淺析高校辦公自動化功能設計

金天昕+凌越

摘要：科學技術發展日新月異，網絡化和信息技術化逐漸成為21世紀時代的主題。隨著網絡技術的不斷發展，高校信息化建設也不斷走向深入。辦公自動化系統是高校信息化建設的重要內容之一，對提高工作效率具有重要意義。該文從辦公自動化系統的基本內容入手，簡介辦公自動化系統在高校應用的關鍵問題，繼而介紹高校辦公自動化系統的具體模塊，最后詳述高校辦公自動化系統的流程設計。

關鍵詞： 高校；工作流；辦公自動化；功能設計

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2017）26-0050-02

Abstract：The rapid development of science and technology， networking and information technology has become the theme of the twenty-first Century era. With the continuous development of network technology， the information construction of colleges and universities is also deepening. Office automation system is one of the important contents of information construction in Colleges and universities. This paper starts with the basic content of Office automation system， introduces the key problems of Office automation system in Colleges and universities， and then introduces the specific modules of the Office automation system in Colleges and universities， and finally describes the process design of Office automation system in Colleges and universities.

Key words：Colleges and universities； workflow； functional design

全社會信息化建設發展迅猛，高校作為人才培養和科研的重地，信息化建設的水平對其建設和發展至關重要，各大高校對此極其重視，成為信息化建設的重要陣地。辦公自動化（Office Automation）系統，又名辦公自動化系統，現今已成為高校信息化建設的核心部分。傳統的辦公自動化辦公模式主要集中于發布通知公告、發送郵件、公文傳閱等基礎功能，欠缺辦公文件的在線起草、提交、分辦、傳閱、審批、下發和歸檔的自動化流轉功能，是日常工作中大量的審批工作依然采用紙質跑鞋審批，無法實現自動化和網絡化，效率始終無法提高，遇到領導出差，還會造成審批文件的積壓，嚴重影響工作效率的提高。而今，新型辦公自動化系統對流程重新設計，實現了辦公文件流轉中真正意義上的無紙化和自動化，彌補傳統辦公模式的不足，極大提高教學辦公的效率，提升教學管理的質量，縮減辦公管理的成本。

1 高校辦公自動化系統建設的主要內容和關鍵問題

1.1 高校辦公自動化系統的基本內容

各大高校在實際辦公操作中需要面對各式各樣，不同門類的文件，工作繁瑣且艱巨，辦公自動化系統的出現扭轉了各大高校辦公管理的窘境。辦公自動化系統是面向全校的辦公自動化、網絡化、協同化系統，是學校電子政務事項處理的基礎系統。辦公自動化系統的運作主要基于流程二字，所要實現的是各項流程活動，具體包括：信息發布、檔案管理、文件處理、車輛審批……其中，尤以文件處理最為重要[1]。所謂流程，即是工作中各項事務處理的工作流的基本運作，將各項分門別類的工作部門和看似獨立的工作環節緊密銜接起來，構成有序的整體，實現空間與時間的無縫對接。

1.2 高校辦公自動化系統建設的關鍵問題

高校辦公自動化系統建設中最主要環節便是電子公文的流轉?？v觀高校收發公文的渠道和形式可知，文件主要分為以下三種情況：校外來文，校內收文，高校發文。校外來文經過最基礎的掃描和錄入之后，就依次進行擬辦、批辦、承辦和歸檔的程序[2]。校內來文程序較為簡單，較之校外來文免去了歸檔的環節。收文是被動、不可控制。發文則需要深思熟慮、謹慎行事。文章發起后還需經院系校方領導審核處理，方能完成發文的一整套程序。

辦公自動化系統是集中化管理，使文件處理呈現發散式模型，以院系辦公室為中心，向各相關職能部門輻射。各項流程的繁簡與否，參與者權限程度均取決于行文和機構，因此，工作流運轉需符合組織機構設置和行文制度規定。文件的整個傳達過程中，辦公室都是最基本的信息傳輸地和集散地，所有工作流必須保證足夠靈活，才能使各項工作運轉有條不紊。此外，工作流流程越精細，參與者權限與職責分工越明確，越能保障工作的效率。最后，工作流的具體走向也應規劃明確，嚴格保證公文正常有序流轉。

