淺談信息化財務綜合管理系統的應用

崔英

【摘 要】隨著信息技術的發展和企業財務管理方式的轉變，傳統的報賬方式已逐漸被更加高效便捷的信息化財務系統取代。本文以山東廣電網絡有限公司濰坊分公司（以下簡稱“濰坊廣電網絡”）財務報賬方式的轉變為例，首先分析了信息化財務系統應用的必要性，然后剖析了目前濰坊廣電網絡財務綜合管理系統的應用實踐，最后提出了財務綜合管理系統在應用過程中應注意的問題。

【關鍵詞】信息化；財務報賬系統；無現金報賬；財務綜合管理系統

隨著經濟社會的發展，企業的規模不斷擴大，并逐漸呈現出部門眾多、人員密集和業務頻繁的特點，傳統手工報賬方式固有的弊端日益凸顯，越來越多的企業開始運用信息管理及網絡技術建立網絡報賬系統來實現財務遠程報賬。濰坊廣電網絡于2015年8月上線財務綜合管理系統，通過系統實現業務單據提報及審批、賬務處理以及資金集中支付等功能，極大提高了財務報賬效率和財務綜合管理水平。

一、信息化財務綜合管理系統應用的必要性

1.傳統報賬方式面臨的弊端

濰坊廣電網絡在應用財務綜合管理系統之前同大多數企業一樣，所有業務都需要經辦人手工填制紙質報銷單據，且需攜帶單據找各級領導簽批，簽批完成后送達財務部門進行費用結算，最后財務人員根據報銷單據單筆錄入憑證。整個報銷過程占用了經辦人和財務人員大量的時間和精力，而且存在很多弊端。

（1）財務人員工作量大。濰坊廣電網絡對財務核算的管理要求是精細化，財務人員要忙于應對大量報銷單據的審批支付，要對企業各項業務進行精細化賬務核算，還要對財務數據進行統計分析以滿足財務信息需求者的要求，加重了財務人員的工作負擔。

（2）報賬困難，耗時長。傳統的報賬方式在時間和空間上受到了極大的限制。首先，報銷單據在各個簽批環節不一定能順利完成，如遇審批人出差、開會、休假等情況，費用可能無法及時報銷；其次，集中報賬日業務經辦人到財務部門結算費用時需要排隊等候，浪費經辦人大量時間。

（3）現金交易存在安全隱患。濰坊廣電網絡上線財務綜合管理系統前費用報銷結算方式主要是現金?，F金交易存在收付差錯風險、保管風險和收取假鈔等風險，不利于資金的管理。同時，現金收付無法留下交易記錄，不便于對業務進行追溯。

（4）業務回查難度大。傳統報賬方式下，財務部門將與賬務相關的原始憑證和記賬憑證一起裝訂歸檔，后期查詢相關業務及附件資料需查找并翻閱紙質憑證，手續繁瑣，而且也不利于財務檔案的妥善保管。

2.信息化財務綜合管理系統的優勢

財務綜合管理系統的應用改變了濰坊廣電網絡原有的財務報賬方式，給公司的財務精細化管理工作帶來了極大便利，提高了財務工作效率。

（1）促進企業財務規范化管理。財務綜合管理系統通過對日常報銷業務進行預設和分類，制定標準的業務報銷單據，使業務經辦人員能夠直觀地了解所經辦業務的類型，實現無需與財務人員溝通即可完成報銷單據的準確填報，極大地促進了企業財務的規范化管理。

（2）報賬不受時間和空間限制，提高效率。財務綜合管理系統利用網絡實現單據提報及審批，所有業務資料轉化成電子格式，若單據存在問題各個審批環節都可以通過系統予以回復，避免了業務經辦人員往返各部門的麻煩，提高報賬效率。

（3）減輕財務人員壓力，降低賬務核算差錯率。財務綜合管理系統實現了根據單據提報信息自動生成會計憑證的功能，財務人員工作重心從憑證錄入轉化為憑證審核及財務分析，從而減輕了財務人員工作壓力，降低賬務核算差錯率。

（4）“無現金”報賬，強化資金管理。財務綜合管理系統與網銀支付系統對接，大部分業務通過網銀完成款項支付，避免了現金交易風險，保障資金安全；同時，資金集中支付提高了費用結算效率，強化了企業資金管控能力。

（5）審批責任更加明確。財務綜合管理系統建立了規范的業務審批流程，各個審批環節的審批意見均可以通過系統進行反饋和記錄，審批流中人員的職責更加明確。

（6）便于業務回查追溯。財務綜合管理系統可通過多拍儀拍照實現將紙質業務資料轉化成電子格式，在網絡平臺中長期保存，方便后期對業務的回查。

二、信息化財務綜合管理系統的應用實踐

針對傳統財務報賬方式存在的諸多問題，濰坊廣電網絡在借鑒其他企業先進財務報賬模式的基礎上，結合自身業務需要，研發并運用了新型的財務綜合管理系統實行網絡報賬。財務綜合管理系統于2015年8月正式上線運行，在2016年10月完成了系統升級，實現了與用友財務管理系統、物資采購及倉存管理系統、資源管理系統等信息系統的全方位無縫對接，通過組織協調完成資源整合，形成閉環式管理模式。財務綜合管理系統在濰坊廣電網絡的應用實踐可以分為3個階段：

