淺談年鑒中的索引制作

姜群群

摘 要：年鑒是一種資料密集型的工具書，年鑒索引作為一種重要的檢索工具，可以為讀者提供簡便快捷的檢索途徑，也可以增加目錄的檢索深度和廣度。文章總結某企業年鑒索引制作經驗，參考索引制作相關文獻，闡述索引制作方法，為索引制作初學者提供借鑒。

關鍵詞：年鑒；索引；索引制作方法；注意事項

索引是一種查檢工具，可以幫助讀者快速找到圖書、報刊中的知識或資料，是對目錄檢索的重要補充。年鑒是一種資料性工具書，以條目作為記述主體，條目中的隱藏信息難以通過目錄直接查找，但可以借助索引查找，年鑒中的目錄和索引互為補充，幫助讀者更好地理解和把握書中信息。年鑒索引包括主題分析索引、人物索引、地名索引、表格索引、圖片索引等多種形式，年鑒中常見的索引形式為主題分析索引。年鑒主題分析索引是對年鑒內容進行分析概括，將年鑒中的人、事、物、機構等均作為索引內容，提煉出簡單的詞、詞組或者短句，再按一定順序進行排列，它可以幫助讀者快速、直接地找到目標信息，具有較強的實用性和直觀性。年鑒索引一般包括編制說明，置于最前部，闡述主題排序方法、索引范圍、索引名稱標示方法等。本文從主題分析索引角度出發，著重記述索引制作過程及注意事項，以期為索引制作者提供方法指引。

一、主題分析索引的優勢

主題分析索引一般按主題詞漢語拼音字母順序、部首筆畫順序等編排，與按頁碼編列的目錄不同，它具有獨特優勢，比如它可以通過提取隱藏主題揭露書中任何有價值的信息；它可以根據需要確定索引編制范圍，比目錄更靈活；它能將散落在書中的相同或相似信息集合起來；它可以幫助讀者檢索到多本年鑒中連續記載的事務信息?？傊?，主題分析索引的優勢使其成為年鑒檢索系統的重要組成部分，與目錄相輔相成，缺一不可。

二、年鑒索引編制流程及注意事項

第一步，確定索引范圍與深度。

1.年鑒索引的制作范圍一般以正文內容為標引范圍，盡可能包括一切有揭示價值的對象，包括專文、特載、綜述、概況、欄目、分目、條目、附錄、圖片、表格等，編輯說明、后記、目錄、大事記、縮略語等一般不納入索引。當然，也可以根據實際情況對大事記中的記錄內容提取索引，總之，索引范圍以便于讀者查閱為準。

針對為部分內容編制主題索引難度較大的問題，也有學者建議在主題索引之外建立人名索引、地名索引、機構索引、統計數據索引等專名索引，這些專名索引編起來簡單省時，讀者使用起來也方便、快捷。[1]

2.索引深度決定索引規模，反映內容揭示的程度或水平，是索引編制規劃中應當明確的重要內容。國內測量索引深度的方法通常有兩種：（1）索引款目與條目總數之比；（2）索引篇幅與正文篇幅比例。[2]前者反映索引解釋條目內容的深度，后者從年鑒結構上反映索引所占的份額。

一般來說，一個年鑒條目提取一個主題索引，但如果一個條目包括多方面信息，可從不同角度提取多個索引。對專文、特載、附錄等索引到文件、文章、表格名稱，一般不再對其中的內容提取索引主題。索引深度直接影響索引數量，索引數量太少，容易遺漏有效信息，數量太大，易造成篇幅臃腫龐大，因此要盡量做到少而精，選擇有價值、信息含量高的資料。有的文獻中提出，索引數與條目數的比值為1.5左右合適[3]。

第二步，提取主題詞并輸入頁碼。索引制作者應在通曉文章內容、明確主題詞提取范圍及深度的基礎上，提煉關鍵詞，并備注相關內容所在位置。索引的主體結構一般包括索引詞、頁碼和欄別，欄別用a、b、c表示。提取主題詞時需注意如下幾點：

