淺談縣級供電企業往來款項中一般總賬的管理

陳萍

往來款項作為公司總資產的一個重要部分，直接影響到公司資金使用效率、財務狀況結構、財務指標反映等諸多方面。近年來，隨著公司財務管理信息化、集約化、精益化水平的不斷提高，國資委對往來款項治理和壓降目標提出了更高要求。而一般總賬作為往來款項的重要內容，其業務信息管理的好壞將直接影響到財務數據質量和治理成效。一般總賬是指：SAP上線時，按業務內容，區分款項性質，對缺乏三證信息的債權類、債務類單位或個人，分別將期初余額導入到“其他應收款”或“其他應付款”一般總賬科目。

一、縣級供電企業一般總賬管理現狀

（一）國資委對往來款項管理的要求

近年來，國資委頻繁的下發文件要求國網公司開展兩金占用專項清理工作，要求以2015年5月31目的兩金余額為基礎，在2年內實現15%-20%的壓降目標，其中2015年實現壓降10%。由此可見，國資委對往來款項治理和壓降目標提出了更高要求，而一般總賬作為往來款項的重要內容，其業務信息管理的好壞將直接影響到財務數據質量和治理成效。

（二）一般總賬管理系統應用現狀

在公司統一的會計科目體系中，由于SAP系統中“一般總賬科目未設置成統馭科目，只能打捆核算，無法核算到具體對象。但是實際業務中“一般總賬”業務是我們無法避免的，比如：工程項目其他費用的核算、檢修運維中的零星費用、涉及非三證單位或個人業務時，由于在財務主數據管理平臺是無法做客戶或供應商管理的，只能通過“一般總賬”核算。

（三）系統內單位對一般總賬管理的普遍做法

一般總賬業務日積月累，在源頭上未得到有效控制，事中未及時跟蹤，事后未及時清理。財務人員主要依賴手工登記備查簿，對“一般總賬”科目通過SAP分配字段來區分，利用電子表格或者手工賬簿來登記臺帳。通過以往的實踐，發現這樣的做法存在較大弊端。

首先，SAP分配字段是可修改字段，缺乏固定性，容易導致分類名稱參差不齊。其次，會計人員登帳不及時，就會造成會計信息更新不及時。最后，手工登記備查簿效率低下，無法實時匯總、無法及時、準確分析，追溯查賬困難。

二、縣級供電企業一般總賬管理存在的問題

1.非三證單位或個人債權債務賬賬不符（SAP系統與手工臺賬不符）。部分往來單位在拆分、合并、更名時由于會計人員未及時更新銜接，另行新增往來單位，單位名稱或業務摘要信息前后不一，形成多頭掛賬。掛賬金額串項，金額混淆，掛賬金額與往來單位或個人實際不符。

2.非三證單位或個人涉及的其他應付款，一般總賬出現借方余額，存在較大的資金安全風險。從近年來各類檢查、稽核、內控監督工作中不難發現“一般總賬”打捆核算，科目總余額雖然正確，但是細分到具體對象時出現了借方余額，需要進行重分類。部分應收款項被隱藏于“其他應付款，一般總賬”科目中，導致資產債務不實，極易產生資產流失風險。

3.會計人員每個人做賬思路不同，掛賬摘要就會不同；或者，掛賬時間久了，會計人員自己都忘記了在一般總賬掛過賬。單純的依賴財務人員手工登記備查簿查詢一般總賬，辦理資金收付業務、往來款項分析、報表填列、年終決算、迎接審計等工作時，效率低下，手工統計容易出錯。

4.若是會計人員不及時更新手工備查簿，不能及時與債權債務單位個人及時核對、清理、催收或償付，容易形成錯賬、單邊掛賬、呆賬壞賬、為日后清理催收帶來一定困難。會計人員輪崗時，一般總賬管理工作更為被動。

三、一般總賬管理主要做法探討

公司高度重視，統籌安排，制定年度壓降目標，開展專業指導，從嚴審批入賬，注重過程控制，全面開展一般總賬清查工作。采用SAP系統為主，遠光財務系統為輔助核算的方式，把一般總賬明細核算融入日常會計業務中，實現過程嚴控，定期清理，杜絕新增，避免跨年結算，實現了一般總賬的精細化管理。

1.依法治企：嚴格執行財政部《關于建立健全企業應收款項管理制度的通知》、新修訂的《國家電網公司關于往來款項管理辦法》等文件規定，依法合規開展一般總賬治理。

2.成立一般總賬數據治理工作機構：建立循環管理機制。成立以公司總經理為組長；分管財務領導、財務總監為副組長；公司相關部門負責人及專責為成員的工作小組。加強組織領導，保障工作有序推動。

