關于教育局檔案收集與管理工作的思考

王春麗

摘 要：教育局的檔案收集與管理的工作比較關鍵，在具體的管理過程中要充分重視管理的整體質量提高，只有從這些基礎層面得到了加強，才能保障檔案管理價值的體現。本文先就教育局檔案收集和管理的需求以及收集和管理管理問題進行闡述，最后探究教育局檔案收集管理工作策略，希冀能借助此次理論研究，能為教育局檔案收集管理的工作可持續發展起到一定啟示作用。

關鍵詞：教育局；檔案收集；檔案管理

教育局檔案的管理工作開展，是按照政策以及制度進行開展的管理工作，教育局統一負責管理規劃。具體的檔案收集以及管理過程中，就要做好相應的細節管理工作，從整體上提高檔案管理的質量。通過對教育局檔案收集管理的深化研究，就能為實際的管理工作提供相應參考。

1 教育局檔案收集和管理的需求及收集和管理問題

1.1 教育局檔案收集和管理的需求

教育局檔案收集管理工作的開展需要和實際的工作需求相結合，教育局檔案的收集是在法律法規的規定下進行的，把分散在教育局機關的各個科室以及個人手中的檔案進行綜合。檔案的收集工作的開展就成為綜合檔案室工作的基礎管理工作，缺乏檔案的收集就必然會影響檔案的完整性，很難建設完善的檔案系統。教育局的檔案收集管理工作的實施中，要能從多方面加強重視，確定綜合檔案歸檔材料的完整，保障檔案材料收集渠道的暢通，在檔案收集信息的靈敏度上要加強重視[1]。檔案材料的收集科學性與否對收集數量和質量都會產生影響，所以要從檔案的收集中各個細節加強重視，保障檔案的統一化管理質量

1.2 教育局檔案收集問題分析

從當前的教育局檔案收集工作的現狀能看到，其中還存在著一些不足之處，主要從以下幾個層面能反映：

其一，檔案收集的難度比較大。隨著信息化時代的到來，檔案的載體形式也在發生著變化，這就對教育局檔案的收集工造成很大難度。當前的科學技術的發展過程中，計算機網絡技術的應用，使得教育局工作管理產生很大電子文件，檔案存儲方式也在發生變化[2]。檔案的載體形式變化后，使得對檔案的收集工作帶來了很大挑戰，短時間內很難提高管理的質量。

其二，檔案收集不完整。教育局檔案資料的內容比較多，有的檔案材料只是反映活動結果，在中間過程的檔案資料收集工作方面沒有加強重視，在教育局的科室管理檔案的人員流動下，沒有做好相應的交接工作，使得新來的檔案管理人員沒有熟悉業務的情況下就開始工作。對向教育局機關綜合檔案室報送的材料不明確，造成檔案材料的短缺問題比較突出，在對檔案材料的整體過程中，就常常會出現丟失以及缺漏的問題。

其三，檔案收集不及時。教育局的檔案收集工作的開展對其及時性有著要求，這就需要在檔案的收集方面要及時[3]。而從實際的現狀能發現，教育局分管的學校比較多，各部門的檔案信息沒有及時性的傳送到教育局，造成時間的拖延，這就影響了檔案收集工作的效率。

1.3 教育局檔案管理問題分析

教育局檔案管理工作過程中，也存在著相應的問題，主要有檔案管理的意識不強，沒有做好基礎性的檔案管理的工作，這就影響了檔案管理的整體質量。一些檔案管理人員的管理意識不強，對移交檔案的工作沒有加強重視，檔案管理的責任心比較缺乏，造成檔案管理的整體水平比較低，這就不利于檔案管理的進一步開展。

