數字化技術在房地產檔案管理中的應用價值研究

羅俊梅

摘要：隨著信息化技術的進一步深入，目前信息化管理已經運用到各行各業的數據化管理中去。本文根據房地產檔案管理的真實性，便捷性，系統性，共有性，安全性的特點，進一步剖析將數字化管理運用到檔案管理中的的具體價值和作用。同時也給出了具體的應用策略。

關鍵詞：數字化技術； 房地產檔案管理； 應用；價值

[HJ0.75mm]1 房地產檔案管理的特點

1.1 真實性

房地產檔案是其在各種房地產管理活動中產生的真實的歷史記錄，是房地產特有的專業活動產生的，需要保證其數據的真實，否則會導致后期各項問題的產生。

1.2 便捷性

房地產信息檔案雜而亂，為了保證工作人員能夠及時查詢到對應房產信息，同時便于客戶能夠清晰了解房產信息，于此便要求信息管理必須要具有便捷性。

1.3 系統性

[JP2]由房地產檔案的生成規律決定了房地產檔案具有系統性，同時房地產的開發也是模塊化進行的，同時房地產信息檔案的形成也是以房地產項目活動為標準而形成的。因而要求具有參考價值的檔案的形成，需要對整個項目進行收集整理，如此才能保證各個房地產項目開發過程的情況能夠系統性反應出來。[JP]

1.4 共有性

房地產檔案的共同性是指當房地產出售給買家后，為了便于使用者進行質量起訴的權利，房地產的相關的數據檔案應當是使用者和房地產管理者之間的共同財產。

1.5 安全性

當將數字化管理應用于房地產的檔案管理中時應當保證其網絡系統的安全，隱私保護。避免數據的遺漏，錯誤。設置好各級用戶的使用權限，保證其檔案的安全性。

2 房地產檔案管理中運用數字化技術的價值：

2.1 使信息查詢更簡便

傳統的檢索方法是通過目錄標記的文件的位置，找出所需的文件的存儲位置。再根據目錄按照“問題”或“主體”的特點，然后在對應存儲空間中搜索和檢索，既費時又費力。據房地產檔案檢索的以上特點，房地產開發企業必須具有一定的規模才能用來滿足房地產檔案信息利用的需求，然而在市場經濟中，使用傳統檔案管理模式想要滿足以上特性非常困難的。當實現檔案管理數字化后，我們可以通過直接咨詢計算機的在線文件，并將原始檔案提供給客戶，通過數字化檔案對于那些沒有信息的用戶直接對接信息。

2.2 可以通過多種渠道來進行檢索

數字文件管理可以提供比傳統檢索更多的查詢方法，如計算機模糊查詢，名稱查詢、主題查詢、文件編號查詢，查詢時間，年齡查詢、組合查詢、分類查詢，關鍵字查詢等。根據給定的分類指導。并且計算機會根據查詢者提供的要求自動選擇最佳的查詢模式，這樣便能使查詢數據的方法更加方便耗時更短和智能化，并真正方便檔案查詢管理工作。

2.3 使得檔案的使用與保存不受時間與地域的限制

[JP2]在網絡技術的支持下，數字文件查詢最大的優點是可以通過實現遠程通信的使用使它能突破時空的限制，同時也可以同時多人查詢且相互之間不受影響，解決了以往使用檔案的不便。[JP]

2.4 便于隱私的保存

在數字文件系統中，檢索和搜索文件數據的唯一方法就是在用戶端口輸入信息進行查詢。并且數字檔案管理系統可以會根據服務對象的權限的不同類型，判斷用戶是否被允許進入，通過此種系統設置進一步提高了檔案管理的安全性。

2.5 便于后期做大數據管理

為了報告各種檔案的細節，通常使用的手段是檔案統計，即是檔案數據分析手段和基礎，是檔案管理的一個重要組成部分。但是當檔案的數字化實現后，對系統進行各種統計很方便，其中具體的包括統計特征的分析，進而有助于檔案管理人員進行及時的對文件管理采取正確的行為。

3 數字化管理的應用

3.1 確定完善的管理制度

在房地產檔案管理的過程中，可以從管理者的培訓，硬件和軟件的要求方面，等主要內容的檔案管理制度，建立一個完善的管理體系。具體措施如下：第一，將存儲數字檔案數據進行秘密級的分級：對敏感和機密信息進行加密，它也可以離線存儲在一個安全的地方，從而防止房地產檔案信息遭遇改變，被竊取或破壞的危險；第二，保證系統運行環境的安全，例如：包括房地產檔案訪問控制、系統運行的網絡環境保護和管理，防止自然災害、管理保護設施等。第三，對系統的安全運行管理系統的管理：主要是包括業務管理、操作恢復管理內容、操作安全管理、操作權限管理、作業標準化管理，經營責任管理的應用軟件等，通過相關技術防止數字檔案信息被偷竊和修改，最終提高數字檔案信息的安全。同時，嚴格執行信息存儲系統，保證記錄信息的收集的真實性，同時控制檔案信息管理和使用過程中記錄信息的真實性。

3.2 將房地產檔案進行系統的管理

在傳統的房地產檔案信息管理中，通常是使用手工收集、整理的紙質材料，主要的害處在于容易造成材料損失，當存放不當時，容易造成信息的損害以至于檔案管理信息不到位。因此，為了實現紙質檔案管理和信息化管理的目的，同時保證更加完善檔案管理，避免或減少檔案丟失、損壞，利用數字技術對房地產檔案數據進行管理是一種非常好的方式。同時，也可以通過視頻、音頻等技術手段，豐富房地產檔案管理的數據，使其更具形象化。

3.3 將數據網絡建設完全

為了更好的將數字化管理應用于房地產檔案的管理過程中，我們可以主要從以下兩點出發：一是要建立一個數據庫，可以通過掃描儀掃描文件直接將數據錄入計算機，通過掃描的數據可以建立成一個房地產檔案數據庫。其次，應當在房地產檔案信息數字化管理的過程中建立傳輸平臺，當完善的數據庫建立時，應當頻繁有效地利用房地產檔案數據庫，以實現其價值為中心。如此才能保證，用戶在使用信息時能夠有效的防止文件信息在傳輸過程中丟失，修改或被盜。

4 結語

綜上所述，將數字化管理運用到房地產檔案管理中，建立房產影像化檔案庫，可以使得數據查詢和保存更為的方便，更便于向各級政府、社會公眾提供真實準確的房產登記信息，同時也為今后全國統一的不動產系統能順利開展打好基礎，更好地服務于不動產檔案管理工作。

參考文獻：

[1]寇楊.檔案網絡信息安全保障體系建設探討.管理觀察，201226.

[2]朱春麗.數字化信息在企業技術創新和管理中的作用[J].硅谷，200904.

[3]馬茹.房地產企業檔案數字化建設.機電兵船檔案，201004.