1.全力推廣階段：保證系統的正常獨立運行

財務綜合管理系統上線，需要在原有財務核算體系的基礎上將原單據人工審批遷移到系統審批，并將財務審核和賬務處理等融合到系統審批流程中，通過系統實現單據提報及審批、賬務處理和資金支付等功能。該階段所做的工作主要有以下兩方面：

（1）財務綜合管理系統的搭建。財務綜合管理系統的上線建立在對企業各項業務和流程全面梳理的基礎上，上線之前完成了系統中人員和崗位設置、業務信息統計建立及匹配、審批流程建立、財務科目設置及匹配等工作。該系統共分基礎業務管理、核算業務管理、重大事項管理、票據管理、系統管理五大模塊。

基礎業務管理模塊基本涵蓋了公司所有業務，包含費用報銷、差旅費報銷、薪資、網絡建設及維護結算、集中采購、往來款項、借款、還款和預付款業務。該模塊中每種業務都對應特定業務單據，且對單據設置了審批流程，主要的流程是：業務人員填制單據→部門負責人審核-分管領導審核-財務人員審核-財務負責人審核-公司負責人最終審批，需要支付款項的業務最終通過銀企直聯進行網銀付款。

核算業務管理模塊主要用戶是財務人員，該模塊下財務人員可以制作修改和查詢會計憑證、整理會計憑證號、導入導出會計憑證、查詢科目余額表及明細賬、查詢財務報表等。

重大事項管理模塊主要用于企業各類重大業務的事前審批及備案。票據管理模塊主要進行紙質收據、發票的出入庫及繳銷管理，但實行增值稅電子發票后，該模塊基本不使用。系統管理模塊主要用戶是系統管理員，主要進行系統的維護和管理，保證系統正常運行。

（2）財務綜合管理系統的實際操作知識普及。財務綜合管理系統應用涉及企業的全體成員，包括業務經辦人、各級審批人員以及財務人員等，系統的應用效果依賴于使用人員的準確操作。為此我們制定了標準化的財務和非財務人員系統操作指導手冊，手冊中明確了系統登錄及操作規范，指明了單據填報及審核注意事項等，保證系統操作的規范性。

2.優化升級階段：與財務管理、物資采購及倉存管理、資源管理等子系統對接，實現信息共享

總結第一階段的應用實踐經驗和不足，公司持續對系統應用進行優化和升級，同時將系統與用友財務管理系統、物資采購及倉存管理系統、資源管理系統等子系統對接，實現系統間信息共享。與財務管理系統對接，實現了會計憑證的導入導出以及科目余額比對等功能；與物資采購及倉存管理系統對接，實現了物資采購及出入庫信息的系統自動傳遞和抓取，大大減輕了業務經辦人員工作量；與資源管理系統對接，規范了工程業務財務入賬管理流程。

3.深度挖掘階段：繼續融入先進的管理手段，為公司業務提供有力支撐

在公司各級領導及廣大員工的支持下，濰坊廣電網絡財務綜合管理系統的應用基本完成了第一、第二階段，系統應用和學習永無止境，我們將繼續在第三階段的路上不斷探索。

三、信息化財務報賬系統應用中應注意的問題

濰坊廣電網絡財務綜合管理系統的應用給其他企業財務報賬方式的轉變提供了借鑒，它規避了傳統手工報賬方式的很多缺陷，但網絡環境也有其自身的安全隱患和技術更新換代的要求，因此財務報賬系統在實際應用過程中仍然存在一些需要注意的問題。

1.提高網絡安全性

財務報賬系統主要是以網絡為依托，業務報銷過程中涉及大量的財務數據和信息，因此應用財務報賬系統必須充分考慮財務信息的安全性和保密性，加強網絡的安全性。

2.不斷完善財務報賬系統

隨著企業的規模擴大和業務量增加，對系統的存儲和運算能力以及穩定性要求越來越高。同時，財務報賬系統的設定并不是一成不變的，企業可以根據自身的需要不斷完善系統功能，增強財務報賬系統的實用性。

3.加強系統操作人員技能培訓

現實中，企業內外部環境的變化，會對財務綜合管理系統提出新的要求，對應的系統功能完善和升級都需要對系統操作人員進行全面的學習和培訓。

四、結束語

財務報賬系統的應用是會計核算方式與信息化技術相結合的產物，它克服了傳統手工報賬方式的很多弊端，從根本上解決了財務報賬耗時長、效率低下、大量使用現金、財務數據反饋慢、業務信息回查難度大等現實問題，提高了財務數字化管理水平和服務效率，加速了現代企業財務管理模式的轉變。同時，財務報賬系統在現代企業應用過程中也要不斷加以改進，以期更好地適應企業的發展。

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