使用Word編輯工程機械零件圖冊的應用技巧

唐呈呈 廣西柳工機械股份有限公司

0 前言

工程機械零件圖冊是售后技術資料中的重要組成部分，設備一旦發生零件損壞，客戶及服務人員需要通過零件圖冊來查找配件并下達訂單；因此，在新機型發布前，必須準確高效地完成零件圖冊的編制，以滿足銷售需求。

與普通文檔相比，工程機械零件圖冊文檔長、內容多，需要涵蓋整機各系統的零部件爆炸圖和銷售零件清單，頁數通常在幾百頁甚至一千多頁以上。針對這一特點，編輯工作者不僅需要有熟練的操作和細致的耐心，也需要掌握一些編輯Word文檔的技巧，以提高工作效率。本文中，筆者結合自身的實踐經驗，分享了Word樣式及樣式集、宏、域的一些應用技巧，以供探討。

1 樣式及樣式集的應用

樣式可以理解為多種格式的集合，一般所說的“格式”通常指某種單一的格式，比如字體的“字形”、“字號”，段落的“對齊方式”、“行距”等。每一次格式設置，都需要選擇某一種對應的格式，在編輯需要多種格式的復雜文檔時，這樣的操作十分繁瑣，且容易出錯；此時，我們就可以采用樣式來實現復雜格式的調整[2]。

作為格式的集合，樣式可以實現Word中的所有格式，通過事先設置好的樣式進行格式調整時，不僅可以減少大量的重復操作，減少工作量，還能夠降低出錯率，從而達到提升工作效率的目的。

下面，我通過一個簡單案例來介紹如何創建新樣式和樣式集，并使用樣式和樣式集對零件圖冊進行快速格式調整。

1.1 創建需要的樣式

通常，零件圖冊從系統中導出時（如SBOM），源文件已有固定的格式，但仍需要文件管理工程師進行大量的格式調整。例如，在圖冊中，柳工要求按照左爆炸圖右零件清單的原則進行編輯，以方便用戶查閱，如圖1。但對于零件數量較少的爆炸圖（一般少于13個），如圖1的圖和清單則需放在同一頁，以利于減少文檔頁數，降低印刷成本。

圖1 爆炸圖和零件清單

此時，我們可以通過創建一個清單標題樣式來實現這一要求。操作步驟如下：

(1) 在“開始”菜單中，點擊“樣式”菜單欄右下角的展開按鈕；

(2) 在彈出窗口中，點擊左下角的“新建樣式”圖標；

(3) 在彈出的窗口的“名稱”欄中命名新建樣式（本例中命名為“List清單”），并設置好需要的格式，點擊“確定”按鈕完成新樣式的創建；

本例中的格式設置較為簡單，僅需更改“段前分頁”一種格式。

(4) 以此類推，創建其它需要的樣式。

同時，為了方便操作，頻繁使用的樣式可以設置快捷鍵。

1.2 使用樣式

當需要更改清單標題的格式時，只需要把鼠標放置在該行，然后敲擊設置好的快捷鍵或者使用鼠標點擊下“List清單”樣式，即完成格式的修改。

此外，如需更改當前文檔的排版格式時，只需要對相應的樣式進行一次性修改即可，無需其他手動操作。

1.3 創建及使用樣式集

以上設置好的樣式不僅可供當前文檔使用，新的Word文檔也能夠引用這些樣式，實現樣式的重復利用，這就需要用到樣式集。

所謂樣式集，其實就是多個樣式的集合，創建樣式集的步驟如下：

(1) 打開已創建好樣式的Word文檔，在“開始”菜單中，點擊“樣式”菜單欄的“更改樣式”按鈕；

(2) 在彈出窗口中，依次點擊“樣式集”、“另存為快速樣式集”圖標；

(3) 彈出的快速保存樣式集窗口，輸入名稱(如保存為“我的圖冊樣式集”)，選擇保存按鈕。

創建完樣式集后，便可在其他文檔中使用該樣式集，步驟為：

打開需要編輯的新文檔，在“開始”菜單的“樣式”欄中，依次點擊“樣式集”、“我的圖冊樣式集”，新文檔的樣式欄中即出現之前保存的樣式，實現樣式集的引用，引用樣式集的前后對比如圖2所示。

