現代農業科研院所的檔案內涵及其建設管理

吳冰云

摘要：農業的發展是時代的趨勢，與人們的生活密切相關，而檔案管理的工作又是現代農業科研院所的基礎，記錄了研究的成績和各種獎項，推動了農業科研院所對農業產品進行栽培、開發、處理、研究等的發展，另外，建設現代農業科研院所是我國創新戰略的要求，所以文章根據我單位的情況，對檔案的內涵進行講解，對檔案提出幾方面的建設管理。

關鍵詞：現代農業科研院所 檔案內涵 建設管理

農業科研院所檔案是對科研的栽培過程、新資源開發、信息處理等更方面的真實記錄，檔案記錄包括了各種人事管理、科研結果管理、開發管理等多項管理內容，一般檔案管理的方式多以紙質為主，通過分類等方式進行檔案的管理，而檔案的存在是最基礎性的工作，是農業科研院所研究工作的再現，也是農業科研院所進行重要決策的依據。因此文章從檔案的內涵進行分析，提出多個檔案建設管理方案。

一、現代農業科研院所的檔案內涵

檔案是農業科研院所在科研過程中產生的一些記錄，通過紙質的方式進行整理歸檔的文件，所以可以說檔案是一種文化財富，通過將已經發生或正在發生的一些事情進行記錄，將記錄下來的事情進行歸檔，然后記錄在各種紙質上，以供后人觀看和研究，比如我單位將研究的過程和結果進行歸檔記錄，然后再通過檔案查看進行加深研究，就是對后人研究的一種財富；而且檔案的形成其實就是文化的積淀，通過不斷的研究積累新的經驗進行創新，然后再進行積淀，以此類推，積淀的時間越長，那么根據檔案進行創新的腳步就越強；另外，檔案是文化傳播的重要媒介，文化的傳播時文化通過擴散、遷移、傳送等多種途徑進行傳播的過程，在這個過程中，很多的文化傳播逐漸的出現斷層，造成文化傳播不下去，導致文化的流失，雖然文化的傳播媒介有很多，但是檔案卻是文化傳播的重要媒介，檔案不僅具有儲存文化的能力，而且還能對文化傳播進行擴大，就像我單位的一些研究檔案，不僅將研究的過程進行記錄，而且還通過檔案將研究的過程進行無限的擴大，使研究的結果增值；最后，檔案可以反映文化的變遷，因為研究成果是在不斷的變化當中，所以在進行檔案登記和查看的過程中，會看到有研究成果發生變化的情況，而農業科研的成果也會出現種類繁多的情況，在研究的過程中總結前人留下的研究檔案，然后針對自己的科研進行完善，所以說現代農業科研院所的檔案對我國農業發展有很大的內涵。

二、現代農業科研院所的檔案的建設管理方案

（一）提高對檔案的重視程度

農業科研院所的檔案包含的范圍多樣化，其中多以課題的研究結果、成果鑒定書以及科研結果測試等為主，而現如今很多農業科研院所將檔案隨意擺放，結果導致了查找過程非常繁瑣，降低了工作的效率，所以為了提高工作效率，需要提高院所領導對檔案的重視程度，將檔案進行分類歸放，方面員工進行查找。比方說，將食用菌育種馴化、新資源開發、科技成果轉化等進行分類檔案管理，然后再將每一個的分類進行小分類，比方說新資源的開發，可以分為技術種類、實驗室設備等進行分類，以此類推，這樣一來可以提高員工查找檔案的效率，提高檔案工作開展的效果。

（二）建立網絡化的管理

隨著社會科技的進步，互聯網已經成為工作、娛樂、研究各方面都不可少的工具，所以在建立檔案管理的時候，可以運用互聯網進行網絡化管理。比方說將所有的檔案進行規整，然后錄入網絡系統，每個工作人員注冊賬號，通過賬號才能進行瀏覽檔案，當然為了避免檔案泄露，員工的賬號設置限制，只能瀏覽與自己職位相關的檔案，避免檔案的丟失和盜用等情況的發生，然后制定網絡檔案瀏覽的相關制度，規范員工瀏覽檔案的行為，并且安排專業的檔案網絡管理人員，及時的針對檔案進行更新、收集和整理等工作，加大檔案的管理工作。

（三）完善設施安裝

對于我單位來說，研究需要各種的設備，但是很多設備逐漸的落后甚至被淘汰，所以為了完善檔案建設，企業應當將檔案設備進行更新，加大資金的投入，建立相應的檔案管理室，配備各種掃描儀、打印復印一體機、碎紙機、大容量硬盤以及電腦設備等，以滿足對檔案進行網絡化管理的需要。比方說，針對檔案室的建立，需要控制室內的溫度，配備溫濕度檢測儀，然后做好防火、防蟲、防塵等工作，以確保檔案的安全存放，防止檔案的損壞。另外，加大收集整理的管理力度，將每次收集的檔案進行分類整理，并且進行統一管理，同時定期的對檔案進行檢查，一旦發現有損壞的檔案，及時進行修整。當然，在檔案室外，可以建造相應的閱覽室，一些貴重的研究檔案，不允許帶離檔案室的，可以在閱覽室中進行閱讀整理，提高了檔案管理的效率。

（四）開展檔案管理心得交流會

在我單位檔案管理的實踐中，發現如果要將檔案工作做好，最基本的動作其實就是提高全員對檔案管理的意識，提高大家自覺關心檔案管理工作的意識。因此，我單位可以通過各種方式對檔案管理進行宣傳和普及，甚至組織員工參加檔案管理培訓班，然后讓員工輪流做檔案管理員的助手，協同管理檔案，在檔案的管理中增加檔案的保護意識。比方說，在員工輪流站崗一段時間之后，開展檔案管理心得交流會，通過員工自己參與檔案管理，提高員工檔案的管理意識，而且“人多力量大，柴多火焰高”，一個人看待問題的角度是單一的，而多個人看待問題的角度就比較全面，所以說定期的開展檔案管理心得交流會，可以加強檔案管理的建設。

三、結語

總之，現代農業科研院所的建立體現了我國的國情，而檔案的管理是現代農業科研院所的重點，所以針對檔案的建設管理越發重視，文章從檔案的內涵進行分析，提出了提高對檔案的重視程度、建立網絡化的管理、完善設施安裝以及開展檔案管理心得交流會四方面檔案的建設管理，以加強現代農業科研院所對檔案的管理。

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（作者單位：浙江省慶元縣食用菌科學技術研究中心）endprint