會計電算化與手工記賬比較分析

俞開月

[提要] 會計電算化是將會計的手工處理方式轉變為計算機處理方式，但由于計算機存貯容量大、處理速度快等特點，使電算會計來源于手工會計，又超越手工會計，從而使得會計電算化與手工會計之間既有許多共同點，又有許多差別。本文就電算會計與手工會計進行比較，并分析兩者之間的異同點。

關鍵詞：會計電算化；手工會計；處理；比較

中圖分類號：F23 文獻標識碼：A

收錄日期：2016年11月24日

一、會計電算化和手工記賬基本概念

（一）會計電算化基本概念。會計電算化是指以電子計算機為主體的信息技術在會計工作中的應用，其實就是利用會計軟件代替以前的人工記賬、算賬和報賬，以及部分代替人腦完成對會計信息的分析、預測、決策的過程。

（二）手工記賬基本概念。手工記賬是指純手工進行會計信息的處理，人工記賬、算賬和報賬，這一切是全部依賴于人腦進行的。手工會計區別于電算化會計，是指不借助計算機單純用手工紙質做賬的方法，是以前會計普遍采用的做賬方法。將來百分之九十的企業要實行電算化，手工記賬將逐步淘汰。

二、會計電算化和手工記賬基本聯系

（一）兩者的目標一致。兩者的目標一致，無論是會計電算化還是手工會計，它們的最終目標是一樣的，都是為了加強企業的經營和管理，提供更準確、更詳細的會計信息，提高會計人員的素質，促進會計工作的規范化，參與企業內部的經營決策，實現企業管理的現代化，從而提高企業的經濟效益。

（二）采用的基本理論與方法一致。會計理論是會計學科的結晶，而會計方法是會計工作的總結。兩者都要遵循基本的會計理論和方法，都采用復式記賬原理。對發生的經濟業務都要運用“借貸平衡”的原理，編制會計分錄，計入賬戶，再進行加工處理，然后編制會計報表。

（三）基本功能一致。第一步：收集數據原始憑證，然后將信息輸入；第二步：將輸入的數據和資料存儲；第三步：進行數據的加工和處理（如分類、排序、計算、統計和裝訂）；第四步：信息和數據的分析和傳遞。

（四）遵循會計法規和制度一致。會計法規是進行會計工作的法律依據。會計準則是指導會計工作的規范。無論是會計電算化還是手工會計，都必須嚴格遵守國家的各項會計法規和準則，盡可能地杜絕會計工作中的漏洞和失誤。

（五）對會計檔案的保存要求一致。會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等會計核算專業資料。它是記錄和反映經濟業務事項的重要史料和證據。我國對會計檔案的裝訂、保管和銷毀都有明確的規定，各單位必須嚴格按照規定來執行，違反規定的將會受到法律的制裁，由此可見，我國對會計檔案的重視程度很高。所以，無論是會計電算化還是手工會計，都必須妥善保管會計檔案，特別是會計電算化大部分的檔案物理介質都發生了變化，由手工會計下的紙質會計檔案變成了磁性介質的會計檔案，備份的消失和復制都很容易，這就要求有更加科學的方法加強對會計檔案的保管。

三、會計電算化與手工記賬的區別

（一）系統初始化設置不同。手工會計的初始設置相對簡單，包括會計科目的設置、開設總賬、登錄余額等，而會計電算化不同，它的初始設置比較麻煩，主要有財務軟件會計系統的安裝，賬套的設置、權限的設置、會計科目及代碼的建立、初始余額的錄入、報表的名稱、格式、數據來源公式的定義等。

（二）科目的設置和使用不同。手工會計將賬戶分為總賬和明細賬，明細賬大多可以設置到三級科目，再開設輔助賬戶以滿足管理核算上的需要，科目的設置和使用一般為中文。而會計電算化中，有的財務軟件已經可以將科目設置到六級，而且在使用科目時只需輸入該科目的代碼即可，不要求輸入該科目的中文名稱，在顯示或打印時，會同時看到科目代碼和科目的中文名稱，大大減輕了會計的工作量。

