淺析數字檔案館建設環境下檔案管理體制的轉變

楊敏

摘 要：在一級數字檔案館建設環境下，檔案管理思維模式發生轉變，檔案管理體制順勢應發生變化，但受固有思維和工作習慣影響，檔案管理體制轉變幅度并非與數字檔案館建設的腳步一致，為了適應數字檔案館建設的迅速發展，更好地提供檔案利用服務，以改變檔案管理體制來符合數字檔案館需求，并將二者融合促進共同發展。

關鍵詞：檔案管理體制；數字檔案館

檔案管理體制是指國家管理全部檔案和檔案工作的方式與組織制度。[1]企業檔案管理體制主要是指企業檔案管理的職能分配、組織體系、運行機制與管理形式。從宏觀上說，國家和地區、職能系統等部門確定對企業檔案工作的管理職能，組織原則和運行機制，像國家檔案局和航空工業檔案館對企業檔案工作的統籌規劃、組織協調、統一制度以及監督指導等工作。從微觀上說，是企業自身的性質來確定本企業檔案工作的具體模式、組織體系、運行機制和基本管理形式。比如檔案工作在企業工作中的定位，規劃和組織體系架構等。

檔案工作管理體制改革是一項復雜的系統工程，需要不斷的創新和探索實踐，要建立符合我國國情的的社會主義檔案管理體制。尤其是對于企業來說，適應新時代環境下的發展，還要符合現代企業管理制度，要塑造企業檔案工作微觀管理體制，就顯得尤為重要。

“統一領導，分級管理”始終是檔案管理的統一方針，在我國企業檔案工作的發展，依靠社會主義公有制，依法規范企業檔案工作行為，企業建立統一的檔案機構，將企業形成的全部檔案集中在檔案機構保存，實行集中統一管理，有利于完整地保存和利用檔案，有利于整合企業所有檔案信息資源，優勢明顯。

張永慧、尚真認為，“美國的檔案管理體制屬于分散管理類型，中央和地方對檔案盒檔案工作實行分權管理，各負其責的原則。聯邦政府檔案機構只負責管理聯邦政府各機關的檔案和檔案工作，對地方和企業檔案機構及事務沒有指導、監督和管理權。各類檔案館既無上下隸屬管理，又無法明確橫向關系?！盵2]

這種統一領導和分級管理的不僅是一種管理體制和模式，還是一種管理思想和理念的問題。我國企業強調的更多是紙質檔案管理，這就要求必須統一起來，否則我們就無法控制和管理檔案。有些文件檔案仍保存在個人手中，企業檔案部門可能無從知曉文件形成過程或形成原因，個人對檔案意識不夠，沒有想到手中簡單的文件資料就是檔案，這就導致檔案資源流失，在未來使用中就無法參考成功或失敗的經驗，造成人力物力的浪費。所以統一管理是對企業發展有非常大幫助的。

數字檔案是指用數字化的方式存儲和處理檔案信息，它是一種可以提供電子網絡檢索和服務的網絡信息系統，以計算機和所媒體技術為依托，是一個能夠存儲各種信息的倉儲設置，數字化的管理可以方便使用者的訪問和檢索。[3]

數字檔案館建設在“統一領導，分級管理”的模式下，可能就要從傳統的紙質檔案管理轉化為電子檔案管理，這不光是技術發展需要改變檔案的現狀，更需要人們思維上轉變，將檔案信息數字化，利用現代化管理方式，實現檔案利用的網絡化。在信息化平臺下將電子文件保證不泄密，保證元數據的真實完整，對電子文件的統一有效管控，有效的保護了檔案信息資源。

在一級數字檔案館環境下，檔案部門其實在管理理念和體制、模式這些方面的發展還是落后于信息化發展的速度。辦公設備和軟件系統開發已經是在全國企業中較為先進的，但整個檔案管理體制和模式方面并沒有太大的改變，人工作業較多，這就導致人為錯誤時常發生，沒有系統校對來的準確?，F在ERP系統的使用，OA系統的集成，各項環節都在系統中完成，各個系統之間又銜接的完美，這就慢慢淘汰賽人工作業，未來檔案可能就會自動歸檔，減少人為操作，降低成本，導致檔案工作在企業不斷邊緣化。

檔案部門在企業生產力不斷提高，社會效益不斷提升的階段，并未找到適合自己的管理體制，它并沒有將檔案工作融合到企業發展中去，企業沒有要求檔案工作要做到什么樣的水平上，同樣，檔案部門也沒有對自身提出高的要求，并沒有學習領悟到國際先進水平的檔案管理方法。檔案工作不再是整理檔案、保管檔案，檔案館更不是僅僅的集中存放地，它必須讓所有人重視它存在的意義，不能讓人把它想成只是一個沒有使用價值的庫房。

電子文件管理方式就是將檔案開放化，將數字檔案系統做到對所有使用人不限制使用，真正做到知識共享。在保證檔案內容不泄密的環境下，盡最大可能的開放所有檔案模塊，讓所有人可以完善檔案信息，檔案人員有權維護檔案的真實性和完整性，對于符合檔案信息的內容進行編輯，提升檔案價值，滿足所有人的檔案需求，充分發揮檔案價值，利用現代技術為檔案利用者服務，充分發揮數字檔案館在提供利用方面的優勢，將檔案人員在企業活動中參與的多一些，從單純的保管檔案到主動的讓檔案為大家服務，這樣檔案工作才能不被邊緣化，才能在企業中有自己的定位和規劃目標，才能撐得起企業的一項重要工作。

社會主義是一個不斷改革和創新的社會，在推進新時代的企業檔案管理體制建設時，要與時俱進和開拓創新的，突破傳統企業檔案管理模式，實現新的檔案管理體制建設。要著眼于未來發展形勢，把握住企業檔案管理體制的前沿性發展。建立與時俱進的創新檔案管理體制，利用先進的設備儀器和技術手段，培養高素質的企業檔案管理人員，從而實現企業檔案管理體制的創新性建設。未來使檔案管理能夠更好地適應我國經濟建設的需要，就應該不斷探索，不斷實踐，不斷開創新時代企業檔案管理體制建設的創新發展之路。為檔案事業做出輝煌成績。

參考文獻

[1]竇曉光.轉型期的中國檔案管理體制改革歷程與發展趨勢[J].檔案學通訊，2005（6）.

[2]張斌.“統與分”：對企業檔案微觀管理體制的思考[J].檔案學通訊，2008（3）.

[3]趙同英.數字檔案館建設對檔案管理體制的影響[J].檔案天地，2014（6）.