淺析如何做好博物館檔案管理工作

李海玲

摘 要：檔案管理在博物館管理工作中占有非常重要的位置，結合風箏博物館檔案工作的現狀分析，找出目前檔案管理工作中存在的問題，提出改進的對策，為眾多檔案管理工作者提供工作思路，同時對博物館檔案資料管理的信息化建設提出了展望。

關鍵詞：檔案管理；現狀分析；對策

檔案管理是博物館管理工作的重要組成部分，在博物館的發展過程中起著不容忽視的作用，隨著經濟、文化的不斷發展，博物館的檔案管理工作也發生了很大的變化，出現了許多亟待研究和解決的新情況、新問題。博物館的檔案管理工作者要堅持科學規范的管理制度、認真嚴謹的工作作風，讓檔案管理實現方便利用、查詢、歸檔等一系列措施，使管理工作更加有序合理地進行。

一、博物館檔案管理工作的重要性

博物館，是指以研究、教育和欣賞為目的，收藏、保護、展示人類活動和自然環境的見證物，向公眾開放的非營利性社會服務機構。隨著社會經濟的快速發展和國民素質的不斷提升，越來越多的人開始關注博物館的社會教育功能，這就促使博物館工作者在文物與觀眾之間搭建更為廣闊的平臺，而陳列展覽正是這一平臺至關重要的組成部分，它讓更多人親臨歷史留下的珍貴遺跡，感受人類文明的博大精深。伴隨著陳列展覽的進行，必然會產生一系列的文件材料，這些文件是不可再生的文化資源，為后人進行學術研究提供了依據，是博物館賴以生存和發揮其社會教育功能的基石。同時，博物館的檔案能全面準確地記錄博物館在不同的歷史時期所發生的各類重大事件以及組織機構的調整變化等，詳細反映博物館的成長歷程?？梢哉f，從建立博物館開始，檔案管理工作就始終圍繞著博物館的各項工作提供服務，發揮著非常重要的作用。

檔案記載著大量的信息，是博物館開展各項業務工作的基礎，也是不可或缺的依據。比如它能為博物館陳列宣傳工作提供真實生動的素材，加強公眾對文化遺產的了解，提升市民的文物保護意識，從而使文物藏品的宣傳教育功能得到充分的發揮；其次，它能為博物館各項業務工作的開展提供考查的依據，為社會各有關部門開展多學科理論研究提供第一手材料；第三，它能為藏品的保管、養護和修復提供科學的依據，當文物損毀或消失時，文物檔案就成為修復的關鍵；第四，它還為藏品的安全管理提供備查證據資料。因此，博物館必須重視檔案的管理工作，讓其充分發揮在文物保護與利用中的價值。

二、博物館檔案管理中存在的問題

以風箏博物館檔案管理工作的現狀為例，主要存在以下問題：

1.博物館檔案管理工作意識淡化，對存檔工作缺乏重視性

風箏博物館自建成以來，主要工作是完善館內建設，包括展館的裝修工程、展品的征集工作。隨著博物館陳列展覽、藏品保管和社會教育等主要業務工作的快速發展，獲得了博物館管理者更多的關注，而對博物館檔案管理工作的重要性則被淡化了，由于人員編制有限，致使檔案管理工作一直沒有完全納入正軌。檔案管理人員身兼數職，檔案管理工作沒有做到專人負責，嚴重影響了檔案管理工作的質量。而有些博物館檔案管理工作者自身對檔案管理缺乏足夠的認識，認為這項工作可有可無，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感和良好的職業道德，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而工作存在缺位現象，導致博物館檔案管理工作在管理方式新舊交替的進程中遇到障礙。

總體來講，風箏博物館館藏展品來源廣泛，有些展品無法追述其準確來源，加之建館初期的許多客觀因素，檔案管理僅以保管為主，進館展品起初都已“豆腐賬”的形式管理。風箏展品有其特殊性，一般風箏繪制使用化學顏料，扎制使用礬過的絲絹，導致展品易粉化，不易長時間保存，例如館藏風箏“百鳥朝鳳”。

2.博物館檔案工作缺乏長期性、連續性的發展規劃

近幾年，博物館檔案管理工作雖然進行了一系列諸如達標升級之類的實質性考核，但達標以后，就出現后勁不足，缺少長期性和連續性的管理，再加上管理者對博物館檔案的重要作用的認識不足，對檔案綜合管理的參與程度不夠，造成了博物館檔案工作有領導，無計劃；有任務，無落實；有形式，無效果。博物館檔案工作缺乏應有的長期性和連續性的發展規劃。

