怎樣規范檔案管理

李艷華

一、管理制度和操作流程：

1、人事檔案管理基本要點： 保密管理：人事檔案為公司機密，公司由人力資源部同事專人負責管理，無關人員不得查閱。動態管理：隨著員工在公司的變動情況和個人情況變更，例如結婚生育、崗位調動、薪酬調整、個人聯系方式變更……只要員工的信息有變更，員工檔案就應該實時更新，否則就失去員工檔案的意義，沒法給公司工作提供價值。

2、人事檔案管理主要規定：（1）保衛制度：設立專人管理檔案柜鑰匙和維護檔案柜清潔等，檔案柜保持清潔和干燥衛生，有相應的防火防潮措施，檔案柜不準放無關物品。 （2）歸檔制度：所有員工人事檔案要及時歸檔，入職新員工要新建檔案袋，檔案袋上貼員工姓名、入職時間、工號等，員工檔案要分部門和時間管理，以便在需要時快速查找。公司設立人事檔案管理清單，里面注明檔案袋統計數量、人員清單、使用登記等等。 （3）審閱制度：公司領導或者相關人員如因工作需要查閱人事檔案，需在借閱表格上填寫審閱人、審閱理由、到期歸還時間等，再由審閱人員的領導簽字并由人事檔案部門審核批準，人事檔案管理部門對申請報告進行審核，若手續齊全，可以給予審閱并借出人事檔案。在歸還時間快到時，管理人員要檢查人事檔案是否已經完整歸還，是否有損壞等情況。 （4）出具證明材料：公司、部門、個人需要由人事檔案出具證明材料時，例如工資證明、婚育證明等等，需要求使用人出具證明材料的理由，例如用于貸款、買房、報銷費用等等，人事部門結合檔案材料出具證明材料，證明材料還需人事部門檢查是否合適，再給予蓋章、使用。（5）檢查制度：公司定期對人事檔案進行檢查，檢查文件是否及時更新、是否完備。如果遇上公司突發事故，還需對員工檔案進行抽查，檢查是否有損壞和遺失。（6）銷毀制度：如果檔案袋滿足銷毀要求，需在銷毀登記表上注明銷毀原因、銷毀時間、審核人簽名。相應管理表格有：人事檔案清單、借出登記表、銷毀登記表、檢查登記表、人事檔案負責人交接清單…… 人事檔案包含了員工的基本個人信息，管理工作不容忽視。

3、公司人事管理風險性評估：（1）暫無風險：公司屬外資企業，而且成立剛一年多，在公司沒有任何指示情況下，HR部門建立健全了員工人事檔案管理，目前只供部分領導查閱某些員工基本情況（如學歷、工作經歷）之用，還未出現因員工離職而提出將其人事檔案轉出的情況。（2）相應措施：在人事檔案管理過程中，我們做到“三關”，一是把關檔案專人管理關，對其勝任、性格等把好關，并時時了解其思想狀況；二是把關保存關，公司提供了較好的檔案柜及檔案保管室；三是把關制度關，公司規定凡是違反人事檔案管理制度造成一定損失或影響，將按嚴重違反公司管理規定處理。做到以上“三關”當然還不夠，需要HR部門領導時時檢查、跟蹤并予以及時處理。（3）居安思危：雖然公司有相對比較完備的管理制度，而且目前也沒有出現任何可預見的風險，但隨著公司不斷發展和員工人數的不斷增加，不同要求的員工將會對人事檔案的管理提出更多的要求，簡單舉例如下：A：離職后進入事業單位。如果員工考取公務員或被事業、國企、機關單位錄用，將對其人事檔案提出及時轉出要求，如果保管不善將引起糾紛甚至訴訟，所以對檔案專管人員及檔案室做出了較高要求。B：仍需補充員工資料。如部分員工經過自學獲得的有關證照沒有及時予以進行催交。C：管理仍待加強。如部分領導未經過審批便私自拿取鑰匙取某人的人事檔案偶有發生。（2）紙質檔：主要包括：員工入職登記表、各證件（身份證、畢業證、學位證、資格證、駕駛證等）復印件、入職體檢合格表、原司離職證明、擔保人相關資料、勞動合同書及附件、獎懲通告、培訓簽到表、培訓考試卷、不購買住房公積金申明、試用（實習）總結、轉正申請總結、內審員證書、轉調崗通知、員工每月工資、工作總結、離職通知書等。

2、公司人事檔案規范及措施： （1）制定制度：公司有相對較為完善的人事檔案管理制度，對目的意義、職責、定義、管理流程、處罰等均做了較為具體而詳細的規定。 （2）專人管理：HR部門派專人進行人事檔案的管理，并及時更新，對違反管理制度的給予提醒、警告甚至處罰，適當時對制度進行修改和完善。（3）具體措施舉例：由于保密要求，在此不方便將公司人事檔案管理制度公諸于眾，僅舉例如下：保管人事檔案的柜子只能由專人保管，任何人借閱員工人事檔案，均需層層審批，且只能在專人監看下查閱，不能拍照、抄寫、復印等，更不能帶出檔案室，否則按嚴重違反公司管理制度處理；人事檔案保存期限為員工離職后2年，如經提醒本人后仍不前來書面說明將檔案轉到具體機構的將按審批程序予以銷毀；任何人不得泄露任何員工的人事檔案，否則按嚴重違反公司管理規定處理。（4）一點建議：公司人事檔案管理制度的制定我認為需要參考檔案法、勞動合同法等法律法規，適當結合公司發展階段的實際，并結合單位性質（比如國有企業肯定要比較重視，民營企業就相對粗略管理）給予管理，并在管理過程中總結經驗教訓及時加以完善，做到“內外檢查有據”。

