用經典管理理論解決企業檔案管理工作面臨的問題

焦潔

摘 要：檔案管理工作作為企業管理的一項基礎性工作，對企業的發展越來越起到舉足輕重的作用，本文嘗試用管理學中的經典管理理論來解決企業檔案管理工作中面臨的問題。

關鍵詞：檔案；企業；管理；理論

經典管理理論現已成為企業管理的一項重要指導思想，各企業在管理應用以此為參考，借鑒經典的力量結合本企業實際開展管理工作。企業檔案工作是企業管理的一項基礎性工作，是企業從事生產、經營和管理等各項活動的重要依據，是企業的重要資產和信息資源，管理著企業的無形資產和商業技術機密，其發展水平的高低直接影響著企業的經濟效益和改革進程。建立和開展企業檔案工作是發展的必然要求，也是積極推進企業檔案工作為經濟建設服務的內在需要。本文試就企業常用的經典管理理論引入企業檔案管理工作當中，解決企業檔案工作所面對的問題。

1 企業檔案工作面臨的問題

雖然企業所涉及的經營范圍，服務對象不同，但筆者在查閱過程中發現，各企業的檔案部門所面對的問題卻大體相同，主要表現在：

（一）企業領導的重視程度不夠。

作為企業的資料提供和基礎服務部門，由于檔案部門并不屬于與企業經濟直接掛鉤的一線部門，而檔案作用價值并非一朝一夕就能突顯的特點，往往會被人忽視。某些企業也要求科研生產項目資料的歸檔與否同承包經濟責任制的考核掛鉤，但現在有的已形同虛設。檔案人員參與課題鑒定、參與項目竣工驗收也都不復實行；至于檔案人員大幅削減、庫房設施條件長年不予更新。

（二）檔案隊伍不穩定。

企業機制的轉變，使企業內部產生了緊迫感和危機感，檔案管理隊伍也遭遇沖擊。面對各種工作環境因素改變的現實，部分檔案管理人員同樣會因為環境因素有所轉變，認為檔案部門效益差，且工作瑣碎、考勤嚴、評定職稱受限制等，或“跳槽”，或轉崗；還有則是得過且過，影響檔案工作的開展和發展。

（三）企業各項檔案管理制度的執行和落實存在不足。

有的企業雖然制定相應的檔案管理制度，但對二級單位的執行力欠缺，對各業務部門和基層檔案管理的監督考核力度也大為缺乏等問題。

（四）影響檔案管理的因素復雜。

在管理過程中隨機性和突發性因素所占比例大，預見性差。檔案工作還受檔案部門軟硬件設備、管理手段、人員綜合業務素質以及相關外部環境因素的制約。這些問題的存在，距離滿足高標準、規范化檔案管理的職能要求還存在差距。

2 用經典管理理論解決問題

（一）霍桑效應。

它是心理學上的一種實驗者效應。20世紀20-30年代，美國研究人員在芝加哥西方電力公司霍桑工廠進行的工作條件、社會因素和生產效益關系實驗中發現了實驗者效應，稱霍桑效應。

實驗的第一階段是從1924年11月開始的工作條件和生產效益的關系，設為實驗組和控制組。結果不管增加或控制照明度，實驗組產量都上升，而且照明度不變的控制組產量也增加。另外，有試驗了工資報酬、工間休息時間、每日工作長度和每周工作天數等因素，也看不出這些工作條件對生產效益有何直接影響。第二階段的試驗是由美國哈佛大學教授梅奧領導的，著重研究社會因素與生產效率的關系，結果發現生產效率的提高主要是由于被實驗者在精神方面發生了巨大的變化。參加試驗的工人被置于專門的實驗室并由研究人員領導，其社會狀況發生了變化，受到各方面的關注，從而形成了參與試驗的感覺，覺得自己是公司中重要的一部分，從而使工人從社會角度方面被激勵，促進產量上升。

這個效應告訴我們，當工作受到公眾的關注或注視時，工作的效率就會大大增加。因此，我們在檔案管理工作中，是否可以自己選擇思想上的轉變，不等不靠，結合工作實際采用企業領導所認可或為企業帶來更大價值的行為，才能受到更多的關注，讓我們所處的檔案工作更加受到重視，以便得以企業領導的支持更好的開展我們的工作。

