如何做好企業機要秘書工作

企業機要秘書是一個特殊的工作崗位，機要文件管理工作是否到位，不僅直接影響到本單位的利益，同時還影響到黨與國家的利益。因此，要做好該項工作，最重要的措施就是提高機要秘書的工作思想、業務素質。下面就如何管好機要文件，淺談幾點體會：

1 機要秘書必須具備強烈的工作責任心

機要管理工作是否到位，取決于機要秘書是否對保密文件管理具備強烈的工作責任心。工作責任心強烈的人，其工作由始自終是管理有序的，反之則是雜亂無章，較為容易在工作中出問題。在大多數人看來，機要秘書的工作是一件非常簡單、非常容易的事，只是收收發發、傳傳遞遞的機械重復工作；一不動腦筋，二不費力氣，無論誰都可以把工作做好，表面看的確如此，但事實上從深層看并不是這樣。機要文件秘書必須每天面對著資料、文件等，日復一日年復一年地重復著單調的工作，這其中大部分的工作內容都具有較強的政治性以及保密性。如果沒有具備強烈的工作責任心，導致容易在工作中出錯，且萬一出了問題就不是小問題。另外機要秘書一般都兼任很多工作，除文件的收發管理外，還有兼任公司各類印鑒的保管及使用管理、傳真機的使用管理，以及其他繁瑣的事務等。因此機要秘書要有一種如履薄冰的責任意識，做到嚴格要求自己，對工作中的細節，都要力求把它做得好。同時，工作完成后還要考慮該處理方式是否妥當，確保不出錯或少出錯。

2 機要秘書必須具備較強的組織管理能力

機要文件的管理工作是一項認真細致的工作，要做好這項工作，對于機要秘書必須具備較強的組織和管理能力。其中包括：

（一）熟悉機要文件的管理程序。

首先要對照發文通知單及時清點、核對文件；其次對文件進行分類、登記、以及編號；最后將供領導批閱的文件及供各職能部門執行的文件遞送辦公室主任簽閱后，及時將文件分內容、分部門、分級別，按時間的先后順序，及時進行傳閱、催辦、返回。

（二）加強文件閱辦過程中的控制

傳閱文件是領導同志之間互通信息、交換意見、商決事情、實現集體領導的重要工作方法。如何組織好文件傳閱，對于提高工作效率具有重要的作用，其中要注意以下幾方面：

1、時間性。機要文件的保密是具有一定時間性的，在當今改革開放時期，各種信息、政策的交流，對國家的建設、安全等方面起著越發重要的作用?？焖賯鬟f上級文件精神、及時報告下級的情況，保證上下級之間信息暢通，是對機要文件管理的時間性要求。

2、時效性。機要秘書收到文件后，對每一份文件必須閱覽一遍，加深印象并做一個必要的判斷。注意文件傳遞時間，不能因文件傳遞不及時而造成各方面損失，給工作造成被動形勢。對于需要及時落實的文件或事情，如果領導同志因工作忙碌未能及時批閱，機要秘書有責任提醒和督促。

3、保密性。機要文件傳閱是具有嚴格的規定，要嚴格控制傳閱范圍，傳閱的范圍必須合理，要寬嚴適度。若收文上標具有閱讀范圍，必須按照規定的的范圍組織進行傳閱，不允許私自隨意擴大閱讀范圍。凡屬于國家秘密的資料、文件，隨到隨傳，必須保證做到人不離件，件不離人，當天送，當天收。為隨時掌握文件的流程和走向，避免機要文件橫傳。同時根據需要，制做文件傳閱單，一份附在傳閱文件夾內，一份保管在機要秘書手中，隨時掌握文件去向，收回后立即清點份數。

4、作用性。文件的作用包括兩個方面：其一是具有普遍指導意義的文件；其二是有特定作用的文件。譬如，某些文件對企業有用，但對于事業單位來說，作用并沒那么大；某些文件從標題看，與本單位無關，但在內容上可能涉及到本單位的工作。因此，要充分發揮文件的作用，機要秘書必須做到以下兩個熟悉：一要對文件的內容熟悉，二要對本單位的工作情況熟悉；綜上所述，才能根據不同類型的文件，結合本單位的實際，有規律性地進行服務，充分發揮文件的作用。

5、靈活性。機要秘書要熟悉領導同志的工作分工，了解領導人和各部門的工作時間安排及工作活動規律，準確理解領導指示精神，掌握文件急緩程序。按合理的傳閱順序進行組織傳閱，對于極為重要的急件，要區別對待，快遞傳閱。

