對企業工程物資管理常見問題的反思

文曉明

【摘 要】工程物資管理是工程建設項目的重要組成部分，高效專業的工程物資管理不僅是實施工程建設項目的基本保障，也能夠讓企業獲得更大的經濟效益。結合實際工作，本文分析了工程物資管理常見的問題，并針對薄弱環節提出改善和提升的思路舉措，為基層單位工程物資管理提供參考。

【關鍵詞】工程物資管理；預算管理；信息系統

工程項目管理是涉及到工程質量、進度、安全、造價的綜合管理，其中工程物資管理貫穿工程項目管理的全過程。對工程物資的全過程、精細化管理是降低工程造價，保證工程進度，達到工程建設質量要求的關鍵，能夠為生產經營發展提供基礎保障，并最終提高企業的經濟效益和社會效益。

一、工程物資管理的意義

在工程項目管理中，工程物資管理的作用是對企業工程項目建設所需各種物資的計劃編制、采購訂貨、運輸組織、庫存保管、合理供應、領發消耗、廢舊回收等各項管理工作的匯總。主要包括物資收貨、發貨、退庫、調撥、配送、供應商備貨等具體操作環節，每一個環節都需要財務、工程管理、采購等部門共同配合才能完成。作為在建工程的物流，良好高效的物資管理，能夠有效降低工程成本、杜絕浪費、保證施工生產和提高企業經濟效益。從實踐看，工程物資管理不僅是物資部門的采購管理，更應是企業決策層和管理者關注的事項。同時，也是各崗位人員共同參與和監督的組合管理，只有全員的參與，才能有效構筑和暢通工程物資管理的完整鏈條。

二、工程物資管理存在的問題

筆者曾經參加工程現場檢查工作，現場檢查的工作方式，主要是通過召集各專業相關人員組成檢查組，通過資金大小、項目屬性等隨機抽樣選擇被檢查工程項目，并圍繞工程資料、建設隨工、物資管理、交資送審等開展項目評估工作。通過以問題為導向的現場檢查，能夠比較全面地呈現基層單位工程項目管理的問題，有利于加以針對性的集中整改。根據實地檢查，現將基層單位工程物資管理一般存在的共性問題作一分析。

1.專業人才隊伍匱缺

基層單位從事物資管理的人員一般文化不高，物資管理技能不足，對物資管理理解不深，對正確工作的方式方法掌握不夠，加之如果單位培訓缺位，則更難以對工程項目有全流程的整體認知，從而很難把握自身定位，由此造成物資混亂、賬實不符、延誤工期等。當前，零庫存管理和工程項目外包情況十分常見，一些單位采購的工程物資通常直接發貨到施工現場，并由下級機構或施工方人員代收，由于清點接貨、驗貨、移送等環節控制不到位，人員責任心等問題更是難以得到保障，往往導致物料遺失、混用、損壞，施工浪費、結余料不退庫等現象較多。

2.需求源頭把關不嚴

物資需求是工程物資管理的源頭，但往往因為重視不夠或管理不到位，導致在物資管理的最初環節出現問題，例如以成本名義購入工程物資或者挪用工程物資用于日常經營生產耗費，造成庫存結構失真、工程項目預算失衡；又如先開工后立項，白條抵庫，導致后期無法銷賬，造成賬實不符；一些應急性、臨時性項目管理粗放，先領料再設計或者超設計領料，大量物資后期退庫，額外增加了庫外保管風險；當施工方為多家單位的，還可能出現項目間私下調撥物資的情況，造成實際使用量與設計、決算不一致。

3.庫存管理不盡規范

不按庫存管理制度規范操作，造成賬實不符。例如，工程物資入庫后不及時入賬、領料單已開具但物資又未及時領走、物資分散保存等情況，造成庫中有實物但無賬目；或是物資領用后未及時銷賬，造成有賬無實物，或者賬上登記情況與實際情況不符。有的單位物資倉庫沒有定期盤點，更無盤點記錄。倉儲管理上，如自有庫存與供應商庫存混放，未作分區管理；部分物資未做防雨、防潮保護，導致外包裝損毀，在工程使用時已遭到損壞；有些物資倉儲存在安全隱患，如高價值物資長期存放在室外倉庫保管，貨位、物料、通道、制度標識缺失等。

4.信息系統應用不夠

現代企業僅靠手工操作難以實現對物資的高效精準管理，借助信息系統平臺將是必然趨勢。但對信息系統平臺的開發和應用，也有一個漸近提升的過程。實際工作中，存在物資管理系統與財務管理系統沒有很好對接，兩個系統數據無法及時更新、傳遞和共享，仍然需要手工對賬；又或者物資管理系統與財務系統雖有關聯，但仍然做不到與手工操作同步，造成實物賬與財務賬不盡一致，大量的數據分析仍然需要手工完成。又如因拆除物資退庫不規范，竣工資料中實際拆除設備清單、交接清單、入庫單，材料平衡表、繳料清單等資料缺失，都可能加大實物與系統數據的核對難度，形成物資入庫入賬風險。

