論工程項目合同管理

徐智君

【摘 要】項目合同管理是對施工合同的訂立、履行、變更、終止、違約、索賠、爭議處理等進行的管理。施工合同和分包合同必須以書面形式訂立。一般來說，施工過程中或多或少總會遇到項目變更等實際情況，而對于此，也就必須以書面形式進行確認，并作為合同的組成部分。本文從工程項目合同的概念出發，逐步向讀者闡釋何為項目合同管理，以及項目合同管理的重點、難點。

【關鍵詞】項目；合同；管理

工程合同管理是市場經濟條件下企業經營管理的一種重要方法是經濟手段法律化的形式之一。每每遇到工程建設，其初期工作最為重要、也最為繁瑣的就是合同的簽訂與管理，在日益復雜的生產活動中，工程建設活動時常出現與建設者早期規劃不一致的情況，而此時，最普遍的解決方案就是“按合同說話”，所以，僅此一點我們就可以看出合同在工程項目中的重要性。但往往，尤其是中小型企業，在創業初期，可能更多的是關注經濟利潤的最大化，為了獲得更多利益，在合同管理上沒有得到足夠重視，更不談設立專門的合同管理部門，也因此，現實生活中拿著合同到處打官司的情況屢見不鮮。那為什么會出現這種不和諧的聲音？合同管理目前又有哪些不足？我們的企業在日常工作中需要注意哪些地方呢？

一、什么是工程合同管理

在建設工程中貫徹法治理念，實施“合同之治，契約之理”，是世界貿易組織平臺上適應市場經濟體制條件的唯一選擇。通俗地講，工程合同管理就是在貫穿于工程項目整個生命周期，體現建設者與承建者共同意思的表達，也是對雙方工程項目開展共同的一種約束文件，而對于它的管理就可以理解為工程合同管理。

現實生活中，合同可以說無處不在，合同管理應伴隨著合同的存在而存在，但是很多人卻只注重對合同風險的審查，卻并不在意對合同的管理。但是對合同的管理卻又十分重要，一個善于管理合同的人往往對合同的風險有著深刻的體會，能夠用自己獨到的眼光體察出合同的風險點所在。

二、合同管理的基本原則

1、合同管理要基于法律法規，唯有此，合同才能切實保障建設者的根本利益，促進項目的穩健開展。

從現階段來看，與工程合同相關的法律法規有兩大類，一類是民事商事法律，如物權法、合同法；一類是經濟法，如招投標法、建筑法等。作為合同管理人員，應該能足夠清楚以上法律的相關條文，并能較為熟練地應用，以此來保證合同條款的合法性、合理性，最終保障合同的有效性。國家法律賦予建設者種種權利和利益，是要讓建設者根據合法的合同條款進行維權，若條款因為違背法律而沒有效力，那相應的權利也就無從保障。

2、合同的管理應當與工程項目的實際情況相匹配，一個項目的出發點、落腳點主要體現于項目的質量、進度、成本三要素上面，要使之在平穩、可控的條件下順利完成項目竣工并投入使用才是根本目的。

對于合同管理應該根據工程的實際情況制定相應的科學解決方案，編制出可操作的合同條款，同時，也要重視質量、進度、成本三大目標，應是包括合同管理工作在內的所有工程管理工作的綱領，可以說，任何項目在簽訂合同時都應該體現和貫徹上述目標，也只有如此，合同管理才會在工程項目管理中發揮出較大的推進作用。

3、合同管理不能是被動管理，管理者應該具有前瞻性，要能做到提前防范糾紛、索賠風險的發生。

預防是進行風險控制的有效方法之一，建設者和承建者都應當綜合考慮各種合同管理過程中的風險因子，并盡可能互相協調，制定出雙方都能認可的風險控制方案，同時，也應當確保合同條款的明確、具體，避免歧義和含糊。

任何合同條款都包含了合同主體之間利益的相互制約和相互促進，工程項目的各類合同中，建設者與其它工程參建方的利益不會是完全的對抗關系，也不可能是完全的一致關系，他們之間的利益通過各個合同條款表現出相互制約和相互促進的特點。建設者在進行合同管理時應把握自己的合法利益與非法利益的界限，把握保護自身利益的恰當限度。

三、目前工程合同管理中的一些不足

1、在一些小微型企業中，有些急功近利的企業主過分關注企業利潤的獲取，而沒有建設高可靠度的合同管理制度，只是簡單地簽訂項目合同，這往往導致不明確的合同條款的出現，成為建設者與承建者矛盾的導火索。

2、合同簽訂雙方法律意識淡薄。針對第一點，第二點是關于建設者與承建者雙方的思想意識薄弱。在紛繁復雜的經濟社會，不僅僅是建設者急功近利，承建者也存在這種現象——急于獲取工程，不進行周全規劃，與建設者匆匆簽訂完合同后迅速開工。這種現象并不少見，由合同雙方“未盡事宜”引發的糾紛也不在少數。這種草率的行為，到頭來，受損失的極有可能是合同雙方。

3、缺少后續監督。合同簽訂不是一項一次性工作，它的生命周期應當貫穿于整個項目，只要項目沒結束，合同管理就應該持續進行。但有些項目中，建設者簡單地將簽訂好的合同歸檔存放，承建者也只是簡單地進行設計圖紙化地施工，雙方都有可能忽略合同中的相關細節。這體現的就是缺少合同管理的監督，有些企業因此出現越權行事、合同惡意篡改、財務漏洞等情況。