（三）運算工具不同。傳統手工會計運算工具是算盤或電子計算器等，計算過程每運算一次要重復一次，由于不能存儲運算結果，人要邊算邊記錄，工作量大，速度慢。電算化會計的運算工具是電子計算機，數據處理由計算機完成，能自動及時地存儲運算結果，人只要輸入原始數據便能得到所希望的信息。

（四）信息載體不同。傳統手工會計所有信息都以紙張為載體，占用空間大，不易保管，查找困難。電算化會計除了必要的會計憑證之外，均可用磁盤、磁帶做信息載體，它占用空間小，保管容易，查找方便。

（五）賬簿規則不同。傳統手工會計規定日記賬、總賬要用訂本式賬冊，明細賬要用活頁式賬冊；賬簿記錄的錯誤要用化線法和紅字法更正；賬頁中的空行、空頁要用紅線劃消。電算化會計不采用傳統手工會計中的一套改錯方案，凡是登記過賬的數據，不得更改（當然還是要輔以技術控制），即使有錯，也只能采用輸入“更改憑證”加以改正，以留下改動痕跡。對需要打印的賬頁的空行、空頁可以用手工處理。

（六）賬務的處理程序（會計核算形式）不同。傳統手工會計處理賬務的程序有4種，但都避免不了重復轉抄與計算的根本弱點，伴之而來的是人員與環節的增多和差錯的增多。成熟的電算化會計的賬務處理程序用同一模式來處理不同企業的會計業務，成本核算程序以軟件固化形式在計算機里，從會計憑證到會計報表的過程都由計算機處理完成后，任何要求的輸出都能得到滿足。

（七）會計工作組織體制不同。傳統手工會計的會計組織工作以會計事物的不同性質作為制定的主要依據；電算化會計組織體制以數據的不同形態作為制定的主要依據。

（八）人員不同。傳統手工會計中的人員均是會計專業人員，其中的權威應是會計師；電算化會計中的人員由會計專業人員、電子計算機軟件、硬件及操作人員組成，其中權威應為掌握電算化會計中級的會計師。

（九）內部控制方式不同。傳統手工會計對會計憑證的正確性，一般從提要、內容、數量、單價、金額、會計科目等項目來審核；對賬戶的正確性一般從三套賬的相互核對來驗證；還通過賬證相符、賬賬相符、賬實相符等內部控制方式來保證數據的正確，堵塞漏洞。電算化會計由于賬務處理程序和會計工作組體制的變化，除原始數據的收集、審核、編碼由原會計人員進行外，其余的處理都由計算機部門負責。內部控制方式部分被計算機技術替代，由手工控制轉為人機控制。

以上種種區別，集于一點，就是由于電算化會計數據處理方式的改變，引起了傳統手工會計各個方面的變化，這一變化將使得系統功能更為加強，系統結構更為合理，系統管理更為完善。

四、會計電算化對手工記賬的影響

（一）對會計職能的影響?，F在的企業在建立了會計電算化系統后，由于計算機的運算速度快、計算精度高、提供的信息全面、能夠及時對高層人員進行相應的提醒，因而大大提高了會計工作的質量，改變了會計工作的面貌，會計核算和會計管理的環境、會計職能發生了很大的變化?，F時會計的基本職能是核算和監督，會計管理的主要范疇局限在對會計事項本身的記賬、算賬和審核上。企業進入網絡經營管理后，財務會計與管理會計職能必然相融合，形成高度發達的管理型會計信息系統。會計信息系統的功能將向全方位拓展：一是要為企業外界的需求者提供信息；二是要滿足企業內部管理的需要；三是為促進企業的創新和發展服務。會計管理將進入全面信息化時代。與以往的會計信息系統相比較，未來的網絡會計電算化兼有會計業務處理層、信息管理層、會計決策層與決策支持層在內的多層次網絡結構信息系統。會計在現實資金流量管理的同時進行物流管理，真正實現購銷存業務、會計核算、財務監控的一體化管理，成為企業管理中最有效的決策支持系統。財務信息的時效性和實用性將得到較大提高。