教育局檔案管理工作的開展中，管理效率低還受到檔案管理隊伍建設因素的影響，由于檔案管理隊伍建設不完善，檔案管理人員綜合素質不高，人員的專業素質參差不齊等，這些都會影響檔案管理工作的順利開展[4]。教育局檔案管理工作不穩定，一些檔案管理人員對現代化的檔案管理沒有加強重視，信息化管理水平比較低，和當前對檔案管理的要求沒有滿足，這就必然會造成檔案管理的質量問題。

2 教育局檔案收集和管理工作策略

教育局檔案收集管理工作的開展，要制定科學的管理目標，循序漸進的進行實施，筆者對此提出幾點檔案收集管理的策略：

教育局檔案的收集要充分。教育局檔案的收集管理工作中，要將檔案充分收集就要建立完善科學的歸檔制度，結合教育局機關工作的需求進行建立相應歸檔章制度，這對檔案資料的收集就有著積極意義。這些制度的建立下對規范檔案收集工作就能發揮積極促進作用。再者要注重組織領導的強化，檔案的收集工作質量和組織領導的力度有著緊密的聯系，所以要避免檔案資料的流失，就要加強管理人員和流道的交流，及時進行匯報以及請示等，這樣才能將檔案收集的工作有效開展。

教育局檔案的收集要及時。進行檔案收集工作的開展中，就要充分注重收集的及時性。由于檔案收集工作的手段比較多樣，最大限度收集有價值的檔案就要全面性開展以及及時性開展，首先從主動收集檔案的工作點出發，對文件材料收集要注重重大活動的動向，將文件形成規律能明確，主動到各科室進行收集文件材料和追問材料下落等，避免發生遺漏的問題[5]。要進行定期的送交檔案，按照單位檔案材料歸檔范圍和時間以及質量要求等，將檔案及時送交到教育局綜合檔案室。要注重動態化收集以及練習催要的方法實施，這些都是對檔案及時收集的重要方法。

加強檔案管理人員的綜合素質。教育局檔案管理工作的開展過程中，提高檔案管理的質量就要充分注重檔案管理人員自身的水平提高，檔案收集工作是政策性比較強的管理工作，所以檔案管理人員自身就要有很強的責任心以及事業心，在檔案管理工作當中能夠全心全意的工作，不斷提高自己的業務能力。教育局相關部門也要組織檔案管理人員的培訓教育工作，對檔案管理人員的專業素質進行培養，從檔案管理的理論上以及實踐能力上都要加強培訓，提高檔案管理人呢元自身的素質，在對信息技術的操作水平上能和實際的發展要求緊密結合起來，實現檔案管理的現代化目標。

強化檔案管理數字化。教育局檔案的管理工作中，要想提高檔案管理的整體質量，就要注重數字化目標的實現，要能和教育局檔案信息化建設發展要求緊密結合起來，實現網絡檢索以及打印和遠程傳輸的業務，檔案館的數字化建設目標實現，就要充分注重在基礎設施方面進行完善，在檔案管理的計算機設備以及軟件設備的應用和維護方面進行加強。檔案管理工作的開展也要注重信息業務的深入開展，從這些方面得到了加強，才能有助于促進檔案管理工作的整體質量。

3 結語

綜上所述，對于教育局的檔案收集和管理的工作開展，就要從多角度進行考慮，制定完善科學的檔案管理措施來提高管理的水平。此次主要是從檔案的收集以及管理層面進行了簡要研究，希望能為實際的檔案收集管理工作的開展有所裨益。

參考文獻

[1]龔海潔.淺談如何做好檔案收集管理工作[J]. 才智. 2018（09）

[2]趙彥昌，蘇亞云.21世紀以來檔案收集研究述評——基于8家檔案學類核心期刊的數據統計[J].山西檔案. 2017（05）

[3]賀莉莉.探究加強學校檔案收集與整理工作的相關措施[J]. 科技創新導報.2016（33）

[4]陳水燕.辦公室檔案收集整理的幾點建議[J]. 低碳世界. 2017（01）

[5]高煒.對“延安時期”檔案收集和利用的幾點思考[J]. 宿州教育學院學報. 2017（01）