談高速公路建設項目檔案信息化管理

李仕奇 徐銳

摘要：高速公路檔案信息化的建設是新形勢下檔案發展的必然趨勢。為實現這一目標，需要我們加強對高速公路建設項目信息化建設的研究，使檔案管理水平得到提高，更有利于高速公路建設服務的提高。在此基礎上，本文對高速公路建設項目檔案信息化建設進行了分析。

【關鍵詞】高速公路； 建設項目； 檔案信息化

1.高速公路項目檔案信息化管理的概述。

高速公路項目的文件管理相對復雜，任務艱巨，對高速公路建設的人力資源和物力資源消耗較其他方面的資源比較來說是非常大，然而在實際應用中，高速公路的檔案信息化管理具有重大意義，其可以使傳統檔案管理方式得到有效改變，但是目前傳統檔案管理方式依舊存在若干問題，主要問題包括：編制沒有規范化和信息利用效率相對較低等問題。檔案的信息化管理，就可以有效地解決這些問題，還可以極大地提高管理水平，實現檔案工程項目數據資料更有效的使用，以及可以遠距離使用，這可以為后期的項目提供更好的服務。使存檔信息資源得到利用，還可以有效地降低管理成本，大大提高管理效率。

2.檔案信息化建設的重要性。

2.1將部門的職能從托管改為服務

在將檔案管理進行信息化之后，在互聯網上就輕松獲取高速公路建設項目的檔案，還可提供優質的服務給領導和相關部門，這樣一來，檔案管理信息的功能得到改變，其從單純的保管發展為服務，其已經成為內部信息交流的一個中心。

2.2提高工作效率

在將檔案管理進行信息化之后，其變化為信息具有網絡性、實時性，而且信息可以自動化更新，這樣以來，在網絡上就能夠做到的查閱、瀏覽和收集的檔案，使中間環節減少，工作效率得到提高，檔案的利用效率隨著工作效率的提高而提高，共享檔案在局域網內就可完成，成功地解決了檔案存儲利用同步進行的問題。

2.3避免損壞和丟失檔案

若只是采用手工方式收集，閱讀檔案，將無法避免的出現丟失或損壞重要的信息，但是檔案信息化管理就可以使這種現象得到有效地避免。

3.高速公路工程信息化建設與管理存在的問題

3.1文件管理不規范，沒有嚴格的工作標準

信息化時代到來，使傳統的標準不再能夠滿足高速公路服務需要。為此，高速公路各個系統需要聯系自身情況，結合目前的需要，制定出高速公路檔案信息化建設工作的相關標準并與其自身相匹配。

3.2硬件設施配置不合理，整體發展不平衡

為了建設高速公路檔案信息化，我們需要為其提供較多的硬軟件設施滿足其建設需求，但是目前電子產品更新換代速度較快，定期升級軟件系統等，然而一些單位使用方便，使計算機單純采用簡單檢索的方式，導致出現與高速公路檔案管理系統所需的服務器不能匹配等等各種事件發生。這樣的后果就是不能實現高速公路檔案信息化管理。

3.3缺乏科學化管理方式意味著檔案信息化資源建設是薄弱的

傳統的檔案部門因為不需要同其他部門進行信息交流，而且對客人進行服務，因此檔案部門的服務基本處于封閉的情況，這樣以來，管理方式孤立，還有是思想和管理方式，處于循規守舊的狀態，這種情況與高速公路檔案信息化管理相反。而且在檔案信息化資源建設許多單位仍然處于“形式化”和“表層化”這種狀態，其對檔案信息化的了解只是單純將工程目錄和一些數字錄入的計算機。但實際上，這種概念是錯誤的。其實檔案信息化并不只是將信息由傳統紙質形態轉變為數字形態存儲信息，真實的檔案信息化的建設是建立一個完整系統的數字檔案資源環境，構建一個具備方便、快捷、省力、省時等多種優點于一身的電子系統。