（二）對初次確認和再次確認的影響。在傳統手工會計中，我們在接觸到這些經濟業務時首先應進行初次確認，即將經濟數據轉化為會計信息，看這些發生的業務是否能用貨幣進行貨幣計量則進入會計核算信息系統。如果不能用貨幣進行計量則摒棄。初次確認之后會計人員還必須根據管理者的需要，確認哪些賬簿資料中哪些內容應列入財務報表，或是在財務報表中解釋多少財務資料。對會計信息進行加工、提純、濃縮或者是加以擴充和重新歸類等。會計電算化系統中，我們也應該根據原始憑證這一載體，進行初次確認和再次確認，將原始的經濟信息轉化成我們需要的會計信息。

（三）對記賬憑證的影響。在傳統手工會計中，會計人員根據審核后的原始憑證進行分組登記，當此筆經濟業務為貨幣資金收入時將其登記入收款憑證，當原始憑證反映該筆業務為貨幣支出項目時，將其登入付款憑證。轉賬憑證是用來反映與貨幣資金收付無關的轉賬業務的憑證，根據有關的轉賬業務的原始憑證填列。在會計電算化系統中的記賬過程也是一個虛過程，因為并沒有生成實際的賬?！坝涃~”就是將前憑證庫文件中審核通過的記賬憑證做上過賬標識或者另外形成一個賬后憑證庫文件，表明該記賬憑證已入賬，不允許再對其修改。如果有錯誤，只能采用類似于手工會計下的紅字沖銷法，通過輸入“更正憑證”予以糾正。所以，在會計電算化系統中，記賬環節完全可以取消，即平時不登記日記賬、明細賬及總賬，只將記賬憑證保存在一起，在需要時再采用瞬間成賬的做法：根據科目余額庫文件的期初余額數據和記賬憑證庫文件的科目發生額數據，當即形成所需要的“賬簿”，并予以輸出。同時，這種瞬間成賬的方式也便于會計報表瞬間形成成為可能。至于很多會計軟件所提供的記賬模塊功能，主要是為了滿足會計人員的習慣，即只有記賬才能查詢和打印。

（四）對賬簿設置規則的影響。賬簿作為存放經分類匯總的會計數據的載體，是一個承前啟后、不可缺少的橋梁與紐帶。手工會計離開賬簿，其報表的編制便成了無本之木、無水之魚、賬簿只是賬簿的外表形式，賬簿的內容則是賬戶記錄。在手工會計中，要為會計六大要素分別設置資產、負債、所有者權益、利潤收入、費用等六大類賬戶，并要設置總分類賬和不同的明細分類賬。手工會計規則規定的日記賬、總賬要使用訂本賬冊，明細賬要使用活頁式賬冊，通過若干個賬套來實現相互牽制，相互核對的目的。有借必有貸，借貸必相等在這個復試記賬法的記賬規則下，同一筆經濟業務必須同時在兩個或者兩個以上的賬戶中反映該筆業務的來龍去脈，手工會計下我們必須根據記賬憑證將這些業務逐一記錄相應的賬簿中。

五、結論

會計電算化是會計發展的一個歷史性的飛躍。會計電算化極大地減輕了會計人員的勞動強度，提高了會計工作效率和質量，促進了會計職能的轉變。大大提高了會計信息處理的速度和準確性，為用戶提供及時準確的會計信息，有助于加強管理，提高企業競爭能力；能有效地減輕會計工作人員的負擔，使他們從簡單重復而又無味的記賬算賬中解放出來，以更多的精力從事更主要的管理和決策工作，從而提高會計人員的地位。大力推進會計電算化的進程，可以加強企業內部財務管理與資金監控，從而提高資金使用效率和降低資金風險，并且還可以推動其他各項管理。特別是計算機軟件技術的快速更新和網絡技術的普及與發展，更對我國會計電算化提出更新更高的要求。我國企業和會計軟件商家應聯合起來，消除一切影響會計電算化發展的不利因素，推進我國的會計電算化向更深層次發展。

主要參考文獻：

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