（三）加強文件催辦工作

“催辦”是文件辦理過程中一個重要的必不可少的環節。對有時限性要求的文件，如突發事件、會議通知、領導會見、紀念活動等內容的文件，一般對時限性有緊急的要求，要及時提醒、催辦，給相關部門、及有關領導留有一定時間進行準備。在傳閱文件過程中，機要秘書要注意做到“勤送、勤取、勤催”。

“催辦”的內涵要寬要廣，不僅是要向承辦單位要情況、要結果，同時還有大量的協調工作需要機要秘書來溝通。因此，做好催辦工作，不僅可以防止機要文件的泄漏或誤用，同時亦可加快文件的傳閱速度，提高機關服務水平和工作效率，提高機要秘書的協調能力。從某種意義上說，“催辦”也是機要秘書應具備的基本功之一。

（四）加強文件的清退、銷毀工作

機要文件的清退工作可以說是機要文件管理工作中的亮點。要嚴格文件清退制度。定期、及時地對文件進行梳理，按文號分類整理，按序號排放整齊，確保文件及時清退。年終要全面清退文件，該上交的應如數上交，該歸檔的根據單位要求進行存檔，該銷毀的文件則要按規定執行，切忌任意處理。

3 機要秘書必須按章辦事，實行規范化管理

機要保密工作制度化是保密管理的基本措施。機要文件管理工作只依賴教育、依賴自覺性、依賴責任心是不足夠的。應同時要結合實際情況，制定與健全機要保密規章制度，做到有法必依，有章必行，實行規范化管理。針對保密工作中出現的新情況、新問題要對保密制度進行及時的補充、完善，努力建立健全規章制度，明確機要保密管理要求，落實工作職責和措施。

4 機要秘書要主動性地工作

機要秘書工作是一項服務性、輔助性的工作，只能根據領導同志的要求來開展工作，這決定了其工作的被動性。作為一個出色的機要秘書，僅處于被動的工作是不夠的，可以從以下幾個方面發揮工作的主觀能動性，主動地為領導做好服務工作。第一，了解領導同志的工作，全面掌握領導同志的在一段時間內抓的工作中心，“知情方能出辦”，服務工作才能做到點子上，是掌握工作主動權，搞好主動服務的前提。第二，要善于積累和提供情況。機要秘書應做到，“腦勤、手勤、腿勤”，要勤想、勤記、勤跑。上至中央和上級黨委、政府的重大方針、政策具體規定，下至各部門和基層和各項基礎數據以及各種動態、反映，都應進入機要秘書的大腦。只有平時不怕“麻煩”，勤于積累，到了領導同志需要之時，才能得心應手，及時提供，這是搞好主動服務的基礎。第三，要注意文件傳閱效果，對重要的機要文件，要提煉內容要點，供領導參閱；要注意領導在機要文件上的批示，做好傳閱落實；要注意領導批示是否有誤，如有誤要當面恰當地提出修改意見；要注意領導口頭吩咐，做到準確記錄；要注意需協調相關單位承辦的，要及時向有關領導轉達。

5 機要秘書要有一個健康的心態

機要崗位工作環境相對獨立封閉，工作人員活動空間比較狹小，工作對象較單一，雜事較多，心理壓力較大，不可避免地給機要秘書帶來一些負面的影響。如思想鈍化、心態老化、社交能力弱化、工作方法機械等傾向就是這種負面影響的具體體現。作為機要秘書，要善于在工作中控制自己的情緒，適時地調整心態，駕馭環境，在領導和同志們面前始終保持一種熱情誠懇、樂觀向上的良好狀態。

6 機要人員需要銳意進取精神

當今時代，以電子計算機技術、現代網絡技術為主的新興技術已被廣泛運用于機要部門，機要工作現代化水平越來越高、服從管理范圍也越來越大，這給做好新形勢下的機要工作提出大量需要解答的新課題。譬如：如何適應、推動機要密碼通訊專用網絡建設，為黨政領導機關提供更好的辦公支持；如何構建人機結合的新型管理模式，提高網絡安全性；如何為黨政系統內部的信息共享、交換、組織、監控提供更好的協同工作環境等等。這些都迫切要求每一個機要人員不但要善于發現傳統的工作方法存在的問題，還要善于創造新的工作方法與技術手段，使機要工作水平上一個新的層次。

作者簡介

周秀玲（1963-），女，廣東恩平，漢，大專，中交廣州航道局有限公司任機要秘書，助理政工師。