企業管理協同變革

陸凱

摘要：面對當前中國經濟轉型期，許多企業都在為自身變革進行探索。高效的內外部協同不僅可以解決企業經營管理的諸多問題，還可以降低企業的經營成本。社交化的信息技術和應用使得協同變得隨時隨地，極大提高了經營效率，降低了經營成本，規避了信息孤島，積淀了企業知識，增強了企業認同感，提升了企業凝聚力。

關鍵詞：協同；組織；信息溝通；信息化系統

一、協同概述

1.組織

現代管理理論之父切斯特·巴納德從組織管理的現實訴求對組織進行了闡述：組織是由具有協作意愿且擁有共同目標的人群，以信息交流為主要溝通渠道組成的龐大的協作系統。其中，組織要素主要包括：

協作意愿：

共同目標：

信息交流的人群。

自然，企業即為世界上數量最為龐大的正式組織。

2.協同

組織的存在是以共同目標為前提，組織協作是一種普遍存在的群體行為，根據其他個體的態度、行為來規劃、調整自身行為的現象就是協作。在協作過程中，協商成功則有所作為，協商不成則不作為甚至胡作為、亂作為、反作為。由于組織有共同目標，故協作必不可少。由此，協同即協作達到共同目標——“協”是過程，“同”是結果。

（1）協同發展

協同概念的重要源流之一來自德國物理學家哈肯創立的協同學，也稱協同論、協和論。學者安索夫最早在管理學領域提出“協同”這一概念，指他出組織整體的價值大于組織各個獨立組成部分價值的總和。伊丹廣之又將之分解為“互補效應”、“協同效應”兩部分，使協同目標更加明確發揮組織資源效能最大化。

（2）企業管理協同化

企業作為數量最為龐大的正式組織，不論大小均設置有多個部門，在企業發展過程中部門的設立、裁撤、合并非常常見。不同的部門有其特有的使命，同樣亦有其生命周期。以職能部門為例，最低級的層次為辦事部門，而最高級的層次為戰略部門。一旦達到戰略部門層級，職能部門便如同心臟一樣決定企業經營、發展的每一步。

巴納德將協作定義為Collaboration，安索夫將協同定義為Strategy Synery，從組織管理的層面來看，二者都體現出企業管理應用過程。無論是CRM、ERP、HR均已呈現出不可逆的協同化趨勢。

（3）組織的高效協同

巴納德在社會協作組織理論中提出了有效協作以達成組織目標的信息溝通基本原則：

組織成員的信息溝通需建立在正式溝通線路中；

信息溝通線路應盡可能便捷、直接；

信息溝通中，避免跳過線路層級，以免產生矛盾、誤解：

信息溝通線路必須被組織成員所了解、熟悉；

信息溝通線路各級管理人員必須稱職：

信息溝通線路在組織運行期間不能中斷。

二零一六年，“互聯網+”寫入政府工作報告，體現出高效信息溝通是隨著科技創新步伐而前進的，并已深入到組織管理的各個方面。促進組織高效溝通、高效協同，讓協同隨時隨地，使組織管理行為可視化、溝通過程可塑化、時間控制實現精細化，打破組織原有信息壁壘，降低組織協作成本，提高組織執行效率，保證目標與組織發展相契合，增強組織市場競爭力及生存能力。

二、企業協同管理的普遍特點

縱觀歷史，每每有新技術的出現，世界經濟競爭的格局即會被改變。蒸汽機技術使英國率先進入工業化，成為殖民時代的強國；電子與信息技術使美國成為自二戰以來的超級強國；今天，隨著云計算、移動互聯、社交網絡等新一代信息技術和應用的出現，再次將巨大發展機遇擺在了世界各國面前。

面對“網絡泛在化”、“數據爆炸化”、“信息透明化”、“聯系緊密化”、“行動高效化”的信息時代，企業在環境駕馭力、戰略執行力、信息掌控力等方面均面臨巨大挑戰，這也正是當前中國企業面臨轉型升級的關鍵因素。在這樣一個高度互聯、廣泛協同的環境下，社交化的高效協同已經深刻影響到每一個行業、每一個企業、甚至每一個個體。

1.企業管理過程中面臨的突出問題

就目前各轉型企業及中小企業的管理現狀來看，管理的長短期目標不明確：考核指標設置不合理、可度量性差、時效性差，導致企業員工怨聲載道；部分企業組織架構長期不調整或隨意調整，與企業戰略及發展目標不適應；信息化系統繁雜，無法形成有效統一的平臺，導致信息孤島，溝通效率低下，管理層不在企業中時，事項處理嚴重滯后；審批、審核流程不清，底層員工尤其是新員工無法快速融入；無有效知識管理，合同、會議紀要、文件等存儲在員工的個人PC，一旦離職或損壞，損失不可挽回；企業動態無法及時傳遞，企業價值觀難以灌輸，認同感低。此現狀即不利于企業的日常管理，更不利于企業發展。

2.企業管理過程中存在的協同問題

（1）績效考核缺乏及時性、準確性

彼得·德魯克在《管理大師》一書中最先提出“目標管理”，目標是個人、部門或者整個組織所期望達成的效果。盡管，當前許多企業均為了實現目標在做績效考核，但往往事宜愿為?？己藰藴释c目標不相適應，對過程未進行有效監督，對可實現性并不認真考慮，對最終結果不能有效衡量，對執行過程出現的問題不能及時糾正，一旦出現問題最常見的莫過于相互推諉。