3、公司人事管理風險性評估：（1）暫無風險：公司屬外資企業，而且成立剛一年多，在公司沒有任何指示情況下，HR部門建立健全了員工人事檔案管理，目前只供部分領導查閱某些員工基本情況（如學歷、工作經歷）之用，還未出現因員工離職而提出將其人事檔案轉出的情況。（2）相應措施：在人事檔案管理過程中，我們做到“三關”，一是把關檔案專人管理關，對其勝任、性格等把好關，并時時了解其思想狀況；二是把關保存關，公司提供了較好的檔案柜及檔案保管室；三是把關制度關，公司規定凡是違反人事檔案管理制度造成一定損失或影響，將按嚴重違反公司管理規定處理。做到以上“三關”當然還不夠，需要HR部門領導時時檢查、跟蹤并予以及時處理。（3）居安思危：雖然公司有相對比較完備的管理制度，而且目前也沒有出現任何可預見的風險，但隨著公司不斷發展和員工人數的不斷增加，不同要求的員工將會對人事檔案的管理提出更多的要求，簡單舉例如下：A：離職后進入事業單位。如果員工考取公務員或被事業、國企、機關單位錄用，將對其人事檔案提出及時轉出要求，如果保管不善將引起糾紛甚至訴訟，所以對檔案專管人員及檔案室做出了較高要求。B：仍需補充員工資料。如部分員工經過自學獲得的有關證照沒有及時予以進行催交。C：管理仍待加強。如部分領導未經過審批便私自拿取鑰匙取某人的人事檔案偶有發生。人事檔案就是員工所作所為的“痕跡”，如果“不全、不細”，就失去了檔案的作用，所以，其管理的“嚴謹性、嚴肅性”就可想而知。

一、我們公司的人事檔案主要包含以下幾項內容： 1、反映員工基本信息的資料，如簡歷、照片與身份證/畢業證/資格證等相關證件的復印件等； 2、反映員工面試入職評定的資料，如面試評估表、入職登記表、入職體檢報告、背景調查報告等； 3、勞動關系與相關待遇確認資料，如勞動合同、薪資確認表、工資銀行卡/社?？?住房公積金卡申辦資料或原卡的復印件等；4、相關制度或文件確認資料，如員工手冊、考勤制度、獎懲制度、法律文書送達地址確認書等的簽字確認文件或登記表格；5、服務期及保密和競業避止約定資料，如培訓服務期協議、保密協議、競業避止協議等；6、在職管理中陸續歸檔的資料，如試用轉正申請審批記錄、培訓記錄（簽到表、培訓成績）、獎懲記錄、調崗記錄、調薪記錄、月/季/年度績效考評記錄等； 7、員工已離職的，其離職相關資料也會一并入檔，如離職申請表、離職手續辦理一覽表、離職訪談記錄表、離職證明等。

二、人事檔案管理的操作規范和具體措施：1、我們公司HR部門有專門的人事檔案管理員，其職責主要負責紙質檔案的建檔、整理和保管以及電子檔案的及時錄入和管理。2、人事檔案屬公司重要保密資料，公司規定員工入職一周內，HR部門必須完成建檔工作，且一經建檔，不得擅自銷毀，即使員工離職，最少得再保存兩年不得銷毀，有競業避止期限的則需保存更長。3、我們設有專門的人事檔案保管室，主管以上人員因工作原因可借閱其下屬員工檔案，但僅限于在檔案保管室現場借閱查看，且需經上一級主管領導和HR部門負責人的同時簽批核準，方可借閱。4、電子檔案永久保存，只能查閱，不能下載或拷貝，且我們對各級管理人員根據其管轄范圍設置了查看權限密碼，不能越級或跨部門查看，只能看自己及下屬的電子檔案，且有的敏感信息還會單獨設置更高級別的查看權限，如薪酬、獎懲、績效等。5、其它規范，如編號管理、檔案室管理規定、借閱檔案登記記錄、電子檔案錄入時效管理（涉及敏感的薪酬等有財務人員單獨錄入）、準確性和操作注意事項等，對檔案管理員進行全面的規范指導和考核考檢查，確保檔案管理萬無一失。

三、人事檔案管理風險規避：人事檔案管理屬人力資源管理的基礎性工作，我們公司已做得相對比較成熟穩定，基礎上沒有什么風險，該規避的和防范的地方我們也都基本上做到了。如：1、人事檔案中該有的員工基本資料要有，不能缺失，如前所述。2、該要員工簽名確認的制度、文件、資料，要有簽名，不能沒有，如勞動合同、法律文書送達地址確認書、員工手冊及各項制度的員工閱知承諾簽字確認，培訓記錄、獎懲記錄等的員工簽字等。

（作者單位：475400河南省太康縣人社局）