■ 李昱璇
國家林業局昆明勘察設計院
隨著網絡信息時代的到來,檔案管理方式發生一定變化,電子信息檔案管理方法相應調整,這不僅能為事業單位發展注入活力,而且還能擴大電子信息檔案應用范圍,提高檔案信息傳遞的安全性。由此可見,該論題探究的現實意義較顯著,能為事業單位持續發展提供可靠支持。
事業單位發展的過程中,應及時調整檔案管理方式。在順應社會發展趨勢的前提下,運用電子信息檔案管理技術,這不僅能夠充分發揮電子信息檔案管理優勢,而且還能提高事業單位工作效率、優化工作質量。以下具體分析電子信息檔案管理在事業單位中應用的優勢。
電子信息檔案借助電子媒介存儲信息內容,其中,計算機技術接收使用要求信號后,快速、高效完成信息處理任務,這不僅能夠縮短人工操作時間,而且還能減少出現信息缺失、信息失準現象。從中能夠看出,電子信息檔案管理能夠彌補人工檔案管理的不足,從整體上提高事業單位工作效率[1]。
事業單位各部門間傳遞文檔資料時,利用電子信息技術實現文檔資料共享,這與社會快節奏發展趨勢相適應。在這一過程中,網絡信息技術為信息傳遞提供有利載體,事業單位工作人員借助數據庫及時獲取所需信息,并參與信息交互及反饋,以此增進業務間聯系,大大提高信息資源利用率。
事業單位以往借助紙質檔案完成信息保管目的,但紙質檔案保管極易出現潮濕、蟲蛀等問題,導致信息內容完整性被破壞,進而降低信息利用價值。電子信息檔案管理應用于事業單位中,既能節約管理成本,又能保證信息完整性,提高信息實用性。此外,電子信息檔案傳遞的過程中,能夠得到網絡支持,意味著信息能夠安全、便捷傳遞,避免出現信息丟失、損壞等問題。
雖然電子信息檔案管理能為事業單位發展助力,但電子信息檔案管理存在一定風險,因此,事業單位工作人員使用電子信息檔案時,務必做好風險控制工作,從以下幾方面措施入手,全面保證電子信息檔案安全性。
一方面,保證系統安全。計算機系統極易受病毒入侵,因此,檔案管理人員務必做好病毒查殺工作,以及計算機系統保護工作,以免為病毒侵襲行為提供機會,同時,安裝正版軟件,做好系統升級工作,一旦發現計算機系統受到威脅,應及時止損。另一方面,保證數據安全,借助防火墻保證信息傳輸安全性,同時,做好電子信息檔案備份工作,并對備份檔案妥善存儲。
電子信息檔案安全工作必不可少,有依據地制定相關制度和章程,能夠為安全問題處理提供支持,全面提高電子信息檔案管理水平,為事業單位持續發展提供便利。此外,電子信息檔案管理者能夠參照制度規范管理行為,大大減少違規操作、越限操作等行為,同時,事業單位領導者制定監督機制,鼓勵員工間互相監督、彼此約束,充分發揮制度及機制實效性。
計算機發展速度不斷加快,再加上,電子信息檔案管理要求隨之提高,結合社會發展需要引進先進技術,能夠在原有基礎上提高電子信息檔案可靠性,真正實現電子信息檔案加密目的。先進技術在密碼機制完善方面發揮積極作用,這是互聯網大數據時代背景下必要的加密措施,這對事業單位有序發展、信息資源高效利用的必然要求,同時,能夠將電子信息檔案威脅因素全面消除,為電子信息檔案提供安全防護。
計算機系統以及電子信息檔案管理主體為人,為充分發揮電子信息檔案價值,降低電子信息檔案管理風險,務必從整體上提高管理者素質,強化管理者檔案安全意識。事業單位組織系統化培訓活動,向管理者傳遞最新的電子信息檔案管理技術,確保電子信息檔案管理問題高效處理。培訓期間制定合理的培訓制度,并聘請工作經驗豐富、專業能力較強的教師,進而使電子信息檔案管理者能夠熟練掌握電子信息技術,充分發揮電子信息檔案應用價值[2]。
綜上所述,本文全面總結電子信息檔案管理優勢,提出電子信息檔案管理風險防控措施,通過提高存儲安全性、完善相關制度、引進先進技術、提高管理者素質等措施彰顯電子信息檔案管理價值,針對管理風險高效、全面控制,這對事業單位良性發展有推動作用。此外,電子信息檔案管理技術能夠大范圍推廣,這對事業單位改革有積極影響。