3.明確職責分工：公司總經理為一般總賬治理的第一責任人。財務部門是一般總賬往來款項的歸口管理部門，制定一般總賬管理流程，負責會計核算，并定期組織業務經辦部門開展往來款項核對、清理工作。業務經辦部門是一般總賬管理的具體實施部門，按照“業務歸口、誰發生、誰負責”的原則，對本部門經辦業務涉及的一般總賬進行管理。審計、監察部門負責對一般總賬的管理進行監督、檢杏.

4.一般總賬管理的流程圖

5.一般總賬管理的系統支撐方式

（1）以SAP系統為主、遠光財務系統為輔，在期初余額一致的前提下，凡是涉及“一般總賬”科目核算的業務，每筆SAP一般總賬新增或減少，都同步錄入到遠光財務系統具體專項對象中，按月核對期初余額、借方發生數、貸方發生數、期末余額，確保兩套系統的實時無縫對接。

（2）建立臺賬信息：債務人名稱、業務內容、發生時間、發生金額、是否逾期，逾期原因等。

（3）應用了遠光財務系統的憑證記賬、專項核算明細賬、專項核算對象匯總表、總賬、預警、賬齡分析、報表等多項功能。參照財務管控年終決算報表模板，在遠光報表系統中設置了“其他應收款，一般總賬情況表”、“其他應付款，一般總賬情況表這兩張報表，實現了一般總賬報表的自動化取數、自動劃分賬齡、超限額和超時間預警功能（特別是超過1年度的長期往來）。

6.重點開展一般總賬清理工作實現財務與前端業務融合。逐筆詳細分析與歸納，與經辦業務部門共同研究解決方案。針對具體問題與經辦業務部門進行討論，制定有針對性的解決辦法。

（1）按照清理工作與核對工作相結合的原則。是指在財務建立臺賬的同時應與對方單位賬務信息核對一致。核對一致的一般總賬，先進行催收或償付。對清理難度較大的，按“先易后難”的方法進行推進式處理。

（2）按照清理工作對等性和重要性原則。將清理債權類、債務類一般總賬放在對等的位置上，同時進行清理。其次在二者的清理中，將清理其它應收款，一般總賬作為重中之重。

（3）逐步處理歷史遺留問題，杜絕新增長期掛賬。對符合壞賬確認條件的長期一般總賬，申請核銷。每月將遠光核算對象列出的明細清單，通過內網公告、會議通報、績效考核等方式，及時督促業務經辦部門進行清理。加強清理核對、催收或償付力度，原則上掛賬時間不超過三個月，避免跨年結算，確保一般總賬余額逐年壓降。

四、SAP為主、遠光財務系統為輔，雙軌并行方式核算一般總賬的管理成效

1.實時查詢每筆一般總賬的臺賬信息。以遠光財務系統為輔助，實時查詢出每一筆一般總賬的臺賬信息。包括：債務（權）人名稱、業務內容、發生時間、發生金額等信息。

2.實現了一般總賬業務的信息化管理。SAP為主、遠光財務系統為輔，雙軌并行的方式，解決手工登記備查簿的弊端，實時查詢、實時匯總，提高工作效率。通過預警功能，及時提醒財務人員處理超限額、超時間的一般總賬。通過遠光一般總賬報表功能，自動取數，自動劃分賬齡，準確做好資金收付、往來款項分析、報表填列、年終決算、迎接審計等各項工作。為以上各項工作，提供系統數據支撐，做到有據可查，有據可依。

3.規范一般總賬會計賬簿檔案管理。賬簿打印以SAP明細賬為主，以遠光財務系統專項核算對象帳頁為輔，裝訂一般總賬檔案資料。人員崗位發生變動時，可以及時、完整的移交給接崗人員，持續、動態管理一般總賬業務。

4.成功壓降一般總賬余額。公司重點對其他應收款，一般總賬中原農電局劃撥的股改往來款進行了清理核銷。通過多方努力，到工商局取得破產證明、法院出具裁定書、法律事務中心出具法律意見書。找到了16筆，金額合計為79萬元的壞賬證據。將核銷應收款項壞賬行文至市公司，上報省公司審批并同意核銷后，取得了中介機構資產損失核銷鑒證報告。并獲得了國稅局企業資產損失所得稅稅前扣除批復，較好的解決了歷史遺留問題。