國防科技工業固定資產投資項目檔案數字化初探

張魏+陳嘉芬

國防科技工業固定資產投資項目（以下簡稱項目）是指由國防科技工業局負責審批或審查后報國務院審批，全部或部分使用中央財政資金建設的固定資產投資項目。項目檔案是國家投入巨資產生的知識成果和無形資產，也是項目投產后運行、維修、管理、改擴建和技改等工作的重要依據和基礎資源。

一、國防科技工業固定資產投資項目檔案數字的必要性

項目檔案的積累、管理以及后期的利用是非常重要的項目管理內容，項目檔案的數字化工作也就順理成章地成為保護檔案本身、保障項目檔案提供利用、提高項目檔案利用效率和提升項目檔案信息化水平不可或缺的一項工作。

二、國防科技工業固定資產投資項目檔案數字化存在問題分析

（一）項目檔案數字化缺乏明確的管理要求

近年來，國家對國防科技工業固定資產投資項目檔案管理的要求日益規范，出臺了眾多管理制度，文件中在項目管理過程和驗收環節對項目檔案管理提出了一些宏觀的要求，但在項目檔案數字化方面卻沒有提出明確的管理要求。

2015年12月，國防科工局和國家檔案局聯合發文《國防科技工業固定資產投資項目檔案管理規定》（科工辦[2015]931號），原科工辦[2007]744號文作廢。其中第十七條要求建設単位應接照紙質檔案數字化技術規范對項目紙質文件材料進行數字化轉換,范圍包括但不限于以下內容:項目立項審批文件、地質勘測文件、質量評定（驗收）文件、竣工驗收文件、竣工圖等。但相對要求比較寬泛，只列了大類，沒有明確數字化的范圍，對項目文件數字化的歸檔格式、像素大小、載體形式等參數也未進行詳細要求。

（二）項目檔案涉及單位及形式多樣，格式不統一

國防科技工業固定資產投資項目一般會涉及到一個或多個建設單位、設計單位、施工單位、生產廠商、監理單位等不同的單位，而建設單位內部會涉及各部門檔案的形式有文件、圖樣、照片、錄像片、光盤等各種形式，檔案存在形成單位多，形式多樣且格式均未統一。導致項目檔案數字化管理的難度較大。

（三）項目檔案數字化的制約手段缺失

在項目檔案形成、管理和歸檔過程中，建設單位一般采用簽訂合同時要求各參建單位提供紙質文件，但對紙質文件的數字化、電子化的要求卻提的不多，不全。比如土建工程參加單位鮮有電子文件光盤移交給建設單位歸檔，設備儀器供應商或非標設備研制單位對于設備的使用說明、研制總結、驗收大綱、培訓教材、測試記錄、源代碼等內容電子版文件提供的不全，這說明建設單位缺乏對參建單位提供資料的相應的管理制度或合同制約措施，沒有相應的管理要求。

三、推進國防科技工業固定資產投資項目檔案數字化的思考

（一）制度要求明確，職責落實到位

首先，從國家層面，制定國防科技工業固定資產投資項目檔案數字化相應的標準、規章和技術規范，明確要求項目檔案數字化范圍，應當歸檔其數字化版本，并對各類數字化檔案的歸檔格式、像素大小、載體形式等參數進行詳細明確。其次，從建設單位層面，應當把對項目檔案的要求、措施納入到相應的管理辦法，針對項目制定項目檔案工作方案，明確項目檔案數字化的具體要求。

（二）經費預算與合同制約相結合，實現項目檔案數字化統籌管理

對于本單位自身形成的文件，建設單位應當根據本項目檔案工作方案，開展檔案數字化工作并歸檔。對于其他單位形成的文件，建設單位應當在前期的項目建議書、可行性研究報告和初步設計各階段明確相應的預算需求，并在與勘察單位、設計單位、施工單位、監理單位以及設備供應商及非標設備研制單位的合同中明確在支付合同款前，應審查參建單位的項目文件材料數字化情況以及電子文件光盤移交情況，是否按合同（協議）條款履行職責，對未按合同（協議）要求的建設單位可暫?；虿挥柚Ц逗贤?。

（三）根據利用原則，明確項目檔案數字化范圍

筆者認為項目檔案文件的數字化工作應由建設單位負責統一組織協調，制定項目竣工文件數字化的篩選原則和范圍，數字化成果的接收標準和方法，各參建單位根據合同的明確要求，各司其職，按照統一的標準要求，完成規定范圍內的項目文件的數字化工作。

在目前國家、上級沒有明確的管理要求的情況下，筆者認為要進行項目檔案數字化處理前的鑒定工作，明確項目檔案數字化的范圍，此工作要遵循以需求導向，以便于利用查考為目的。

根據項目檔案形成的不同階段和內容，對于由建設單位收集、歸檔的各階段文件，如項目的立項批復，各類合同，項目“三同時”文件，審計、檔案、項目竣工驗收文件在整個項目建設過程中直至項目竣工驗收時經常會使用到這些文件，這些文件可由建設單位自行數字化或由專業檔案數字化公司按合同要求完成數字化工作。

基建文件中應該明確竣工圖必須進行數字化?？⒐D數字化是檔案利用、管理工作的實際需要。所以對竣工圖開展數字化，一方面能更有效的保護檔案，另一方面也能更好的提供利用服務。

非標設備的電子文件形成于非標設備研制的全過程，是最直接、最原始的記錄。為保證及時提供設備安裝、調試及生產過程中的維修利用，明確設備儀器，尤其是非標設備的各類文檔及設備圖紙的電子版文件要嚴格按照電子文件歸檔管理要求與紙質文件同時移交。

四、結語

大數據時代的到來給國防科技工業固定資產投資項目檔案的數字化工作帶來了機遇和挑戰。項目檔案的數字化工作是為了更好的開展檔案提供利用，在項目投入使用后的維修、維護，也能更完整、系統地體現國家的科技和軍事各方面的能力和水平。因此，項目檔案的數字化工作還需不斷探索、完善，使項目檔案能更好的服務于企業和社會。

（作者單位：[1]張魏，上海航天技術基礎研究所；[2]陳嘉芬，上?？臻g推進研究所。）