城建檔案管理數字化建設問題探討

唐燕

摘 要：在城建檔案利用服務中，網絡化逐步融入到數字化城建檔案，互聯網成為了數字信息交流的新平臺，讓城建檔案的利用與信息交流形式有了巨大變化。同時，利用更加先進的掃描壓縮、縮微還原、復圖復印、彩繪打印、拷貝刻錄等聯機設備，能夠滿足社會各領域對城建檔案的需求。因此，通過加快數字化城建檔案建設，能夠讓城建檔案利用服務再上新臺階。本文主要就城建檔案管理數字化建設問題進行分析，結合實際情況，提出合理改善措施。

關鍵詞：城建檔案管理；數字化；信息技術；城市化

自我國社會主義市場經濟體制確立以來，新時期社會進步飛快，城市建設也獲得了廣闊的發展空間，城市化腳步越來越快。城市化進程的不斷推進中，建筑工程規模和數量不斷增加，為了確保城市建設活動有序開展，需要全面開展城建檔案管理數字化建設活動，實現數據的高效、安全和便捷存儲，為城市建設規劃提供更為科學合理的參考依據，推動城市化建設和發展。由此看來，加強城建檔案管理數字化建設研究是十分有必要的，對于后續理論研究和實踐工作開展具有一定參考價值。

1城建檔案管理數字化建設的意義

城建檔案數字化建設是一個具有十分廣闊發展前景的行業，在建設和發展過程中，仍然有許多缺陷和不足有待進一步完善。在城建檔案數字化建設中，由于傳統的城建檔案管理方法需要耗費大量的人力、物力和財力，需要人工對紙質檔案進行管理和檢索，需要占有大面積空間，檔案資料查閱速度較慢，效率不高。與此同時，由于檔案資料自身具有分散性特點，所以對信息資源的整合和查找只能依靠人工實現，一旦紙質檔案出現損壞，將造成大量的珍貴資料丟失，產生嚴重的危害和影響。城建檔案資料完整性和系統性不高，而在廣度和深度上同樣存在著局限性，而且很多城建檔案館分布在不同區域，檔案館之間的檔案資料調度和查閱較困難，需要占用大量的存儲空間。數字化城建檔案能夠有效改善此類問題，利用先進的信息技術和數字化技術實現資源共享和存儲技術，充分發揮檔案信息原有的功能，提供更大的便利和支持。

2城建檔案管理數字化建設中存在的問題

2.1檔案查詢利用方式落后

城建檔案仍然采用原來的查詢利用方法，無法提升檔案信息服務的時效性與社會效益。很多地區的檔案館主要依靠用戶親自上門查找和電話咨詢，檔案檢索也是一級一級查找，很不方便。檔案利用以用戶復制、摘抄、閱讀等為主，檔案服務以用戶主動上門查詢為主，檔案利用部門工作被動，積極性不強。這種低效、被動、落后的服務，影響了檔案利用的時效性，阻礙了檔案社會效益的提升。

2.2管理信息的泄露

城建檔案是城市規劃、城市建設的重要依據，為城市規劃提供有效的歷史信息，為城市建設給予必要的指導。但城建檔案資料具有保密性，除了一些可以對外公布的資料外，大部分資料是要進行嚴密管理的，不得泄露。但利用數字化的管理模式，城建檔案信息很容易被篡改，甚至造成泄露。一些不法分子會對城建檔案管理信息系統進行攻擊，對信息進行盜取，影響城建檔案信息的安全性。因而，相對于紙質檔案資料的管理，數字化的城建檔案資料的管理更應重視信息的安全。

