采購文件編制的思考

劉功勛　李嘉

摘要：采購工作一直以來都受到市場高度關注，采購活動必須遵循“公開、公平、公正和誠實信用”的基本原則?！吨腥A人民共和國招標投標法》實施以來，規范了市場采購行為，無論是政府還是企業均按照法律規定，形成了采購工作的主流方式，并且統一了模式和標準。隨著采購工作的延伸，國家部委、國網公司以及各省市分別明確了招標采購、非招標采購方式方法，并相繼出臺了若干配套規章制度和實施細則、辦法規定等補充內容。

關鍵詞：采購文件編制；招標；非招標

近幾年，明星公司加大投入，改善基礎設施水平，打造堅強電、水網絡，深入推行信息化建設。一系列的投入，使公司招標、非招標采購活動日益增多，采購過程的規范性及采購結果成為來自各方的焦點，從實際工作來看，采購工作各環節存在的爭議和問題也越來越多，要確保采購效果、保障各方合法權益，除了評審過程及后期合同履約控制外，重點還要從采購過程入手，抓住管控重點，比如招標文件（含公開招標文件、招標資格預審邀請文件、邀請招標文件等）、非招標采購文件（含競爭性談判文件、詢價文件、單一來源談判文件等非招標采購方式文件），采購文件（本文中采購文件代表招標文件、非招標采購文件）是招標人在“招標、評標、定標、訂立合同”過程中的指導性文件，也是投標人在響應招標項目中進行標書編制的參照和依據，采購文件的質量直接影響采購工作的成敗和效果，是采購流程中的關鍵性工作，是達到采購、需求目的的合法性手段。

一、招標非招標采購的主要方式

按照法律規定，合法的招標方式有兩種，即公開招標和邀請招標；合法的非招標方式主要有三種，即競爭性談判、詢價、單一來源采購；除以上幾種方式外，根據實際情況可由上級監管部門認定其他采購方式，比如公司當前正計劃推行的電商化采購等。

必須進行招標的資金來源主要包括國有資金投資項目、國家融資項目、國際組織或者外國政府資金的項目。資金規模達到法定標準就必須進行招標，未達到招標標準，可以采用法定非招標方式進行。

與我們日常工作緊密相關，更多的主要是國有資金，規定范圍主要有各級財政預算資金、納入財政管理的各種政府性專項建設基金、國有企業事業單位自有資金，并且國有資產投資者實際擁有控制權的項目。

（一）招標

1.公開招標。招標人以招標公告的方式邀請不特定的法人或者其他組織投標。該方式能最大限度的征集潛在投標人，具有充分的競爭性，是當前國際、國內普遍采用的招標方式。在國家法規中也明確了公開招標應作為主要采購方式。

2.邀請招標。招標人以投標邀請書的方式邀請特定的法人或者其他組織投標。該方式競爭性有限，一般在有特殊要求、專業性較強且潛在投標人較少的情況下采用，但能保證投標人的實力和資信，避免項目風險，保證秩序競爭。采用該方式需經項目審批部門進行批準。

（二）非招標

1.競爭性談判。談判小組與符合資格條件的供應商就采購貨物、工程和服務事宜進行談判，供應商按照談判文件的要求提交響應文件和最后報價，招標人從談判小組提出的成交候選人中確定成交供應商的采購方式。該方式是非招標采購的首選方式，競爭性較強，雙方可面對面進行若干輪談判，在質量和服務均能滿足采購文件實質性響應要求且最后報價最低的，原則確定為成交供應商。明星公司在部分項目的評審上采取了綜合打分的辦法對投標進行評定和推薦。

2.詢價采購。詢價小組向符合資格條件的供應商發出詢價通知書，要求供應商一次性報出不得更改的價格，招標人從詢價小組提出的候選人中確定成交供應商的采購方式。該方式一般針對物資類采購，且在價值較低、有統一標準的情況下采用，分為書面詢價和現場詢價，原則上報價最低的確定為成交供應商。

3.單一來源采購。招標人從某一特定供應商處采購物資、工程和服務的采購方式。該方式不具有競爭性，但具有必需性和延續市場論壇/環球市場性，理由必須充分，對價格要有準確判斷。