（二）破窗效應。

美國斯坦福大學心理學家菲利普·辛巴杜（Philip Zimbardo）于1969年進行了一項實驗，他找來兩輛一模一樣的汽車，把其中的一輛停在加州帕洛阿爾托的中產階級社區，而另一輛停在相對雜亂的紐約布朗克斯區。停在布朗克斯的那輛，他把車牌摘掉，把頂棚打開，結果當天就被偷走了。而放在帕洛阿爾托的那一輛，一個星期也無人理睬。后來，辛巴杜用錘子把那輛車的玻璃敲了個大洞。結果呢，僅僅過了幾個小時，它就不見了。以這項實驗為基礎，政治學家威爾遜和犯罪學家凱琳提出了一個“破窗效應”理論，認為：如果有人打壞了一幢建筑物的窗戶玻璃，而這扇窗戶又得不到及時的維修，別人就可能受到某些暗示性的縱容去打爛更多的窗戶。久而久之，這些破窗戶就給人造成一種無序的感覺。結果在這種公眾麻木不仁的氛圍中，問題就會大量滋生、繁榮。就把人的這種心理命名為“破窗效應”。

檔案人員的不穩定性是由企業自身變革所帶來的，在企業出現變革情況下，檔案人員同樣會有原有秩序被打破的心理。檔案人員若能繼續“有序”工作，必須適時調整和健全企業檔案管理機制， 本著統一領導、集中管理的原則， 建立獨立的檔案管理機構， 健全專職和兼職檔案管理人員網絡，明確分工，細化服務，做到責權、利相結合。才能避免檔案人員內部出現“破窗效應”，給檔案人員以穩定的有序的保障。

（三）手表定理。

手表定理是指一個人有一只表時，可以知道現在是幾點鐘，當他同時擁有兩只表時，卻無法確定。兩只手表并不能告訴一個人更準確的時間，反而會讓看表的人失去對準確時間的信心。

手表定理在檔案管理方面，給我們一種非常直觀的啟發，就是對企業內檔案系統內的管理，不能同時采用兩種不同的方法，不能同時設置兩個不同的目標。在企業在貫徹執行國家和地方檔案法律法規的同時，都會相應制定符合本單位實際的檔案工作規范，可就二級單位的工作規范也應在參照《檔案法》和本企業已制定的工作規范的基礎上進行制訂。并保持自上而下的統一性，這樣，在檔案工作管理過程中，不會出現兩種標準，利于檔案管理工作的開展。

（四）木通定律。

水桶定律是講一只能夠多少水，取決于它最短的那塊木版。這就是說任何一個組織的，可能面臨的一個共同問題，即構成組織的各個部分往往優劣不齊的，而劣勢部分往往決定整個組織的水平。

管理因素復雜，檔案人員水平的參差不齊，每一個都會直接影響檔案管理工作，全面提高檔案管理人員的整體素質。用木桶理論影響企業檔案管理人員，保證每一塊板子都是一樣齊的?，F代企業檔案管理是科學化和人性化相結合的一項基礎管理工作，為此對企業檔案管理人員應重點加強三個方面的管理： 第一是提高檔案人員的政治素質。檔案工作者只有具有政治上的堅定性、敏銳性，才能保證檔案工作的可靠性。第二是提高檔案管理人員的文化素質。檔案工作涉及各個方面、各種專業， 必須掌握豐富的文化知識才能做好檔案工作。要鼓勵和提供條件讓檔案人員努力學習各種專業知識，大力推動檔案人員的繼續教育工作， 形成不斷學習、不斷提高的良好風氣， 以適應企業發展對檔案工作越來越高的要求。第三是要提高專業素質。檔案工作是一項專業性很強的工作， 從事這項工作的同志必須掌握檔案工作的方法和規律， 精通檔案業務。要進一步加強檔案工作崗位培訓，廣泛開展業務交流，有效溝通同行業務動態，促進檔案管理人員整體素質的不斷提高。

參考文獻

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