創新新時期電子檔案利用路徑探究

楊蕊池

摘要：隨著我國改革開放的步伐不斷加大，經濟發展日新月異以及科學文化的愈加繁榮，檔案工作也隨之發生了很大的變化。電子檔案的出現，讓檔案開放利用的歷史訴求以及尋找檔案利用的新設想有了技術上實現的可能性。

關鍵詞：電子檔案;利用工作;開展;創新

隨著我國改革開放的步伐不斷加大，經濟發展日新月異以及科學文化的愈加繁榮，檔案工作也隨之發生了很大的變化。尤其是電子檔案的出現，讓檔案開放利用的歷史訴求以及尋找檔案利用的新設想有了技術上實現的可能性。這在今天我們已經進入到互聯網的信息化時代，為檔案的開放利用打下了一個有被社會廣泛接受的堅實的思想基礎。

一、電子檔案管理的重要意義

（一）有利于滿足多樣化需求

在社會不斷發展的情況下，使用者對檔案的多樣性的要求也越來越高，既需要看原始的文字資料，還需要看原始圖像、視頻等相關資料，傳統模式顯然不能實現這一要求。正是電子檔案對信息保存具有較高的多樣性，因而能實現使用者各種需求，很好地解決這一問題。

（二）有利于節省人力物力

傳統檔案管理模式中，因為檔案工作是一項較為特殊的工作，尤其是不易保存的檔案資料，必須由足夠的人力和物力才能保證其完整性，同時也存在被損壞的可能性。伴隨著計算機及網絡的興起，這些問題得以妥善解決，一方面有了方便管理和整理檔案的助手，另一方面能有效獲取信息，減少了立卷歸檔、查找檢索的障礙，工作人員得到解放，工作效率和檢索效率提高，歸檔質量不斷提升，大大節省了人財物。

（三）有利于提高服務質量

實物資料的信息化是電子檔案的最大特點，在計算機存儲介質中，巨大原始檔案能得以保存，并經過互聯網傳播，方便用戶在面對海量信息時，準確快速地篩選出自己所需的資料。

二、電子檔案的優勢

（一）豐富了檔案利用途徑

電子檔案的出現，使檔案的利用更加快速、便捷。電子檔案利用的首要途徑為拷貝，這個與紙質檔案的利用類似，但強調拷貝載體提供給利用者時，必須把文件轉換為標準文檔存儲格式。其次是通過通信傳輸，即利用網絡傳輸電子檔案，將檔案資料提供給固定的查檔單位，檔案的通信傳輸便于實現檔案資源的遠距離共享和交流。三是系統內設置權限直接利用。利用者登陸檔案管理系統平臺，通過提前獲取的用戶名和密碼，在平臺上實現直接查詢。用戶直接查詢能實現多人對同一電子檔案的共享。

（二）提高檔案管理的效率

電子檔案管理是通過計算機的應用來實現的，電子檔案管理系統的建立能幫助人們快速完成立卷、歸檔、檢索、利用等環節，減輕檔案工作者的勞動強度，提高其管理效率。

（三）減少了檔案的人為損毀

傳統的紙質檔案要靠人工操作進行歸檔和儲存，存在損毀的風險，容易造成檔案的缺失。而電子檔案通過計算機整理完成，避免了人工操作的失誤，使檔案能保存得更加完整、持久。

（四）確保機密檔案的安全

紙質檔案通過人工完成一整套的環節，容易造成機密檔案的泄露，而電子檔案通過計算機操作，按照設定的保密程序運行，可以更好地確保機密檔案的安全性。

三、電子檔案利用的方法和路徑

（一）借助新技術開創信息利用新局面

綜上我們不難看到，因為電子文件的出現、電子政務的發展、網格新技術的推動，檔案利用得到了空前的技術支持，從而使檔案利用的學術討論進入了實際運作的重要歷史時期。當前，我們要特別關注檔案信息資源利用的新亮點，用科學發展觀指導檔案信息的開發利用，指導檔案公共服務體系的創新。例如，建立檔案目錄中心，將本地區、本系統保存的檔案資料，

通過實體分散、目錄集中的方法匯集起來，實現檔案資源的共享;改變單純依靠檔案部門進行檔案信息開發的做法，走聯合開發之路，有重點地開發檔案信息資源;此外，還可以進一步改革誠信檔案、人事檔案、“三農檔案”和土地房產檔案的利用方式，等等。只要我們把檔案工作的一切著眼點放在利用上，就一定能不斷找到新的利用途徑，開創檔案信息利用工作方面新的未來。

（二）充分發揮現代計算機技術的支撐作用

對于檔案利用理論上的研討和探索已進行了若干年，然而效果始終不明顯，究其根本原因就是缺乏相應的技術手段。事實證明，技術與理論的創新同樣是十分重要的，兩者缺一不可。因而，隨著電子檔案的問世，這一難題開始得到化解。由于電子計算機的普及，我們現行的工作中出現了大量的電子文件，這些文件存入檔案就成了電子檔案。因為電子文件是由一連串數據組成的計算機語言，其形成和利用均依賴于電子環境與技術的支持，所以它具有互動、易改、不可直讀等特性，使其與紙質文件有著根本的區別和不同。同時，紙質文件中的文字、圖表與照片通過掃描儀也可以轉換為電子文件。

（三）利用現代互聯網實現資源共享

如今，隨著我國電子政務建設的高速發展，“信息孤島”已顯現出它本身的缺陷。例如，國家政府機構中有多少個職能部門就有可能擁有多少個信息系統，每個信息系統又都有自己的數據庫、自己的應用軟件，各自為政、互不聯通，政府大小各部門之間最終形成了一個個“信息孤島”，隔斷了部門之間業務上的內在聯系，致使豐富的信息資源難以得到共享，同時把無法滿足廣大公眾日益豐富、日益多元化的利用需求。在網絡環境下產生“信息孤島”的原因是十分復雜的，似乎一時難以解決，但現在看來，我們可以寄希望于網格新技術。網格有別于網絡，究其原理是利用互聯網把分散在不同地理位置的電腦組成一個虛擬的超級計算機，其中每一臺參與計算機電腦就是一個節點。

（四）實現計算機技術與圖書情報檔案一體化

隨著計算機技術的廣泛應用，圖書、情報、檔案三者的界限日益縮小，因為對于計算機來說，本質上圖書、情報、檔案都是一種信息，都可以用計算機語言進引存儲、檢索和利用。所以，從某種意義上來說，是計算機技術促進了圖書、情報、檔案的一體化。我們應當清醒地看到，在新形勢下，由于先進技術手段的采用和客觀的社會需求，圖書、情報、檔案的管理工作及其信息的提供利用都面臨著嚴重的挑戰。無論我們是否愿意，隨著計算機技術的進一步發展，圖書、情報、檔案的一體化必將不可避免地向我們走來。此外，在計算機技術不斷提高和更加廣泛應用的今天，加上現代科學技術的發展使某些科學研究已從單學科研究轉向多學科研究，因而，科研人員不僅需要及時掌握本學科的技術動向，同時也需要了解相關學科的最新成果。

結語

現代社會正在跨入“信息時代”，網絡技術的廣泛利用會產生越來越多的電子檔案。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其重要而復雜的工作。為了適應電子檔案工作的需要和檔案事業發展，電子檔案的管理與利用著眼點要高，立足點要實，要符合本單位的客觀實際，順應其規律，加強科學管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準確提供利用的狀態，使其在社會生活中發揮更大的作用。

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（作者單位：吉林省白河林業局）