2 高校辦公自動化系統設計的基本模塊簡介

2.1 日程申請與工作流管理

日程模塊可便于用戶管理每一天的待辦事項，以提高工作效率。日程可以進行新增、修改和刪除等基本操作。日程不僅可以顯示當日的事項，還可以通過查詢日歷，翻閱過去和將來的日程事項。對于詳細日程，可以單擊“詳細”仔細觀看明細。

辦公自動化系統中的各項公文在流轉中，如果帶有附件，可以通過工作流功能模塊進行查閱和流轉。文件審批過程中，申請人提交相關申請文書，有工作流模塊運轉，將具體文件傳送到審批人處，經審批人查閱審核之后，再流轉回申請人處，使文件經歷單循環流轉。endprint

2.2 文檔和信息郵件管理

文檔管理模塊，顧名思義，是管理用戶所有新增、修改、刪除的文檔。在該模塊中，用戶可以創建新文檔、實時搜索文檔，并根據系統權限分配可以快速查詢、定位相關文檔。具體還可以瀏覽相關文檔的詳細信息。用戶對文檔操作的具體權限由系統管理員分配，系統管理員可以在職責范圍內查看、修改、刪除、新增用戶權限。

用戶登錄系統后，便擁有查看、發送、接收、添加、修改、刪除短消息的操作權限。管理郵件的功能模塊，可以在用戶登錄便彈出郵件信息頁面，以提示新郵件信息，用戶可以查詢、接收郵件，編輯、發送郵件并根據具體情況添加附件。

2.3 系統與用戶功能管理

系統功能模塊主要包括用戶管理，個人日志管理等，可以根據具體情況添加、修改、刪除用戶信息。系統的日志管理主要是記錄各個用戶具體登錄和在線的時間，統計統一時間內全部登錄系統的人數，以便于數據統計管理。日志管理主要是查看、搜索、統計個系統用戶的操作痕跡，該權限為系統管理員所專享。

機構、部門、人員管理組成用戶管理的三大基本組成部分。主要是便于系統管理員對各部門人員分級管理，可添加、修改、刪除各機構、部門和人員。用戶管理是系統管理員獨有的權限。

2.4 通訊錄與考勤功能管理

通訊錄包括所有用戶的個人信息。用戶登錄辦公自動化系統， 便默認打卡考勤?？记诠芾砜梢圆樵?、管理、統計用戶的登錄信息，以便于考核辦公狀況。根據系統權限設置不同，每一個基本用戶只可以查詢自身的考勤記錄，部門可查詢部門員工的到勤狀況，機構管理員可以查詢所在機構人員的出勤記錄，而系統管理員可以查詢所有記錄，并對之做具體統計，以有效統計每一個員工的具體出勤率[3]。

3 高校辦公自動化系統的流程設計

3.1 日程與工作流管理流程

當用戶通過賬號密碼驗證成功登陸系統后，用戶可以單擊“日程管理模塊”，點擊“個人日程查看”，可以查看個人的全部日程明細；點擊“新建個人日程”可以在個人日程信息界面記錄個人日程的相關信息，單擊“提交”按鈕，提交剛剛填寫完成的日程，提交成功后會彈出“成功添加”的提示信息，頁面跳轉至個人日程列表頁面，如若提交失敗，系統會提示錯誤信息并指示修改項；單擊“個人日程修改”，跳轉日程修改頁面，可以進行個人日程的編輯，用戶可以對表單里允許修改的內容進行修改，完成后單擊“提交”鍵，其后修改成功與否的操作類似“新建個人日程”。此外，用戶可以單擊“刪除個人日程”刪除任一不再需要的日程信息。

工作流是辦公自動化系統的基礎，像軸承一樣鏈接各一個部門和環節，運用邏輯與規則對工作流程進行操作與運行。工作流的程序改變了傳統辦公低效率的僵局，用戶只需完成相應的表單，進行傳輸步驟，文件就可以按照編程好的程序流向下一接收方，下級審批者可以對文件進行修改、審批、跟蹤、管理、查詢、打印等相應的操作處理，實現了高效的業務管理[4]。