（2）組織機構設置與目標匹配度差

斯蒂芬·羅賓斯在《組織行為學精要》中認為團隊是為實現一個共同目標，將擁有不同角色的人組成群體，群體中的所有成員擁有相同的價值觀、目標，并且互相信任、分享信息、共同成長?，F實中許多企業由于業務調整、目標變更、企業發展等原因對企業的組織機構、團隊進行調整，這種調整往往缺乏對角色、崗位的職責進行明確，造成權責交叉，中間環節摩擦不斷。

（3）事務機制缺乏，過程不可控

事物處理機制是指事務管控、應急處理流程等，許多企業不僅缺乏相應的規章制度，甚至一般無處理流程。員工對待上級派發的任務的所做程度不可監控，只有等到結果出現才會發現問題，但為時已晚，不僅降低效率且成本增加。

（4）知識不能積淀，難成企業文化

如企業制度、ISO標準、項目文檔、內控審批、合同文檔、業務資料、客戶信息、供應商信息、市場情報等不能進行有效管理。員工找資料難、新員工無法進行自主學習，難以快速融入企業，對企業文化認同感低。

（5）不能有效溝通、效率底下

有效溝通必須有三個條件：

平等溝通：

過程可查：

達成協同。

企業日常行為中，管理者希望底層絕對的服從、忠誠，很少傾聽底層意見與建議，無溝通機制，無法形成可查的歷史紀錄，異地事務往往需要當面溝通，時間均浪費在路上；下達的任務經層層傳遞后工作結果往往與要求相去甚遠。

（6）信息孤島嚴重

企業各部門往往獨立使用信息化系統，信息傳遞不及時，造成嚴重的信息孤島；或企業不使用系統，關鍵信息、數據均存儲在個人PC中，一旦離職所有內容也將一起“離開”。

三、企業管理協同變革的建議

對應現今企業管理中協同工作中的諸多問題，須予以解決才能令企業更好發展，保證企業高效運轉，下面就如何進行企業管理協同變革進行深入探討。

1.建立協同目標

明確中長期目標并進行及時管控。制定目標看似簡單，若上升至技術層面，則需要學習并掌握SMART原則：

s：Special，切中要害，對特定目標進行考核，不隨意考核、亂考核：

M：Measurable，所要進行的考核內容可度量：

A：Attainable，在經過努力后，考核目標可實現；

R：Realistic，績效與本職工作相關聯，可證明、可觀察：

T：Time-based，考核指標需有時效性，否則將無實際意義。

目標制定完成后需進行有效執行，執行過程需使用PDCA循環，不斷往復，對過程進行監控和管理，保證執行結果與目標偏離小或無偏離。

2.建立高效的組織架構，保證協同有效

組織機構的建立與各個層級、各個部門所擁有的崗位職責和義務需明確，遇到問題可以找到對口人，要極大減少不必要的中間環節，避免因職責不明而導致摩擦。

建立良好有效的溝通機制，如會議溝通不能簡單體現為上傳下達，而應是有中心、有目的的匯集組織成員的智慧、思想、經驗、信息。在已是社交化時代的今天，應更好的利用網絡技術手段，快速傳遞信息，使組織成員及時獲取最新信息，最大化共享文化知識，避免漠視他人權益和困難的尷尬局面，鼓勵組織成員發揮個人才能，組成優勢互補團隊。

3.建立優質管理制度、流程，降低協同周期

企業日常管理的同質業務內容應使用相同的管控機制，可極大的降低管控風險以及管控成本，如財務報銷、合同審批等。使用信息化手段保證管理過程可見、流程可溯，使控制有據可循，使監督者隨時發現問題、糾正問題，并對歷史工作流進行詳細的分析比對，與績效相匹配。

4.積淀企業知識、宣傳企業文化，促進文化協同

企業經營管理的過程中不僅會產生大量的顯性知識，還會產生大量隱形知識。將這些知識通過信息化手段統一管理，將組織成員每天的工作通過信息化系統進行收集、整合、分類。日積月累下來將是企業一筆巨大的財富。

通過信息化手段強化組織成員的企業認同感。正如《亮劍》中所講的軍魂一樣，企業同樣需要一種魂，這種魂是來自企業多年實踐、探索所積累下的一種符合自身發展的價值理念和實踐精神，是企業的核心價值觀。

5.建立社交化溝通機制，保證高效協同

有效的溝通必須是雙向的、同步的、有據可查的，采用社交化溝通機制，保證溝通隨時隨地，知識傳遞隨時隨地，管理隨時隨地。事務處理走出辦公室，不局限于場所、時間，實現真正的移動互聯，使協同創造的不僅僅是“人機關系”、“數據關系”，而是“人際關系。。

6.建立統一信息化平臺，消除協同壁壘

為消除“信息孤島。，保證數據信息及時的傳遞，數據在各個部門間共享，避免因人員的變動而信息丟失，需要將如ERP、CRM、SCM、HR等信息化系統進行統一門戶管理，減輕用戶負擔，消除協同壁壘，實現體系內的平衡，降低內耗，使得人與人、人與組織、人與工具、人與周圍環境溝通無處不在。

四、結語

大數據、云計算、社交化已成為新一代技術信息技術和應用的核心，企業日常管理應“以人為本”、“以人為中心”的大協同時代已經到來。協同以往的4C本質，即以人為中心的連接（Connection）、溝通（Communication）、控制（Contr01）、協同（Coilaboration），已變成從組織角度觀察的6A本質，即任何人（Anyone）、任何時候（Anytime）、任何地方（Anywhere）、任何方式（Anyway）、任何事情（Anything）、在任何程度（Anydegree）。面臨轉型期的中國企業更應該客服自身的不足、發揮自身優勢，采用高效的信息化系統，實現大協同，而得到長足發展。