

[摘 要] 目前大多數企業的財務管理已經完成電算化和信息化。但是隨著企業規模的增長和業務變更，傳統企業財務管理模式的弊端逐步顯現。財務共享是當前國內外新興的財務管理模式，它需要依托信息技術，集成企業原有信息化成果，對企業原有的財務管理流程進行再造，從而實現企業財務管理的規范化、制度化、便捷化。本文以某大型企業為例，著重探討一種以集中報銷平臺為支撐的財務共享服務模式，以便解決企業財務管理中遇到的問題，提升管理水平。通過制度梳理和系統建設，可以有效的提升了企業的財務管理效率，減少傳統紙質文件的寄送和歸檔成本，切實的降低企業非生產性支出成本。

[關鍵詞] 集中報銷平臺；財務共享服務；系統支撐

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 21. 024

[中圖分類號] F275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2016）21- 0053- 04

0 引 言

財務管理是企業經營中核心業務，也是推動企業發展的重要手段。近年來隨著信息技術的不斷發展，財務管理的信息化水平已逐步提高，各大企業基本建成了基于業務管理鏈條的信息系統，實現了企業財務信息的集中管理，但在系統深化應用的過程中也暴露了一些問題。本文將參照業界主流財務共享服務的理念，以某大型國有企業為例探討一種以集中報銷平臺為支撐的財務共享服務模式。

1 傳統財務集中模式遇到的問題

在傳統的財務集中管理的模式中，企業通常根據業務線在總部設立專業的財務管理部門，這些部門一般會根據自身業務特點建設滿足自身管理需求的信息系統，例如預算系統、FMIS系統、資金系統和一些與費用支出相關的管理系統。

由于這些信息系統建設時間不用，采用技術不一，客觀上造成了一些數據孤島，降低的數據的質量，另外遇到企業機構的重組和一些管理制度的出臺，信息系統中的數據就會出現信息失真和滯后等問題，尤其是在以報銷為主的費用支出領域，有時可能會出現為了滿足業務管理的需求，對系統進行人為干預，在各系統之間采用離線數據導入導出的方式進行交互，增加資金管理風險，降低財務信息化的管控能力。

2 財務共享模式的優勢

財務共享服務模式具有提升財務管理水平，降低成本和提高效率等優勢，可以很好的應對上述企業在財務集中管理模式中遇到的問題。具體表現為將預算、資金和核算等基礎財務管理工作進行的整合，實現信息的共享；統一制定基于流程和分工的業務處理模式，加強執行過程中的監控；快速形成財務基礎業務支撐能力，應對企業組織變化等。

因為具有上述優勢，花旗銀行和中興通訊等大型企業都普遍采用財務共享服務管理模式。根據埃森哲的一項調查顯示這些企業都需要一套完整的應用自助報銷、工作流、影像、銀企直聯和數據倉庫等技術的信息系統為財務共享服務提供支撐和保障。

3 以集中報銷平臺作為支撐系統的實踐

通常情況下費用報銷是企業財務共享服務中心的主要工作。集中報銷是將傳統分散在各企業分支機構的報銷工作，整合到財務共享服務中心中，通過統一的信息平臺，為員工提供費用集中處理操作，以便降低運行風向，提高工作效率。集中報銷平臺是根據財務共享服務的理論，結合企業各分支機構的費用管理實際問題，而研制的信息系統。它將分散于各地的企業分支機構連成一體，利用統一的流程控制、影像管理、資金支付等手段，克服傳統分散型報銷所帶來的財務實施控制管理難題，實現業務處理自動化、流程規范化、標準統一化。

集中報銷平臺由集中報銷管理系統、業務協同系統、財務支撐系統、銀企直聯系統、基礎設施系統等幾部分組成，通過主數據管理、公司卡管理和統一集成平臺實現各個部分的對接，是一個全面集中、高度集成的信息應用平臺。系統架構詳見圖1。

為了更好地實踐財務共享服務的理念，集中報銷平臺通過主數據管理系統以及BIS集成服務平臺與多個業務系統交換數據，實現數據的共享和業務的集中處理。具體包括與企業人事管理系統對接獲取人員信息相關信息確定報銷級別；與企業合同系統對接獲取合同信息和付款信息減少公支付報銷環節；與企業預算系統對接獲取預算的金額實現費用支出源頭控制等，詳見圖4。

報銷的流程由員工個人發起，經過事前審批、報銷申請、報銷審批、原始憑證審核與掃描傳輸等環節流轉，經分支機構集中報銷人員抽查審核后，生成會計憑證、支付款項，最終生成報銷報告，詳見圖2。

根據財務共享服務的理念員工報銷的需求，集中報銷平臺的功能主要包括：負責員工報銷申請和管理的報銷業務模塊；負責票據掃描和調閱的影像管理模塊；負責固化相關管理流程和報銷標準的報銷制度和流程模塊；形成會計憑證的憑證模塊；與銀企直聯系統對接的支付模塊；負責管理公司卡的公司卡子系統，相關的人員機構基礎管理功能以及查詢統計模塊等，詳見圖3。

4 結 語

通過使用集中報銷平臺員工只需要在網上提交報銷申請，掃描相關單據，改變了原有紙質票據逐級傳遞審批的工作模式，業務處理更加便捷，實現了報銷業務的集中統一、流程再造和服務共享，很好的實踐了財務共享服務模式，驗證了共享服務模式先進性。目前系統支撐的重點主要著眼于滿足基礎業務流程需要，隨著企業財務共享服務模式的深化應用，系統支撐的重點要逐步轉移到支撐管理水平的提高上，滿足更高層次的數據分析管理需求。

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