1.站在讀者查找信息的角度提取關鍵詞，考慮讀者多方面需求，使讀者無論從哪個主題出發，都能快速找到相關內容，而且所選主題詞下必須有可供查找的內容。年鑒中一個條目或一段文字有時會涉及多個主題，而讀者可能只知其中的某個主題，因此編輯在制作索引時要注意從多角度出發，多方面著眼，站在讀者角度分析提煉主題詞。例如條目【簽署PEEK材料導管采購合同】主要內容包括：2月，向B公司就聚醚醚酮（PEEK）材料導管發出詢價，組織核價團隊對供應商報價進行核價。3月起，與B公司開始談判….，10月28日，雙方簽署采購合同。結合不同讀者需求，可以提取PEEK材料、聚醚醚酮、導管采購、B公司等主題詞。

2.主題詞應具有概括性，要能體現有價值的資料，闡明主體內容，使人望題知意，要盡可能簡短、明確，不產生歧義。

3.應將主題詞前置，即名詞置于最前面，后可跟動詞、形容詞、副詞、序數詞等。例如從【編制科技發展規劃】條目中可以提取關鍵詞科技發展規劃編制。

4.如果條目主題詞與所附照片或表格標題一致且同頁，只需提取一條關鍵詞，并在欄別后加（附圖）或（附表）。

5.一個主題詞表達一個意思，力求語義單一。例如財務與審計欄目，可以提取財務、審計兩個主題詞；人才招聘與管理分目，可以提取人才招聘、人才管理兩個主題詞。

6.從多角度出發，總結提煉出條目中的共性關鍵詞，例如質量培訓、檔案培訓等條目，可以提取共同的隱藏關鍵詞培訓。類似共性關鍵詞包括精益制造、采購、資產管理等，具體應根據每本年鑒的特點確定。

第三步，校對、整理主題詞，進行排序。

1.校對事項主要包括主題詞提取是否準確、有無遺漏、有無錯別字、對應的頁碼和欄別是否準確等。

2.排序前，要將每一個主題詞標目編輯為一個自然段，這是利用計算機軟件word或excel進行排序的前提。

3.排序前，要對首字是英文字母、阿拉伯數字、標點符號等特殊符號的主題進行整理。如字母打頭的關鍵詞C/A，前面加個漢字才，方便排序時分到相應的漢語拼音字母C類；第一個字為引號、書名號等，排序前將引號和書名號的左半部暫時刪除，以便排序時參照引號后的第一個漢字，如將“安康杯”競賽轉換為安康杯”競賽；首字為阿拉伯數字的，如將2014年工作轉換為二014年工作。

4.利用WORD或EXCEL中的排序按鈕，實現所有關鍵詞按拼音字母順序排序。

第四步，進行排序后整理。

1.調整多音字所在的位置，應根據會計檔案管理、會議室預約、行業規范、行政復議、重量控制、重陽節活動等關鍵詞首字的發音，調整其在索引表中的排列順序。

2.針對首字是英文字母、阿拉伯數字、標點符號等特殊符號的主題詞在排序前被轉換的情況，結合實際將主題詞恢復原樣。例如將才C/A恢復為C/A，將安康杯”競賽恢復為“安康杯”競賽，將二014年工作恢復為2014年工作。

3.合并相同、相似的索引主題詞，如將波音公司 100a，波音公司 100c，波音公司 133c合并為波音公司 100a、c，133c

第五步，進行排版和校對，在索引主題詞前加上首字拼音的聲母，統一排版格式，完成排版和校對。

三、結束語

高質量的年鑒索引能夠幫助讀者快速全面地檢索目標信息，有針對性地挖掘、揭示重要主題。作為年鑒編輯人員，要充分認識到索引在年鑒編纂工作中所發揮的重要作用，學習索引制作知識，借鑒相關經驗，建立和完善適合自身年鑒特點的索引編制規范和標準，使年鑒編纂工作跟上大數據時代讀者的需求。

參考文獻：

[1]初云峰：提高年鑒索引編制質量的幾點做法，年鑒信息與研究，2007（2）：56-59.

[2]康艷，衡中青：國內年鑒索引研究概況，圖書館理論與實踐，2013（3）：23

[3]楊漢鈞：《提高年鑒索引質量的幾個問題》，載《年鑒信息與研究》1998年第3期