檔案管理現代化中檔案管理原理的運用分析

信息時代階段，我國經濟發展以及科學進步迅速，檔案管理開始進入到現代化革新階段。雖然檔案管理工作一直在不斷進行現代化革新，但是傳統檔案管理理念根深蒂固，所以現代化改革的過程十分艱難。文章主要針對檔案管理現代化革新中，檔案管理原理的運用進行研究分析，主要目的在于進一步提升檔案管理質量。

檔案是重要的社會資源及信息資源管理的首要方式，對于社會發展來講，檔案是其堅實的后盾，檔案管理屬于國家文化的軟實力管理。從企事業單位的角度來講，檔案管理是對企事業各種信息的管理，同時也為企事業發展提供更多的信息支持。從個人角度來講，檔案記錄著每個人的經歷。檔案管理需要嚴格遵循檔案管理原則，這樣才能更好地實現檔案管理?，F代化檔案信息管理中，需要積極引進先進的檔案管理技術以及設備等，這些都需要遵循檔案管理原理，因此檔案管理原理對檔案管理現代化至關重要。

檔案管理原理概述

檔案管理工作一直在不斷革新，逐漸進入到現代化檔案管理中。值得注意的是檔案管理工作程序非常多，需要不斷記錄最新數據，及時對數據進行統計分析，屬于緩慢型管理。當前社會越來越關注檔案管理現代化建設，檔案管理工作開展期間，包含很多管理階段，不同檔案管理階段呈現出不同的檔案管理原理[1]。從客觀角度來講，檔案管理的很多活動嚴重阻礙了社會中各種檔案之間的溝通以及交流，檔案管理具有封閉性特點，因此檔案的管理與檔案的利用之間存在一定的沖突性，這種沖突性激發出各種檔案管理矛盾，這期間就需要嚴格遵循檔案管理原則，主要包含標準化、簡潔化、統一化、通用化以及最優化。

標準化：檔案管理原理中標準化主要是指在檔案管理中需要根據基礎管理標準、技術管理標準為出發點[2]?；A檔案標準管理需要注意，根據相關規定進行檔案管理，嚴格遵守檔案管理規章制度。技術檔案管理標準主要是現代化檔案管理中一定要積極引進先進檔案管理設備以及各種電子信息技術，合法、合理的對檔案進行管理。

簡潔化：簡潔化主要是因為檔案管理信息比較繁雜，同時數據更是非常多，需要盡量保證檔案管理的各種類型簡潔化，將重復多余的檔案管理項目進行刪除，減少檔案管理的冗余環節，這樣才能真正實現檔案管理的高效、簡潔。

統一化：檔案管理還需要嚴格遵守統一化原理。統一化主要是樹立明確的檔案管理目標，對各個類型的檔案管理都需要遵守統一的管理規范；不管是檔案還是檔案內容存在的不同，都需要進行統一管理，不斷改進檔案管理中存在的疏忽以及偏頗問題；檔案管理手段以及模式積極實現統一。

通用化：通用化在檔案管理中的體現主要在檔案重復管理方面。檔案管理中包含文書立卷、檔案編號、檔案鑒定以及檔案標引等各種程序，這些程序的管理都需要統一操作，及時對各項目的管理進行更新，保證檔案管理能夠跟上社會發展的步伐。

最優化：特別是在當前科學技術發展迅速階段，最優化越來越得到檔案管理重視，最優化是幫助檔案管理實現現代化的重要方式。對檔案管理人員展開定期培訓，幫助其掌握最新檔案管理現代化技術，并且及時對檔案管理的各種設備進行更新。還需要對檔案管理的團隊進行最優化建設，加強管理人員的管理責任意識，能夠做到吃苦耐勞、樹立優秀的工作作風，為檔案管理提供最優化的管理服務。

檔案管理中檔案管理原理運用的背景及其重要性

檔案管理始終在不斷朝著現代化方向革新，積極推動檔案管理中的科學技術應用，積極實現無紙化檔案管理。檔案管理要實現現代化，就要大力引進先進的檔案管理設備，及時應用先進的檔案管理技術，同時管理人員還需要就自身的管理能力進行提升，激起工作人員檔案管理的主動性，這樣才能更好地完善傳統檔案管理中存在的問題，使檔案管理真正朝著系統化、智能化以及現代化的方向推進[3]。檔案管理現代化建設中需要大力運用檔案管理原理，這是社會經濟發展的推動以及檔案管理本身的發展要求。尤其是當下信息技術的創新，信息化時代到來之后，檔案管理遇到很多發展難題，檔案管理的形式也開始變得多樣化，現代化技術應用不夠成熟，傳統管理又不能適應當前社會的發展，更加增大了檔案管理的難度，積極運用檔案管理原理成為必然發展趨勢。