3.2 文檔和信息郵件管理流程

身份驗證之后，辦公用戶登錄自動化辦公系統，選擇文檔管理模塊的各個子菜單，每一個子菜單都對應著相應的操作鏈接，指向不同的功能頁面。用戶可以進行對文檔的查看、添加、修改和刪除等操作。單擊“查看”，用戶可以瀏覽到文檔的具體信息；單擊“添加”，頁面跳轉至文檔草擬頁面，用戶可以新建自己的文檔，完后之后單擊“提交”，若頁面提示“提交成功”，便可跳轉至文檔操作主頁面，若提交失敗，系統自動提示失敗原因和需要修改的內容，二次修改后可再次執行提交操作，如若不然，循環操作直至成功即可[5]。對于新上傳的文檔可以配置權限，對其版本進行管理。

進入信息和郵件管理頁面，用戶可以對相關信息和郵件進行查看、查詢、修改、刪除等基本操作。信息和郵件基本的查看、添加、查詢、刪除操作類似于文檔操作，基本流程可考。

3.3 系統與機構管理流程

用戶（系統管理員）通過身份驗證，成功登陸系統后，登錄頁面隨即跳轉為系統主頁。用戶可以進入系統管理模塊，單擊下拉各子菜單，進行不同操作的鏈接。用戶可以執行對系統不同角色的查看、添加、修改、刪除等基本操作，還可以查閱所有系統用戶的登錄信息和操作記錄。單擊“系統角色”，用戶可以查看系統全部角色明細；單擊“增添角色”，彈出增添角色的配置信息，登記好基本信息并配置相應權限，一個新的系統用戶便創建完畢，點擊“提交”，提交成功則返回系統角色列表頁，提交失敗則需要用戶修改錯誤信息；單擊“修改角色”，所有待修改的角色信息便列表排列，用戶可以根據具體需要對角色信息進行相應修改；若需刪除角色，則單擊“刪除角色”，刪除不再需要的角即可。其他日志信息，用戶可以自行查詢。

用戶（系統管理員）在機構管理頁面，可以執行查看、添加、修改、刪除機構的基本操作，具體操作流程同于系統角色管理，不再贅述。

3.4 登錄與考勤管理流程

用戶輸入賬號密碼，系統將查詢、判定登陸者信息，如果身份合法，將成功登陸，當用戶退出登錄時，系統再次返回登錄頁，賬號密碼信息被清空[6]。當然，用戶可以選擇“記住密碼”，再次登陸無需輸入密碼。但是，正常辦公中，不建議用戶執行“記住密碼”操作，以免辦公信息泄露 。

用戶成功登陸系統后，跳轉至系統主頁，用戶單擊進入“考勤模塊”管理頁面。用戶可以鏈接下列任一子菜單，跳轉進行相應的考勤打卡、瀏覽、統計等操作，便于個人月末出勤記錄考評。用戶單擊“簽到”即為正常打卡，系統管理員可以對所有用戶的出勤記錄進行查詢和統計。

4 結束語

IT行業的迅猛發展，使計算機和網絡融入我們生活的方方面面。電子政務處理中，高校的辦公自動化系統極大地縮減了傳統辦公的繁瑣辛苦，使高校行政人員能更加方便地進行文書的管理。為了保障高校辦公自動化系統運轉有序，需對工作流的流程進行系統設計。本文淺析高校辦公自動化系統的模塊設置和管理流程，理論結合具體實踐操作，為軟件開發和公文辦理者提供些許經驗。在今后的電子政務中，希望更多的軟件從事者能積極開發，優化系統性能，使高校辦公自動化系統更加人性化，提供現代高校政務人員的更好的操作體驗。

參考文獻：

[1] 張吉辰. 高校辦公自動化辦公自動化系統的設計與實現[D].大連海事大學，2015.

[2] 王昂，李曉康. 高校辦公自動化系統的設計與實現[J].信息通信，2015（7）：108-110.

[3] 劉銀漢. 高專院校無紙化辦公自動化系統設計與實現[D].華東師范大學，2009.

[4] 程巧. 高校辦公自動化系統中流程設計策略及其實現[J].辦公自動化，2009（4）：60-62.

[5] 徐麗娟. 談高校辦公自動化（辦公自動化）系統的流程再造[J].秘書之友，2008（8）：37-39.

[6] 姚剛，祁慧勇，付金會. 高校辦公自動化系統中公文統計自動化的設計實現[J].信息技術，2005（11）：160-163.

[7] 王振.辦公自動化研究綜述[J] ，辦公自動化雜志，2010（8）：4-7.

[8] 陳嵐，馮雁.基于工作流技術的辦公自動化流程設計[J].計算機系統應用，2006（5）：18-21.endprint