圖2 新文檔引用樣式集前后對比

編輯每本圖冊中都需要使用這些樣式，通過樣式集的巧妙使用，操作簡單，便可直接使用樣式集里的所有樣式，避免每次使用重新設置新樣式的操作。

2 宏的應用

Word的宏是一個批處理程序的命令，通過一個簡單的操作就可以同時完成多項任務，如能正確地運用，可以極大提高編輯零件圖冊的工作效率和質量。

下面，我通過一個簡單案例來介紹宏的錄制和使用。

在編輯一本圖冊時，通常需要對零件數量較少的圖進行縮放或裁減處理，便于將圖和清單放在同一頁面，以減少文檔的頁數，而這樣類型的圖片在一本圖冊中有時可達數百張。此時，可以通過宏命令，實現圖片裁剪或縮放的快速、精準操作，確保圖幅大小一致，以及圖片框大小的快速調整。

2.1 宏的錄制

錄制一個縮放圖片及調整圖片框大小同時進行的宏，操作步驟如下：

(1)選擇一張圖片，點擊文件菜單的“視圖”，點擊“宏”的展開按鈕，點擊“錄制宏”，輸入“宏名”（如命名為“縮放圖片”），并在“說明”欄簡單描述下該宏的定義，以免遺忘，同時可定義一個未指定的快捷鍵，如縮放圖指定快捷鍵“Alt+V”，最后點擊“關閉”按鈕。

(2) 設置圖片格式，點擊文件菜單的“格式”，然后點擊“大小”展開按鈕，設置需要縮放的大??；圖冊中零件較少的圖一般選擇縮放50%即可，然后點擊“確定”按鈕。

(3) 設置圖片框的大小，讓其匹配圖片大小，點擊“布局”—“選擇”展開按鈕，“選擇單元格”—“單元格大小”展開按鈕—彈出的“表格屬性”的“行”設置需要的參數，圖片縮放50%后圖片框的“指定高度”可以設置11.3cm數值比較合適，“行高值是”欄建議選擇“最小值”，以便于如需要放大圖片，圖片框隨著圖片變大而自動下移，不需要手動調整。

(4)點擊文件菜單的“視圖”，點擊“宏”的展開按鈕，最后點擊“停止錄制”，完成宏的定義及錄制。

2.2 宏的運行

編輯過程中遇到需要縮放的圖片，選擇圖片后，點擊“視圖”—“宏”—“查看宏”—選擇宏“縮放圖片”—“運行”，實現“縮放圖片”宏的運行；更加快捷的方式是選擇圖片后，按下之前指定的快捷鍵“Alt+V”，便可完成縮放圖片及圖片框大小的調整，通過宏進行圖片縮放，簡短的擊鍵便可實現目的，圖3為運行宏后的結果。

圖3 運行宏后

2.3 如何在新文檔使用宏

除了本文檔可以使用定義好的宏，新的Word文檔需要使用之前錄制好的宏，錄制宏的過程中只需要“宏保存在”默認選擇“所有文檔（Normal.dotm）”其它Word文檔都可以直接應用該宏，通用性非常強。

3 域的應用

Word域可以理解為范圍，與數據庫中的字段類似，實際上，Word域就是文檔里的一些字段。每個Word域名具有唯一性，且取值不同。

在零件圖冊里，域應用非常廣泛，如能巧妙應用域，能給編輯排版工作帶來極大的方便。通常使用到域有時間域、樣式域、頁碼域、目錄域等。域的應用是實現圖冊準確、高效排版編輯的重要要素。

比如圖4中頁眉的樣式域“章節名稱”信息可以通過使用StyleRef樣式域直接鏈接到文檔中標題2“動力系統 POWER SYSTEM”。

圖4 StyleRef樣式域的應用

創建StyleRef樣式域非常方便，通過點擊“插入”—“文件部件”—“域”—“域名”選擇“StyleRef” —“樣式名”選擇“標題2”，然后點擊“確定”按鈕即可完成。通過域的準確應用，可以方便準確地完成相應的設置，避免了人為輸入錯誤發生的可能性，同時提高文檔的編輯效率。

4 小結：

以上幾點是筆者平時在圖冊編輯工作中的一些經驗總結，通過巧妙使用樣式、樣式集、宏及域，可有效提高Word編輯圖冊的效率和質量。

實際應用中還有更多的應用技巧需要我們去掌握，通過和這些編輯技巧能使得編輯工作減少煩瑣的重復操作，增強編輯的靈活程度，最終提高工作效率和文檔質量，達到事半功倍的效果。