非招標采購中的其他方式，如競爭性磋商、項目追補采購、電子商務平臺采購等在此就不作贅述。

二、采購文件編制需把握的六項核心內容

（一）依法依規

采購文件編制必須符合國家現行法律法規的要求，文件中的方式以及程序必須合法。

1.現行招標投標及采購法律法規中對于具體的招標、非招標采購方式進行了明確，規定了適用條件、標準和限額。在實際操作中究竟采用何種方式開展采購工作，應該根據適用條件、項目特點和實際情況，參照規定進行確定，不得人為更改采購方式。比如在招標活動中，將必須公開招標的項目改為邀請招標，或以各種方式拆分項目避免招標；在非招標采購中，未按規定方式實施采購，或擅自調整采購方式，未經審查采取詢價和單一來源而影響公平公正性。

2.采購文件中不得設置有歧視性、傾向性或不公平的限制條件、要求等內容，為保證采購活動公平公正、競爭充分，在文件中不得出現人為提高資格條件或設置不合理的限制條件，或根據意向中標人的條件設置技術性限制條件、要求等，設置帶有傾向性的扣分或加分條件，出現排他性條款。在評標或評審方法和細則制定中不能將企業業績作為加分條件和中標要素。

3.技術要求規定不得違規，不得要求或者標明某一特定的專利、商標、名稱、設計、型號、原產地或生產廠家。應符合國家或行業主管部門要求的現行技術規范和標準，不得人為提高標準或降低標準，影響市場公平競爭原則。

（二）完整規范

采購文件的結構和內容要以規范的文字進行描述，簡潔有序、準確明了，把采購目的、要求、進度、售后服務等完整體現。完整規范的采購文件才能有效的規范采購活動。

1.采購文件的整體結構應完整規范。招標文件主要包括邀請、須知、文件格式、合同條款、評標辦法、資格資質要求、技術商務要求等，工程類還有工程量清單及圖紙等內容；非招標采購文件一般包括邀請、須知、技術和商務要求、響應文件格式、合同主要條款等，采取綜合評分方式的要進行明確，工程施工類還包括概況及圖紙等內容。

2.采購文件編制的用詞用語要準確無誤，不得含糊不清或有歧義，不能使用“大概、大約”等無法確定的或表達上含糊不清的語句，防止投標人出現理解誤差。

3.采購文件的條款內容應完整規范。在實際采購活動中，盡管部分條款內容在采購評審或定標之前都未發揮實質性作用，如合同條款，但應當要保持內容的完整規范，不能省略或刪減，這些內容都是定標后續工作的規范性文本和履約依據。

4.工程項目采購文件中的工程概況、設計、工程量清單、圖紙等內容應完整規范。這些內容是報價的基礎和依據，在寫入正式采購文件之前一定要嚴格并認真細致的把關審查，保證相關內容完整、充分的展現出來。設備采購文件的技術指標要規范的進行描述，確保兼容性。

5.采購文件要充分反映采購項目的獨特個性，不能按照相同內容模版來套取，應充分結合采購內容和實際情況進行內容填充，比如相應技術要求、評審方法、評標打分標準等。同時編制和審查中要有充分的事件預想，評定過程中的情況及處理方式要明確，如綜合評分打分結果一致應如何處理、綜合評審報價一致如何處理等方面的問題。

（三）平等合理

采購文件要體現平等對待招標人和投標人、合理提出技術要求與商務條件。技術要求根據可行性報告、技術經濟分析確立，不能盲目提高或降低標準要求。

1.平等合理劃分標包，充分考慮質量和物資生產供應周期，結合資金計劃和市場潛在投標人的承包能力及參與競爭能力。

2.平等合理采用評標評審辦法，根據項目的特點和實際情況選擇最適合的評定方式，對于技術要求復雜、技術標準不能統一、有高性價比要求的采購項目，如大型成套設備物資或有特殊要求的工程項目，可以采取綜合評分打分的方法；對于技術簡單、要求能統一、能通用定型、滿足基本要求就可以的物資或勞務承包居多，無特殊材料要求的工程、服務等項目就可以采取綜合評審（原則低價）的方法。

3.平等合理設置價款結算或聯動方式，根據采購項目特點或時間周期，合理確定價款結算方法，并在合同條款中進行明確，要保證采購進度或項目實施進度與價款結算相協調。價格聯動方式更多的運用在大批量的協議庫存采購，因規模大、合同周期長，要確定合理的價格聯動方式，應保證價格調整范圍與市場價格水平相符，有充分的調價依據。

4.平等合理分擔雙方風險和責任。站在招標人自身角度，都希望將風險偏重在投標人，或由投標人全面承擔，條款中苛刻、不平衡的條款其實是一把“雙刃劍”，當投標人承擔不了這種風險和責任時，會對招標人也造成傷害。在風險和責任分擔上，要從整體效益出發，最大限度發揮雙方積極性，比如不可抗力、自然因素、政府行為、環境限制等方面做到共同承擔。