2.3檔案收集滯后，內容不全

城建管理部門在開展公務活動過程中，會產生大量城建文件資料，包括紙質材料、電子文件材料等，如工程設計的CAD制圖等。但是在當前報檔過程中，只報送了紙質材料與聲像材料檔案，沒有報送電子文件材料，仍然采用傳統檔案報送管理方法，無法與城建管理部門數字化進程保持同步。從檔案內容上看，顯得不夠完整，連續性差，跟不上動態發展的城市建設步伐。城建活動是一個動態過程，工程管理、維修、改建、擴建等都有著完整性與連續性特點，這些變化應在檔案中準確反映出來。特別是對綜合管網工程和地下管線等必須盡快補充完整，認真記錄，為城市地理信息系統建設提供良好的物質基礎。

3數字化城建檔案建設的對策

3.1做好全面規劃

城建檔案數字化建設中，前期規劃工作是一項十分重要的工作，將大量的紙質檔案資料信息轉化為數字化檔案，工作量十分龐大，需要耗費大量的時間和精力。數字化建設中，需要對檔案館內部的信息資源儲藏量具有一定的了解，深入調查分析后，才可以突出工作重點，根據檔案類型有針對性地開展數字化建設活動。

3.2建立城建檔案數字化建設標準

數字檔案的資源共享，需要在相關標準和規范的支持下，實現檔案信息的數字化。建立城建檔案數字化標準，主要是包括對數字化檔案管理規范和信息化標準規范，通過對數據信息的收集和整理，為檔案信息提供更為安全的保障，并做好網站管理的相關說明。數字化檔案管理規范化建設，可以為后續的城建檔案數字化建設工作提供更為充分的參考依據。

3.3人力資源建設

很多地區在數字化城建檔案館建設期間，面臨著信息技術人員匱乏的問題，所以應盡快轉變現有業務人員隊伍專業結構，打造一支素質高、能力強的檔案管理隊伍，確保其知識結構合理，具備豐富的檔案管理知識，并能夠勇于開拓創新。安排上崗的檔案管理人員知識結構要全面，信息意識敏銳，信息能力較強。此外，還要加大對現有檔案管理人員的信息技術培訓工作力度，根據各層次與業務需求，讓相關人員盡快掌握新設備的使用方法，為數字化城建檔案的建設與運行奠定人才基礎。

3.4基礎設施建設

數字化城建檔案需要在一定空間數據基礎設施、網絡基礎設施的基礎上，建立應用服務系統和空間數據庫，提升對城市建設的服務水平?；A設施建設包括硬件環境、系統軟件、網絡環境，其中硬件環境包括計算機系統硬件平臺、辦公環境建設、現代化庫房建設。硬件基礎設施包括網絡通訊設備、服務器、檔案數字化處理等設備。軟件建設應考慮到實際需求，采用先進技術，建立大規模并發訪問的服務管理系統、大容量的分布式數據庫。管理軟件不僅要有業務管理與檔案利用服務等功能，還要和數據庫系統結合起來，形成數據錄入、數據管理、數據輸出等過程的應用。在數字化城建檔案館建設過程中，網絡建設是基礎，包括檔案館內部局域網、與政府連接的政務網、與互聯網連接的公眾網。

3.5數字信息資源建設

從本質上看，數字化城建檔案館是大信息容量系統，整合了各種類型的信息，包括對數字化檔案數據的收集、存儲、管理，形成一個社會綜合信息資源庫，同時可以在海量信息數據庫中提取有價值的信息，讓社會各界對檔案信息資源的需求得到滿足。檔案來源與采集范圍如下：傳統城建檔案館館藏、立檔單位的文件材料、具備檔案性質的行業、專題信息資源庫和互聯網中有檔案價值的信息等。如ASCII的文本文件、專業圖形文件、柵格圖像文件、影像文件、聲音文件等數據形式，都在數據庫中建立和存貯。地理信息也是數字化城建檔案的另一特征，主要以地理信息系統技術為支撐，建立地理信息數據庫，開發檔案管理信息系統，讓城市規劃建設管理現代化的辦公決策有可靠的依據。

4結語

綜上所述，城建檔案管理數字化建設是應時代發展需求，提高城建檔案管理水平的主要途徑，在建設過程中需要充分考慮到數字化檔案信息管理的安全問題和系統穩定性，有針對性地開展工作。

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