業主單位在抽水蓄能電站工程項目檔案管理中應發揮的作用

丁曉霞 董久華

黑龍江荒溝抽水蓄能電站

業主單位在抽水蓄能電站工程項目檔案管理中應發揮的作用

丁曉霞 董久華

黑龍江荒溝抽水蓄能電站

工程檔案管理是抽水蓄能電站工程安全質量管理的一面鏡子，業主單位在工程檔案管理中應發揮監督、檢查、指導作用。本文從五個方面具體闡述了業主單位的主導地位。只有強化自身檔案意識，探索管理模式，并在實際工作中不斷完善，才能促進檔案管理水平的不斷提升。

抽水蓄能電站 項目檔案管理

工程檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴信息資源，記錄和反映了整個工程建設過程和建設成果。是項目建設的真實記錄，是工程質量責任追究的重要憑證，也是工程達標創優的前提。工程檔案涉及方方面面的工作，貫穿于工程建設全過程。怎樣實現工程檔案與工程建設同步管理，作為工程項目的主要管理單位，業主單位的作用至關重要。下面就業主單位在抽水蓄能電站工程項目檔案管理中應發揮的作用，進行粗淺的探討。

一、強化檔案意識、組織管理到位

抽水蓄能電站工程有其自身特點，建設規模大、時間長、要求嚴，在施工過程中會創造出許多新工藝、新技術，如不及時記錄、收集、歸檔，將會造成不可彌補的損失。因此必須有強有力的組織保證，以協調各方力量，做到密切配合，相互支持，共同做好工程檔案管理。作為抽水蓄能電站工程的業主單位，肩負著組織、協調和指導各參建單位做好檔案管理的重任。首先自己要重視檔案工作，強化檔案意識，加強對檔案工作的統一領導，切實將檔案工作納入工程建設管理程序，納入領導責任制和議事日程，樹立“工程檔案與工程建設同步管理”的理念，建立完善的管理機構，組織管理到位。

黑龍江荒溝抽水蓄能電站建設初期，黑龍江牡丹江抽水蓄能有限公司結合工程實際，將檔案工作納入公司年度計劃，納入領導議事日程和職責范圍。成立了由總經理任組長、總監任副組長，各參建單位項目負責人為成員的檔案工作領導小組，負責檔案工作的組織領導和統一協調。組建了由參建單位專業工程師和專職檔案員組成的檔案管理網絡，16個參建單位共設專、兼職檔案員70余人。使工程檔案管理滲透到工程建設的每個層面和環節，形成了齊抓共管的良好氛圍。通過這些舉措，實現了對各參建單位的垂直指導和橫向管控，強化了全體參建人員的檔案意識。

二、建章建制、明確責任

抽水蓄能電站工程工期長、參建單位多、建設難度大，沒有統一的標準和制度，就失去了管理的基礎和開展工作的抓手。因此，從工程項目立項開始，業主單位就應建立完善的制度體系，明確規定工程項目建設各階段文件資料的收集范圍和時間及其責任，同時列入業主單位及參建單位相關人員的職責范圍和崗位責任制，并有相應的檢查、控制及考核措施，使工程檔案管理有章可循，有法可依。

荒溝電站工程開工后，黑龍江牡丹江抽水蓄能有限公司依據國家規范和標準制定了《工程檔案管理辦法》和《工程檔案考核、獎懲》等制度。明確規定了工程建設各階段文件資料的收集范圍和時間及其責任，提出了文件資料和竣工圖應達到的質量要求及整編規則。并將有關規定分解到日常管理工作中，列入相關人員的工作質量考核范圍，每項工作結束前都有一個收集整理和移交相關資料的程序，使工程檔案收集真正成為一項日常性工作，明確責任，規范管理。

三、措施到位、全程管控

第一，前端交底，過程控制。工程項目開工前，業主單位應對設計、監理及施工單位進行檔案交底，對工程檔案的形成要求、移交范圍、質量標準、移交份數和時間、檔案載體等提出明確要求。要求各參建單位細化任務、落實責任，使工程建設過程文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作與工程建設同計劃、同布置、同檢查、同考核，保證其真實可靠。同時，業主檔案管理部門應加強現場的檢查和指導力度，全程參與，確保工程檔案各個管理環節可控、能控、在控。

第二，納入合同、合同工程結算和質量保證金管理。簽訂合同時，設置專項條款，明確提出文件資料的歸檔要求，并增加工程檔案保證金條款。未按要求移交檔案的合同工程，不予支付工程款，工程檔案保證金不能返還，形成有效地閉環管理，保證工程檔案的完整和系統。

第三，從源頭把關。業主單位應指定專人負責設計文件、圖紙、工程項目管理文件、設備技術文件等資料的收發、傳閱和管理。從文件資料形成的源頭把關，從檔案載體、字跡、簽署和內容填寫上嚴加管控，保證文件資料質量達到歸檔要求。

四、重視培訓、提高素質

建設工程參建單位檔案人員往往都是技術人員兼職或臨時聘用人員，而且不穩定，他們缺少檔案管理專業知識和工作經驗，對相關檔案管理規范和標準知之甚少，而且工作繁忙。因此，提高全體參建人員，尤其是領導干部和重要崗位技術人員的歸檔意識，使他們在實踐中掌握并遵循統一的管理標準就顯得尤為重要。作為業主單位必須對培訓工作常抓不懈，點面結合，層層推進。

荒溝電站工程建設過程中，黑龍江牡丹江抽水蓄能有限公司結合實際，先后3次邀請檔案行業專家到現場授課并進行業務指導，講解項目檔案管理的重要性和全員參與檔案管理的必要性。工程施工過程中，重視對新進場施工人員的檔案業務培訓，強化全員檔案意識，提升專、兼職檔案人員的業務素質。

五、配備專業的檔案人員

業主單位的檔案員往往是技術人員兼職的，沒有專職檔案員。而技術人員常常忙于技術業務，無暇顧及檔案管理，他們缺乏工程檔案管理經驗，檔案業務又不熟練。這樣就無法滿足對各參建單位進行監督、檢查、指導的要求，無法帶領各參建單位完成工程檔案收集、整理和歸檔的艱巨任務。從而導致項目檔案工作嚴重滯后，影響工程檔案竣工驗收。文件資料收集不齊全，整理不規范，無法滿足日后電站生產運行和維護的需要。

抽水蓄能電站工程的業主單位，在工程檔案管理工作中占主導地位。業主單位只有強化自身檔案管理意識，探索管理模式，并在實際工作中不斷完善，才能促進檔案管理水平的不斷提升。