檔案管理現代化中檔案管理原理的具體

應用

動力管理原理

動力管理原理的應用主要是幫助檔案管理現代化提升管理動力，為檔案管理的建設做出更多的合理保證，從客觀上來講檔案管理原理中動力管理原理是實現檔案管理現代化的重要保障與基本前提[4]。檔案管理動力原理在現代化檔案管理建設中的具體應用需要從幾個維度進行分析。首先是檔案管理機構方面，檔案管理機構需要持有十足的動力才能更好地提升對檔案管理機構的優化，我國針對檔案管理方面設定了專門的檔案管理調整機構，不斷提高檔案管理的重視，為檔案管理機構提供更多的檔案管理動力；其次是檔案管理中精神動力的提供，精神動力的提供需要從檔案專業性培訓以及宣傳角度出發，增強檔案管理培訓的專業性和頻次，促使檔案管理人員從主觀上意識到檔案管理的重要性，明晰自己的管理責任，這樣才能對檔案管理機構產生再激勵，進而使檔案管理工作人員的積極性得到進一步提升，同時提高檔案管理的動力[5]；最后是檔案管理中物質方面的檔案管理動力應用，缺乏基本物質基礎，就會影響到檔案管理的正常進行，影響檔案管理人員的管理情緒，所以需要不斷滿足檔案管理的物質管理需求，才能不斷推進檔案管理的發展。

反饋管理原理

反饋管理原理主要體現在檔案管理現代化系統建設中，利用固定檔案信息傳輸通道，系統管理部門向檔案管理部門發出各種檔案管理命令，檔案管理部門及時就檔案管理信息向系統管理部門做出反映。反饋管理原理能夠幫助檔案管理不斷提升管理效益，比如，在檔案管理現代化建設中，一些檔案管理信息需要定期進行更新，這期間就要及時將需要更新的信息進行反饋，系統根據反饋積極做出調查整理，對信息進行調整更正。信息反饋原理的應用，很好的幫助檔案管理保證了數據的真實性，并且可以及時發現管理數據中存在的各種不足；再者是可以第一時間掌握社會發展或者經濟建設的消息，實現了數據管理的及時性；最后是信息反饋能夠幫助檔案管理更好的找出管理問題，及時對問題進行改進。

整分和管理原理

整分和管理原理主要是針對檔案管理中各個步驟進行運用，檔案管理中需要進行信息收集、信息整理、信息統計以及檔案的編號管理等，雖然檔案管理是一系列的系統管理形式，但是對其中各個步驟需要分步驟對其進行管理，這就體現了整分和管理原理。先對檔案系統進行整體的管理分析，分析過程必須保證連續，在掌握檔案管理整體管理要求以及管理規律之后，總結出檔案管理整體存在的價值以及檔案管理的功能之后，在進入到分解管理階段。將檔案管理根據管理類型以及因素的不同進行劃分，及時對檔案管理的各種因素進行科學整理。從宏觀控制方面來講，檔案管理系統需要劃分成檔案研究工作、檔案統計工作、檔案規劃工作等，根據不同檔案管理職能為基礎進行分解調整，很好的提升了檔案管理效率，并且保證檔案管理資料系統分類，便于管理[6-9]。檔案管理整分和管理原理對開展檔案管理現代化做出了重大貢獻。

系統革新管理原理

信息化時代下，為了幫助檔案管理更好的適應現代化發展要求及檔案管理原理的要求，檔案管理開始從基礎上進行全方位的現代化革新。從客觀角度來講，檔案管理現代化的最終實現也需要完善的系統管理作為保障，這樣才能夠讓所有的檔案管理活動真正實現有章可循[10]。完善現代化檔案系統管理，需要從基礎檔案管理人員的分工以及職責劃分等著手，采用分割管理的方式，擴大檔案管理系統管理的范圍，同時革新檔案管理的管理思想，利用“統一領導、分層管理”的管理原理，對檔案管理的每個層面、每個職位以及每個檔案進行詳細管理，再系統地將檔案管理相關資料進行系統規劃，保證每個檔案管理部門都能夠真正發揮出自身的價值，同時利用科學的手段將這些價值融合，匯聚成促進檔案管理現代化發展的重要動力，及時推動檔案管理的發展進步，這正是檔案管理原理中系統管理的最終目的。

重視各項功能發揮的原理

在檔案管理中涵蓋多種功能，不同部門面對著不同的檔案管理功能。在檔案管理過程中，需要嚴格遵守功能激發的原則，激發檔案管理中內向功能的主要為檔案管理原則，而外向功能激發主要是指檔案管理為社會發展以及進步做出的各種貢獻[11]。因此檔案管理原理要求在開展檔案管理期間，對其中的具體管理部門進行優化調整，強化檔案管理中自身管理的能力，從而提升檔案管理中外向功能的發揮；與此同時，提升檔案管理工作對于檔案管理原理應用的重視程度，使檔案管理的內向功能也不斷得到激發。檔案管理工作屬于為社會提供服務類型的工作，所以在檔案管理中需要積極發揮檔案管理的各項功能，促進提升檔案管理的服務質量，更好的發揮檔案管理的價值，為社會發展提供有效的參考。

結論

綜上所述，檔案管理現代化是順應社會發展潮流的必然要求，而要實現檔案管理現代化則必須研究和運用好檔案管理原理，從檔案管理原理的應用中提升檔案管理工作效率和工作質量，使檔案管理工作的效能最大化，從而使檔案管理工作能夠進一步服務于社會發展需要。

參考文獻

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（作者簡介：王靖怡，檔案助理館員，華北理工大學后勤第一集團，研究方向為檔案管理的理論與實踐。）