3.4選擇適宜的軟件

雖然檔案管理系統軟件內容豐富多彩，功能較多，但實際其只發揮單一一種作用。在檔案信息管理中，使用何種軟件是非常重要的，為此選擇一個合適的軟件構建檔案管理系統的重要一步。當今市場上大多數的軟件功能較多，針對性不強，而且買家一般不需要將軟件進一步更新的需要，所以目前市場上的軟件大多沒有將軟件的針對性和實用因素考慮在內。

3.5缺乏專業的信息管理人員

構建檔案信息化管理需要具有較硬專業知識熟練操作計算機，熟知檔案業務知識以及提取獲取信息，使用信息的綜合性人才，以上所說的技能都是目前所必需的。換句話說，確保實施檔案信息化管理的關鍵因素是人才因素。在實際的具體調查中，發現對傳統的管理原則和方法，大多數檔案信息管理人員都非常熟悉了解，然而對現代信息化管理的理念和方法也只是略懂，這種情況嚴重制約檔案信息化的發展，抑制檔案信息化的有效利用。

3.6缺乏安全措施，檔案資料的安全受到威脅

構建檔案信息化管理的過程中有著兩大風險：一個是檔案管理系統的安全性問題，另一個是網絡安全問題。如果想使檔案信息的數據得到安全防護，單一的設置復雜密碼和更改防火墻，這種方法并不有效，真正切實可效的方法是將系統不斷升級，將系統更加成熟，安全設施更加完善，進而使數據的安全得到保證，當今世界網絡的任何節點和站點都有可能遭受黑客攻擊，制約信息化網絡發展的最大障礙會是網絡的不安全性。

4.加強高速公路項目檔案信息化管理的措施

4.1合理規劃公路檔案信息管理

高速公路檔案信息化管理是指通過信息化手段來提高傳統手工方式，以實現現代高速公路項目管理信息化。在這個過程中，一定要進行合理的規劃和嚴格制定標準，這些是實現公路檔案信息化的前提。為提高公路建設的規范化水平打下了堅實的基礎。

4.2建設高速公路檔案信息管理平臺

檔案信息化管理的實施是建立在辦公自動化系統的基礎上。它是集成其他智能控制系統，實現界面、數據和相關指令的統一。在高速公路建設中，根據不同的編碼和格式，應該將不同的信息傳輸到數據中心，每個系統將從數據中心檢索數據，并且每個業務系統都將被合并和記錄，對于崗位的授權不同，可以操作的界面也不同，這樣做檔案管理，更加趨向信息化。

4.4規范檔案信息管理的標準。

要想將數字化檔案的技術得到標準，一方面需要不斷改進檔案信息化的管理，另一方面采用彩色掃描儀將圖像格式可以轉換為電子文件模型，文件可以轉換成圖像格式等多種不同類型的存儲方法。在制定公路項目信息管理的相關標準同時，必須不斷規范信息化管理的相應過程，制定出更加完善的信息化管理的實施措施。

5.結語

綜上所述，高速公路建設項目檔案信息化是指收集和整理檔案形成等多個步驟均采用以計算機網絡為中心的高新技術，完全發揮信息技術傳播速度迅速和信息資源共享等優勢，最終將檔案管理系統的智能化得以實現。要想提高高速公路檔案的管理水平，就必須實現檔案信息化。社會的迅速發展，要想跟上時代的步伐，高速公路檔案信息的建設也不能落后。所以，高速公路建設項目檔案信息化需要引起我們的高度重視。

【參考文獻】

[1]蘇培新.高速公路建設項目檔實信息化的實踐與探[J].廣東公路交通，2006，04：61-62.

[2]池文敏.解析高速公路項目檔案信息化管理[J].辦公室業務.2014（21）：112.

[3] 胡志患，曹平，淺談高速公路建設項目檔案信息化建設，湖南交通科技，2007，01：77-80.