4、缺少專業人才。其實這一點是由合同管理意識淡薄所引發的次生性問題，正是因為管理者缺乏這方面的意識，所以在配備合同管理人員時可能是很隨意的，如其他部門人員兼任、應付檢查時臨時任命等，這種操作只會使合同管理流于形式。

四、合同管理中需要著重注意的細節

1、合同雙方的納稅資格。簽訂合同時要考慮服務提供方是一般納稅人還是小規模納稅人，提供的結算票據是增值稅專用發票還是普通發票，增值稅率是多少，能否抵扣，再分析、評定報價的合理性，從而有利于節約成本、降低稅負，達到合理控稅，降本增效的目的。

2、合同簽訂前期審查對方的履約能力。說白了就是審查對方的信譽，在簽訂合同初期，這項工作可以說是必備的，不進行相應的市場調查，很難了解對方的實際履約能力。尤其是在當今社會，眼花繚亂的企業名稱，極有可能遇到的是信譽能力低下的企業，貿然簽訂合同，會使自己處于極大的風險當中。所以，對對方的營業執照、法人代表證明、授權委托權限、企業年檢證明等材料的審查是必不可少的。

3、嚴格審查各項合同條款。這就要求我們必須摒棄急功近利的思想，踏踏實實地對合同內容進行仔細審查，遇到不明白的甚至還要像法律顧問進行請教。比如合同雙方的權利與義務劃分，交貨地點、交貨方式、交貨時間、費用結算方式等，都需要一一明確，不能模棱兩可。

4、避免簽訂無效合同。如因欺詐、脅迫而簽訂的合同，損害國家、公眾利益的合同等；注意合同的規范與完整，要盡可能以書面形式簽訂合同，雖然法律上允許口頭形式的合同，但為避免日后麻煩，還是建議白紙黑字簽訂紙質合同；重視仲裁條款，在合同中盡量注明合同雙方一致認可的仲裁機構，以便日后發生爭議時，可以向雙方認可的仲裁機構申請仲裁。

五、如何進行高效的合同管理

1、建立標準化合同模板。標準合同模板的建立，一方面是針對那些經常使用且變化不大的合同類型可以建立一個合同模板批量用之，從而減少起草合同時浪費是時間和精力，另一方面可以為合同管理提供便利。但要注意的是，不同項目可能會產生差異較大的合同條款，這當中所涉及的合同格式或許會有細微差異，所以在簽訂合同時可以以模板作為基礎，但不能完全照搬，以免出現不符合要求的合同內容。同時，對合同的審查也是重要一環，建立標準化合同模板不代表簡單代入就是完成合同的簽訂，它不是一勞永逸的，在簽訂合同后，還是需要對合同中的各項條款進行仔細確認。

2、將合同進行分類。一個企業的正常運營不可能只有一種合同類型，如除了買賣合同，還存在維修合同、租賃合同、運輸合同等，因為將每類合同按照一定的標準進行分類管理，會提高查找合同的效率，也更容易進行對比從而不斷改進合同文本和合同管理。有些大型企業所經營的范圍可能比較廣，不僅僅是針對某單一領域，所以講合同進行分類就顯得很有必要了，合同管理人員要分門別類地對不同類型合同進行歸類，這樣做最直接的好處就是在進行項目合同查找時能較為輕易地調閱出相關文件，提高工作效率。

3、設立專門的合同管理部門。企業在生產過程中其資料是越來越多的，如果只是靠臨時人員進行管理勢必會出現重要文件丟失、損壞的情況，所以，對于項目合同這種重要文檔，要設立專門管理機構，不僅對紙質版本進行分類存放，還應進行復印件掃描，存為電子文檔，進行長久保留。與此同時，專業管理人員也應當具備專業管理素養，有條件的企業應當招聘招投標專業人員，發揮他們的專業技能，更好地從事工程合同管理工作。

4、進行硬件投資。建立一個合同管理室，將每年的合同按照不同的類型編號后裝訂成冊管理，并派有專門負責人員管理合同，如果其他人需要合同原件，應登記后交給辦理人員，并確保辦理人員及時歸還合同原件。重要文件的管理不能成為紙上談兵，在將合同調出管理室時要及時做好時間、授權人、歸還時間、調閱用途、是否缺損等方面的記錄。

我國施行的是市場經濟，在這一背景下，合同已經成為法制建設的載體、信用經濟的保證。而國內大多數企業經濟的往來現在主要形式就是合同，合同管理作為現代企業管理的重要組成部分，它是否有效，是否能體現出它真正內涵，從一定程度上也體現了這個企業在管理方面的成敗與否。

工程項目合同管理工作不是一蹴而就的，它需要管理者對企業的經營有較為熟悉的工作經驗、同時也需要具備一定的合同管理知識，如何通過這樣的一個管理盡可能地規避或降低企業經營風險，提高市場競爭力、獲得更多的經濟效益，必將成為一門長久性的課題。因此，加強工程項目合同管理既是勢在必行，又是對企業發展具有重要意義的一項工作，值得每個企業給予足夠重視。

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