Excel在辦公中的應用

武雄春

摘要

Excel是我們目前使用比較廣泛的一款辦公軟件，其在圖表制作、公式應用具有較多的功能，如在科研論文制圖、公司匯報數據、行政人事部社保繳費管理、財務工資表和報表、銷售情況表及日常工作瑣事的記錄等均有深入的應用。本文將從Excel的內置函數在數據分析、水文水利科研數據處理辦公和單位社保、養老保險中的應用進行簡單的介紹。

【關鍵詞】數據分析 科研辦公 社保

Excel是我們目前使用比較廣泛的一款辦公軟件，其在圖表制作、公式應用具有較多的功能，如在科研論文制圖、公司匯報數據、行政人事部社保繳費管理、財務工資表和報表、銷售情況表及日常工作瑣事的記錄等均有深入的應用。同時，其在數據編輯方面具有較強的功能，雖然相比于SQLSERVER、ACCESS等數據庫有一定的差距，但是若深入去發掘其數據編輯功能，如各種函數的利用，必然會對辦公順利、快速完成起到較大的作用。

1Excel函數在數據分析中的應用

Excel的內置函數正、RANK和VLOOKUP在數據分析中應用較為廣泛。IF函數作未判斷類型的函數，對真假進行判斷，并通過判斷返回值來決定下一步的分支走向，其判斷值包括字符、表達式、數值等多種，在數據查詢、成績分類、保險類別劃分、工藝流程、模擬計算等方面均有廣泛的應用。以上三個內置函數也可以應用于社保繳費管理方面，如對鄉鎮居民是否能領取待遇按照社保繳費年限進行分類，可以采用判斷函數，設定居民姓名為列A、身份證號為列B、城鄉居保繳費年限列C、繳費金額為列D，判斷函數為“=IF（C2>=6，“繳費年限足”，“繳費年限不足”）。RANK函數作為排位函數，主要是采用升序和降序兩種方式，對數據進行排位，并不用改變數據的原始狀態。如通過RANK函數可以對繳費金額的列D進行排位，從而能夠清晰的知道居民的繳費情況，另外，在排位過程中，可進行絕對引用和相對引用，絕對引用不會因為各種填充方式而發生改變。VLOOKUP函數作為查找匹配函數，其語法包括待查找值（數值、表達式等）、待查找值數據清單（含有待查找值匹配列和引用列2列以上）、返回匹配值引用列、匹配方式四個部分，如對待遇發放名冊中居民銀行賬號采用函數“=VLOOKUP（D4，銀行回盤數據！D1：F7，3，0）”進行特定的查看（待遇發放名冊表居民身份證號為列D，銀行回盤數據表中省份證號為列D、性別為列E、銀行賬號為列F）。

2Excel在科研辦公中的應用

Excel自帶的統計函數、圖表、數據庫分析和處理功能在科研辦公中應用較為廣泛。在水文水利數據統計方面，通過將一組離散型數據輸入Excel表后，采用AVERAGE函數可以獲得平均數、GEMOEAN函數可以獲得幾何平均數、Max函數獲得最大值，SYDEV函數獲得標準差，在通過除法獲得離差系數，這樣就可以得到某一地區的平均流量水文統計數據，另外，可以通過MINVERSE、MDETERM函數來進行矩陣計算，從而使水文數據的計算簡單，提高工作效率。在圖表繪制方面，可以通過Excel自帶的繪圖功能，對某一地區的年降水量進行散點圖繪制，直觀的表達年降水量趨勢，從而有利于對未來的預測，另外，在可以采用VALUE函數對文本進行轉換，形成相應的數值，再通過VB程序進行數據的圖表化，生成分析過程的圖表。在數據處理方面，水文水利的統計分析、計算工作會頻繁的運用數據庫中的各種函數，如宏功能、VB功能等，通過Excel本身強大的編輯功能，首先做好對數據的分類、信息錄入等減少后期工作量和提高數據計算過程中的精度，通過VB功能對相關文本信息或數值信息進行相互的轉換，保證數據處理格式的需求，然后采用宏功能的數據處理，即可解決目前科研辦公中可以通過程序語言解決的任何問題，從而減少科研數據分析計算時間。

3Excel在保險中的應用

VBA作為一個可重復編寫的語言程序，可以通過對單位員工社保繳費模式和金額進行程序編輯，然后通過數據更新即可知道員工繳費情況，因此，在社保核算和管理方面具有明顯的優勢。滕文惠對VBA在社保核算和管理方面進行了具體的介紹，其核算的步驟包括建立員工社保核算表（包含員工信息），然后根據國家政策、公司規定及員工職務和職稱情況，核算社保繳費基數、員工和公司各自繳費比例和額度，最后通過宏命令編寫社保核算的程序代碼，設置安全性和啟用宏命令后保存即完成了自定義函數的設計。這樣就可以在下次社保繳費核算時，通過打開核算表并輸入相應數據后快速完成公司所有員工社保繳費情況分析。

Excel在養老保險結算中也有相關的應用，如胡勁松從為滿足復雜計算方法的角度介紹了其在養老保險中的結算。在結算基礎部分，需要建立包括基本數據區、輸入區和輸出去的作業區，數據區應包含單位員工的詳細信息，輸入區應包含員工工資、在職和退休人數等，輸出區應滿足自動計算要求、計算結果又直觀的反映和公司的模式要求。在結算時，可以采用COUNTIF函數對在職員工、工資進行統計分析實現直接調用；采用INDIRECT函數對輸出去的數據進行間接調用；采用IF函數進行邏輯運算對個人繳費比例、單位實際提率和繳費方式展開判斷；采用ROUND函數對工資總額、應繳費總額等進行數據統計；采用格式調整對結算結果表進行頁面設置。

參考文獻

[1]滕文惠.淺談Excel的VBA功能在員工社保核算與管理中的應用[J].網絡財富，2010（11）：57-58.

[2]胡勁松.Excel在機關事業單位養老保險基金結算中的應用[J].安慶師范學院學報（自然科學版），2002（03）：64-66.

[3]李玉梓，劉紅梅，呂世杰.Excel內置函數和自定義函數在辦公中的應用[J].內蒙古農業大學學報（社會科學版），2013（05）：57-59.

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