三、企業加強工程物資管理的思路

1.培養專業人才隊伍

工程物資管理需要有較強的工作責任心、具備一定專業素養的人員才能勝任。尤其是外包模式下的工程項目，更需要物資管理人員主動站位，充分履職。企業要圍繞項目的組織實施作好分工，要將物資管理、建設、財務、審計等部門的職責細化分解到人頭，尤其針對物流鏈條上各個銜接點的職責予以重點明確，克服“山頭主義”，杜絕只關注自身環節，對其他環節不支撐、不服務現象。要組織開展更多的物資管理專業培訓，如通過外培內訓、師帶徒等方式，培養一支專業的物資管理人才隊伍，全面掌握專業知識，汲取借鑒兄弟單位的經驗做法為我所用，持續打造人才軟實力。同時，還應強化監督考核。通過設置量化的考核指標，諸如余料占領料比、余料集中度等指標，納入對應的專業考評體系，倒逼物資管理人員的能力加快提升。

2.健全物資管理制度

健全的制度是管好工程物資的前提。一方面，是制度體系的建立完善；另一方面，還要同等重視對管理制度的遵守執行。制度制訂既要堅持政策性、原則性和導向性，同時，也要兼顧企業實際，避免雖然有制度，但無法嚴格執行或者是執行走樣的兩張皮現象，最終僅讓制度停留紙上，而不對實際工作產生影響。

管理制度應當包括庫存物資管理辦法，以適應物資供應鏈管理要求，在規范庫存物資管理，優化庫存物資結構，減少庫存成本，實現庫存物資管理精確化上發揮作用。庫存物資調拔辦法，以盤活庫存物資，有效提高物資利用率，規范物資調撥流程，加強調撥實物管理，實現更大范圍的資源優化配置。呆滯物資處置辦法，用以規范呆滯物資的處置，提高庫存資源利用效率，減少積壓，提高周轉速度，降低庫存物資對企業資金的占用。物流管理辦法，通過構建高效的物流體系，規范物流管理，提高物流運作效率，降低物流成本，有力支撐企業經營發展。倉儲管理辦法，規范物資倉儲管理，加強并促進物資的精細化布局。廢舊物資回收與處置管理辦法，通過對積壓、拆舊、報廢等物資的管理，防范處置風險，提高處置收益，深入挖掘廢舊物資價值，持續改善企業經濟效益。

3.加強物資預算管理

工程物資一般具有種類多，資金占用高的特點，采購、配送、裝卸、保管、領料等環節鏈條長、工序多，增加了管理控制的難度。因此，科學合理的事前控制尤顯重要。物資需求預算管理，需要建設、采購和財務部門充分協同，立足企業長遠規劃，結合年度發展計劃，按照年度建設目標，編制好物資需求總計劃、進度需求計劃，以及采購和資金需求計劃等，并作為專業部門的工作遵循，根據實際執行情況進行動態調整優化。凡事預則立，不預則廢，沒有很好的計劃方案和溝通機制，將容易導致各部門自行其是，造成物料配置多寡不均、停工待料、質量不達標等問題，最終影響工程項目進度，給企業帶來損失。

4.緊盯三個關鍵環節

發起采購是物資管理的起初環節，在堅持“以需定采、誰提需求誰負責”原則前提下，要落實需求部門對工程物資的主體責任，提高需求的準確性。同時，也要對物資采購實行歸口管理，規范執行采購制度，通過料源管理、價格管理和必要的價格考核激勵等機制，增強成本控制意識和物資質量控制意識，把好物料的引入關。

倉儲管理最為考驗企業物資管理的基本功。在物流業快速發展的今天，許多企業側重采用零庫存戰略，對強化倉儲管理或有弱化。倉儲管理包括入庫驗收、日常賬務管理、堆放管理、出庫發料等工作內容，既能促進物資流轉高效，又能夠保證物料平穩供應。同時，還能夠為新料采購和呆滯物資管理提供參考。如果庫存管理混亂，不及時與物資系統進行數據更新對接，往往造成賬實不符，給物資流轉管理帶來新的問題。

物資使用管理主要涉及對物資的具體領取使用和回收維護。需要建立完善的物資編號，尤其對一些高價值的工程設備、機具儀表、備品備件等物資，要建立規范的請領臺賬記錄，注重對物資使用中的過程維護和跟蹤監督，按照物資流向形成可追溯的責任機制，以明確的使用考核要求，促進實現物盡其用。

5.重視物資系統控制

充分利用計算機信息技術，引進先進的物資管理系統平臺，是降低物資管理成本、提升項目效率的有力保障。通過物資管理系統控制，能夠一目了然地了解各類物資的最新動態，實現對采購、配送、使用、處置等全過程管控。通過信息管理系統控制，還能夠實現數據充分共享，減少信息衰耗，降低溝通成本，許多費時費力的統計表、分析報告都可以由系統平臺自動生成并實時提供。利用信息系統平臺，還能夠從根本上減少人為因素的隨意干預，在物資出入庫、領用、盤點檢查等基礎管理上，都能夠得到明顯改善，從而使得工程物資管理水平實現躍升。

工程物資管理涉及的部門多、規則復雜、流程線條長、時間跨度久，施工中出現的物資問題往往不易預見，輕則影響資金效益效率，造成工程質量不達標，重則產生違法亂紀的案件，給企業及涉事人員帶來損失和教訓。提升工程物資管理，必須要從圍繞企業大局，提高建設效率，降低項目成本，提升企業經濟價值的高度予以足夠重視，通過工程建設、采購、財務等專業部門的通力協同，方能更好地推動工程物資管理邁上新臺階。

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