淺談財務部門電子文檔的風險管理

張會民++李穎++陳楠

摘 要：隨著互聯網的不斷發展，其互聯網的優越性體現在各行各業的工作、管理中。該文針對財務部門信息化管理，首先分析了財務信息化管理的技術特點和優勢，進而分析了當前財務信息化管理中電子信息的風險因素，并結合財務管理部門中實際的風險情況，提出能夠應對財務管理中出現的各種風險方法。

關鍵詞：財務部門 電子信息 風險管理 措施

中圖分類號：F40 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2016）08（c）-0102-02

Talking about Financial Risk Management Department of Electronic Documents

Zhang Huimin1 Li Ying1 Chen Nan2

（1.The China geological survey of hydrological geology environmental geological survey center， Baoding Hebei，071051，China；

2.Agricultural University of Hebei，Baoding Hebei，071000， China）

Abstract：With the continuous development of the Internet， the Internet reflects its superiority in all walks of life work and management. In this paper， the financial sector information management， analyzes the technical features and advantages of the financial information management， further analysis of the current risk factors of financial information management of electronic information， combined with the objective reality of the financial sector of electronic information risk management proposed financial information management departments should specific measures of electronic information risk incidents.

Key Words：Financial department； Digital information； Risk management； Measure

物聯網技術的加速發展，將信息化管理應用到財務管理中，這對于財務管理中的各種工作提供了較為便捷的手段。財務管理與一般的管理工作不同，首先工作內容復雜，其次工作標準要求高。利用互聯網技術，可以方便財務管理人員日常工作的信息共享，方便上級領導的查閱和監督。

風險與收益往往都是并存的，信息技術能夠提供“豐富的文件表達形式，同時技術漏洞附加在電子文件及其管理上”。隨著重復的財務管理工作，將有大量的電子垃圾。伴隨著科技的發展產生新的問題：電子文件因保存不當或者誤刪等操作，會帶來較為嚴重的錯誤。因此，如何認識并防范這些風險才可以保證電子文件的真實性和完整性，也能最大限度地為財務部門的科學管理的持續開展提供真實有效的信息支持與信息保障。

1 特點和優勢

網路技術的飛速發展，提高財務管理體系的信息化水平，是滿足新時期財務管理工作需求的關鍵信息化管理模式，其具有以下技術特點。

1.1 財務信息的實時性

過去，我們處理財務問題會經歷較長的周期，如業務部門上報的各類信息、單位向上級部門上報的各類報表等。目前，信息化的管理技術，保證了單位信息的及時傳遞和共享。這樣，既能拓展信息渠道，也能豐富信息內容。采用信息化管理，可以大大提高財務管理的時效性。

1.2 數據共享

數據和信息共享是當今信息化時代下的主題，這樣既節約了時間成本同時減少了人力和財力的浪費。引進財務信息化管理，可以讓單位內部、上級管理部門及時掌握財務管理信息，了解各項工作進度，這樣可以節約成本。數據資料共享，是確保各項經濟活動的重要保障。

1.3 管理辦公的自動化

財務信息管理平臺業務是一個高度集成、統一的系統，加速了各部門的相互連接。合理的工作流程，是確保各項經濟活動的保障。通過授權管理，用戶可以隨時登錄財務信息化管理平臺，查閱各種事項：如已辦事項、待辦事項等。財務審批的網絡化，財務報告、財務單據可以通過掃描件的方式進行系統內上傳，等待領導查看和審批。這樣省去了找領導簽字，等待時間大大減少。

2 財務管理過程中的風險因素

隨著現代通信技術的不斷發展，信息化程度越來越高。電子文件在給我們帶來便利的同時，其自身存在不可規避的風險。主要表現在以下幾個方面。

2.1 電子文檔的可讀風險

電子文檔屬于特殊介質，需要借助各種設備進行文件的讀取和寫的操作，在整個信息傳遞的環節中，電子文件缺少防范和風險控制，則帶來不良后果。

2.2 電子文件的可分離性造成安全性風險

信息與載體的可分離是電子文件的主要特性?？煞蛛x性是電子文檔的一個重要特征，同時在傳遞的過程中可產生一系列問題，如病毒入侵、文件被修改等。另外，網上黑客與計算機病毒也是造成電子文件不安全的因素之一。

2.3 更新換代帶來的浪費

眾所周知，電子產品是更新換代非?？斓?，新的產品不斷涌現。根據日常工作，其設備過時一般有兩方面的原因：一是因為技術不斷更新，舊的存儲技術逐步消失；二是商業供貨是一個動態的平衡，在不斷的競爭中存在部分企業無法繼續生產導致破產。

3 造成財務部門電子文件風險的主要因素

每個事業單位所用的財務管理系統、管理制度等本身存在漏洞，進而給財務部門工作帶來相應的連帶損失。在不斷的工作和研究中發現引起電子文件風險的因素很多，主要有內部因素和社會環境因素。內部因素包括組織、信息基礎建設、人員、資金等。社會環境因素包括主管部門、規范體系、支持部門等。

4 應對電子文件風險的措施研究

4.1 借鑒先進理念

近年來，風險管理是一個比較新的概念，對于管理工作不失為一種好的方法和手段。對于各行各業的管理人員來說，先進的理念是一種方法指導，同時可以為大家所借鑒。

4.2 應用先進技術

將先進的風險管理理念及技術應用于財務信息系統的設計、生成、運行、保存等各個階段。對電子文件生命周期內各個階段所有活動和內容全程管理、統籌兼顧。將全程管理和前端控制的理念貫穿于系統設計中。電子文檔的傳遞過程中，可以采用多種手段進行保護，盡量采用標準或通用格式進行記錄，要切實保證數據安全與長期保存過程中的有效讀出，并確保在格式變換中文件信息的真實性和完整性。

4.3 吸納和培養高科技管理人才

針對現代財務信息化管理工作需求，加強人才的培養與引進，提高技術人才電子文件風險管理的理論素養。在提升信息化財務管理的同時，過硬的人才隊伍也是主要因素。每年應該開展信息化財務管理培訓，通過培訓工作的有效開展，提高財務人員信息化技能，促進財務信息化管理工作的開展。

4.4 加強基礎設施建設

應增加對于財務信息化建設的資金投入，確保財務信息化管理軟硬件設施的齊全。各個單位在選擇財務管理信息系統應用軟件時可以依據不同單位的財務要求進行二次研發，開發出適合該單位的財務管理軟件。此外，網路安全是一個不容忽視的問題，針對目前的網絡安全問題，可以采用多種手段進行網絡防護，如設置防火墻，安裝局域網及內部網站等，這些手段可以有效預防網絡黑客的侵害。

隨著科技和信息化技術的不斷發展，電子文件如何進行安全的保存是值得探索的問題，我們應該如何在信息化的大背景下，將這種先進的科技和安全管理結合的更為密切是值得探討的問題。

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