（四）標準一致

采購文件整體內容要標準統一和結構相互一致，不能存在沖突或矛盾，同時要講究技術標準優先，技術標準就是需求方向和要求，是決定采購成敗的重要依據。

1.采購文件各組成部分要保持標準一致，文件結構由多個章節部分和不同主題內容組成，但相互關聯、目的一致，如技術要求與合同條款要保持一致，技術要求與圖紙、材料或工程量清單保持一致，須知和響應文件格式要求資格文件等內容要一致。

2.采購文件中所涉及的名稱要保持一致，多次使用的名詞或稱謂要在通用合同條款中的詞語定義中進行明確和統一，規范語言表述，避免在采購文件中同時出現“技術資料”、“技術要求”、“技術規范”，“賣方”與“供方”，“響應文件”與“應答文件”等前后不一致的情況。

3.采購文件中語言表述要標準、清晰，避免出現讓投標人通過“猜”的方式，來理解或掌握招標人需求；在評標辦法中避免出現“相關、相應”等不明確用語；避免在文件中出現“高于、優于”什么產品的對比描述；避免不正確的描述導致出現指定性條款，從而使投標人產生質疑。

（五）操作可行

采購文件編制的所有內容都會在后期付諸實施，如評標或評審方式、技術要求、合同條款等內容，因此工作程序、條件、方法等操作性和可行性要強。

1.采購文件中規定的相關程序，須知中規定的程序，以及合同條款和技術條款規定的變更與索賠程序、項目驗收程序、價款結算程序等一系列合同履行程序，必須保證內容明確具體，操作可行。

2.評標或評審辦法作為評標工作的重要依據，是評審人員履行職責的指導，要保證短時間內的公平打分，評分細則就必須清晰明確，可判斷、可量化，所列方法和因素必須操作可行。

3.合同中的關鍵性條款，如價格調整、變化、聯動方式，付款方式，以及生產供應、交付地點、方式等方面。均應約定清楚，規定明確具體、操作性強、切實可行，確保能準確、順利的實施履約，避免或減少合同糾紛。

4.技術文件中的技術要求應操作可行，滿足現行技術規范和標準要求，避免高出行業通常執行的標準，避免不切實際的響應速度，避免苛刻的指標或條件設置導致滿足需求的投標人數量不足，或者否決性條款過多導致競爭不充分。

5.施工現場條件應具有可行性，采購文件提供的現場狀況應真實、清楚，現場條件因素也是投標報價的重要因素，因此提供的現場條件必須符合事實，避免合同履約引起其他糾紛。

（六）風險可控

采購文件要對采購過程和履約過程中可能產生的意外和風險進行防范和控制。市場環境復雜，風險無處不在，要有明確的控制措施，對自身利益進行保護。

1.中標人違約的風險。在合同履行期間，中標人違約拒絕或不正確履行合同，將會給招標人造成損失。因此采購文件要對履約擔保進行明確，要有約束力，同時還要針對中標人不同程度的違約行為約定相應的違約金，以保證招標人因中標人違約而造成經濟損失的情況下能得到補償。

2.價格變動的風險。在合同履行中，合同價格調整、變更、聯動、索賠等條款往往是價格風險的關鍵，也是防范和控制合同價格風險的途徑。因此采購文件條款對可能發生的因素和影響要有充分的預測，并明確防范措施，合理確定價格調整、變更、聯動、索賠等內容。

3.工程項目的風險。在工程建設中，意外事故、自然災害以及其他不確定因素往往會對工程建設帶來風險。因此采購文件應對工程項目建設強制性規定合同雙方分別對自己負責的保險范圍進行投保，加強對工程建設的安全管理和風險預控。

三、結語

采購過程作為手段不能取代目的，我們務必厘清物資、工程建設采購只是我們實現物資、工程建設中的一個重要環節，招標人需要好品質的物資或需要的重合同、講質量、守誠信口碑好的工程建設企業來為之服務，保證質量價格在我們接受的范圍才是目的所在；若通過合法的程序沒能如愿采購到想要的好品牌、好工程建設隊伍，這就沒有實現我們的預期，不能算是成功的采購。因此我們在這里僅提出一些粗淺的思考，望能引起同事們更多的思索，決不能為規避什么而放棄我們的預期目的。