3.博物館檔案管理工作缺乏規范性管理

當前博物館檔案管理不規范主要表現在：一是博物館檔案收集不規范。館藏展品的檔案包括收藏檔案、保管檔案、展陳檔案、修復檔案、借展檔案等，這些檔案分屬不同的部門進行管理，各部門之間各司其職，按照不同的工作方式進行記錄、收集、整理，藏品的相關檔案之間無法進行綜合利用。二是藏品檔案信息更新不及時。藏品檔案信息不僅是文物藏品的身份證，并不是一成不變的，它會隨著時間的推移出現物理或是化學性質的變化；三是博物館檔案整理不規范。由于博物館檔案業務人員的專業素質參差不齊，在立卷過程中不按照檔案規范立卷；四是檔案綜合管理力度不夠。博物館藏品檔案未及時進行移交或是在移交過程中損壞和丟失，造成檔案不完善；五是檔案利用不規范。博物館檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，手續不完備，造成了借出的檔案經常沒有按期歸還或長時間不歸還，甚至遺失。

三、改進風箏博物館檔案管理工作的對策

1.增強檔案意識，堅持規范建檔

增強博物館管理者的檔案意識，只有這樣博物館檔案工作才能做到因地制宜靈活有效。博物館檔案要全面反映博物館的各類信息，包括博物館藏品檔案、陳列展覽檔案、資料檔案等，通過收集、整理各項資料，詳細甄別分類，確保資料的準確性和完整性。博物館檔案管理的目的，在于服務和利用，因此要增強檔案工作與博物館發展的貼近度，根據發展需要，可編寫《組織機構沿革》《陳列展覽精品展》《風箏藏品精品匯編》等資料，更好地發揮博物館檔案的服務作用和應盡的職能。

2.加強培訓力度，努力提高博物館檔案管理人員的素質，建立健全相關管理制度

作為專題博物館的檔案工作者，首先不能滿足于現狀，應主動、積極地提升自己的業務理論知識、相關科學文化知識和檔案學知識，做到依法治檔，使檔案得以安全保管和科學利用。第二，要加強學習業務技術和各級檔案專業刊物，清楚檔案管理的法律法規，及時貫徹落實有關檔案管理的新規定、新規范，按照新要求去工作。另外，還應密切注意國內外檔案工作的發展動態，借鑒先進的管理經驗和技術，不斷提高管理水平。第三，提高檔案人員素質是搞好檔案管理工作的基礎。要求檔案人員具有良好的綜合素質，豐富的科學知識，較好的語言表達能力和文字寫作能力以及相當的外語水平。第四，明確博物館檔案管理負責人、檔案員的崗位職責，形成覆蓋全館的檔案管理機制。

3.實行標準化、規范化的工作程序和方法

運用科學的管理方法使檔案管理日趨完善，達到最優化，第一，堅持統一領導、分散建檔、集中備案的原則，按照完整、準確、翔實的要求，按照規范、標準的原則整理歸卷、立卷，把博物館檔案整合為相互獨立，又不可分割的整體，最大限度地提高博物館檔案工作的檔次。第二，對館內展品進行一次全面整理。博物館的工作人員可以在普查的同時，根據《藏品檔案規范》對原有的總賬進行整理，對新征集的展品進行重新認定，把已認定的藏品進行分類，編目、入賬，并寫明展品信息，把重點的展品進行編號糾正，并做好備注。第三，重新組合相關資料，實現資料規范化。將那些建檔過厚、內容混雜的案卷進行重新組合。在重組資料的過程中還應對那些無頁碼、無標題或標題不清楚的檔案資料要重新加工、編寫，以保證館藏檔案資料更加規范。第四，規范題名，保證查找資料的準確性和高效性。檔案的分類號保證了檢索的查全率，而題名準確才能保證檢索的查準率。

4.盡快完成檔案的計算機管理 搞好博物館檔案的信息化建設，做好博物館檔案的研究和利用

電子信息時代的到來給檔案管理帶來新的革命，檔案工作者很大一部分時間是直接通過電腦網絡來進行電子檔案信息的收集、整理和傳輸。我們要借助系統本身的局域網絡，實現檔案信息資源共享。博物館檔案工作者不應只停留在保管檔案上，還要進一步研究利用。我們在有計劃、按標準加強檔案研究工作的同時，不斷地摸索，善于總結經驗，使檔案的潛在價值發揮到最大。

隨著科技的飛速進步，檔案的管理范圍也從以往的文字、圖片檔案等發展到電子文件，及其數據檔案、照片檔案、聲像檔案和縮微膠片檔案等新型檔案。我館應該根據自身館藏的特點，盡快建立計算機檔案管理系統，以達到快速、安全、準確管理檔案的目的。

四、結語

目前我國正處于文化大繁榮、大發展時期，各類博物館也進入上檔升級，快速發展通道。檔案管理作為博物館管理工作中的重要環節，我們應該正確分析檔案管理工作中不足和問題，采取積極有效的對策、措施，抓住當前的大好形式，不斷探索，總結經驗，為博物館事業的發展發揮作用。

參考文獻：

[1]夏南.淺談博物館藏品檔案管理〔J〕.云南檔案.

[2]胡均.博物館文物藏品檔案的管理與實踐〔J〕.蘭臺世界.