淺談檔案管理工作的重要性

李藝

摘要：目前，在各個領域的工作中，多少都會涉及到一些需要保存的信息，這些信息也就是檔案，從本質上來說，其具有保存的價值。檔案最大的優點就是可以幫助領導層做出合理的決策，此外，還可以作為考察的參照，因此，對于企業科學的研究或者基礎的建設都有很重要的意義。檔案管理工作只要確保三項內容，就可以了，首先就是檔案制度的完善，其次就是構建檔案管理的體制，最后就是方案的基礎配備要完善。檔案管理的工作在不斷的發展，以前使用的檔案管理方式已經無法適應現在的需求了，因此，需要加入一些新的多媒體文件，比方說圖片，或者影像的資料，這些新的資料可以更加直觀的將所需要表達的東西展現出來，也更能增強記憶，可以說將檔案信息提升了一個檔次。檔案管理工作應該做到科學、合理，還應該符合社會發展的需求，也更能融入現在社會。對于檔案管理工作，對其管理的方式應該做到積極采納和借鑒的準備，只有這樣才能發揮自己所長，補缺自己所短。從長遠的角度上來看，檔案管理工作也更加具有價值和歷史意義。

關鍵詞：檔案管理 重要性 措施

一直以來，在事業企業中檔案的管理工作起到非常重要的作用，不管是對職工本身還是企業發展都會受到檔案管理工作的影響。在檔案的管理工作中會記錄下職工上學或者工作的經驗，這些信息有效的反映一個人的狀態，這也是檔案管理工作最大的效用了，也為企業用人提供了幫助。因此，人事檔案管理工作是事業單位用人的參考。首先，檔案管理工作可以促進企業的發展；其次，檔案管理工作的價值體現在企業的決策上面。做好檔案管理共組的前提就是要清楚現在的狀況，要積極的戲吸取和采納，以便快速的融入到社會發展的管理體系中，才能將檔案管理的功效發揮到最大化。

一、做好檔案管理工作的必要性

企業是否有業績或者管理的水平如何都體現在檔案的管理工作中。一個企業的發展肯定有很多的成果，這些成果都會詳細的記錄到檔案中，如果想了解一個企業的成果就可以從這些檔案中找出，或者在做某些決策的時候也可以從這些檔案中發現蛛絲馬跡。最近幾年來，我國社會經濟發展比較迅速，傳統的檔案管理模式已經無法滿足現在的需求，這就需要我們去嘗試新的管理方式，讓企業的成果更好的展現出來?？梢詫n案管理工作和企業管理結合在一起，這樣的話可以有效分配企業的資源，從長遠的角度上來說，對企業的經營和管理意義深遠?？偟膩碚f，檔案管理工作是對社會和企業發展都有意義的工作。

二、檔案管理工作目前存在的狀況和遇到的問題

隨著社會的發展，檔案管理工作的價值越來越高，不管是職工還是企業，檔案管理工作的意義都非常的大。因此，大多是的單位開始關注檔案管理工作，但是，在采取檔案管理工作的時候還會遇到一些問題，這些問題主要反映在兩個方面，檔案管理理念和檔案管理模式。檔案管理工作涉及到公司所有的部門，因此工作內容非常的繁瑣，如果無法和管理上的政策相統一，那么就會影響著企業的進步，特別是在經濟形式轉變的當下，傳統的檔案管理理念和模式已經無法滿足現下的需求。此外，還有很多的企業本身檔案管理工作就不夠完善，比方說信息不完整、記錄不客觀等，這也需要在未來的發展中不斷去完善。

三、檔案管理最為根本的目的，檔案利用

檔案管理工作最為根本的目的就是對檔案的利用，這也是方便企業領導人做出決策的參照物?？梢哉f，對于檔案利用是整個社會發展的必要要求，因此，應當注重檔案的開發，首先要多檔案系統進行有效的管理，比方說信息的收集、檢索和維護，以方便需求者更快的找到自己所需要的信息，這當中最為重要的環節就是對檔案的保存，只有這樣才能在所需要的時候及時的取出需要的信息。此外，杜宇比較重要的檔案一定要有復印或者掃描存檔，查閱的時候也要放置復印版，對于元件要妥善的保管。檔案管理工作不僅體現在檔案管理上面，還應該與時俱進，找出正確的位置，只有這樣才能提供整體的檔案利用，才能體現自身的價值。

四、檔案管理工作在事業單位發展中表現形式

（一）增強檔案工作人員的綜合素質

隨著企業體制改革的加深，對于檔案管理工作的首要要求就是檔案管理工作者的素質。首先，在人員選取的時候一定要選擇有高教育，且有工作經驗的人員，要從源頭上選取素質高的人員。其次，在日常的工作中，也應當注重人員素質的培養工作，比方說，檔案工作者除了基本的專業知識之外，還應當包含其他的知識，比方說，計算機信息技術，還應當有科學的激勵機制，只有這樣才能適應新時代對檔案管理工作的要求。

（二）健全檔案管理機制

檔案管理制度如果不健全，那么直接的影響就是企業的發展。特別是在當下，企業必須要健全自身的檔案管理機會，還應該注意檔案的優化工作，特別是在檔案管理工作的流程上面一定要有一個標準化，還應當注重職責的分配工作。

（三）建設檔案管理信息化

企業如果想真正的做好檔案管理工作就必須要進行改進和優化，必須要做到檔案管理工作的信息化，首先，企業的領導者和職工需要轉變觀念，加強對檔案信息化管理的正確認識。其次，對于檔案管理工作要有一定的資金的投入，為信息化提供設備上面的保障。最后，就是要注重檔案管理工作人員的培訓工作，以確保新的技術的使用。

（四）利用檔案資料，提高檔案資源的利用率

檔案資源可以有效的促進企業的發展，因此，在日常的管理工作中，檔案工作者要充分的挖掘出檔案的價值，還需要優化檔案管理的模式，只有這樣才能最大程度的利用檔案信息。此外，還應該通過網絡做到檔案的宣傳作用，特別是一些面向社會的服務工作，與此同時，還應該做好檔案的建設和分類工作，以方便不同的需求者信息的查找，個性化的服務更能有效的利用檔案。

五、結語

就目前企業檔案管理工作來說，雖然其制度和實施上面還沒有完善，但是其存在的問題還是需要引起管理者的高度重視?？梢哉f企業的檔案在決策的提出的時候具有借鑒和歷史意義，因此，需要檔案管理工作對于企業的發展非常有意義。企業只有注重檔案的管理工作，才能用嚴謹、負責的態度去對待日常的管理，才能發揮檔案管理的最大效用，為企業的發展提供重要的保障。

參考文獻：

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[2]查滿林.建設知識型企業檔案管理創新體系——21世紀企業檔案工作發展戰略思考[J].檔案學通訊，2000，（01）.

（作者單位：交通運輸部北海救助局）endprint